W ostatnim czasie rozpoczęłam zatrudnianie pracowników z Ukrainy. Do ubezpieczeń w ZUS-ie zostali oni zgłoszeni z serią i numerem paszportu. Niedawno osoby te otrzymały PESEL. Czy nadanie numeru PESEL należy zgłosić w ZUS-ie, czy urzędzie skarbowym?
Jolanta, Kraków
Czym jest numer PESEL?
Numer PESEL jest numerem identyfikacyjnym, który pozwala na łatwą i jednoznaczną identyfikację osoby, której jest przypisany. PESEL składa się z jedenastu cyfr i zawiera:
- datę urodzenia;
- numer porządkowy;
- oznaczenie płci;
- liczbę kontrolną.
Co istotne, jest to numer niepowtarzalny. Oznacza to, że niemożliwe jest, aby dwie osoby posiadały taki sam numer.
Nadanie numeru PESEL
1 czerwca 2021 roku weszła w życie zmiana ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie definicji podatników, których identyfikatorem podatkowym jest PESEL. W konsekwencji urzędy gminy mogą nadać numer PESEL cudzoziemcom na ich wniosek.
Aby cudzoziemiec otrzymał numer PESEL, musi:
- zameldować się w Polsce na pobyt powyżej 30 dni, wówczas otrzyma się numer PESEL z urzędu;
- złożyć wniosek w urzędzie gminy (jeśli cudzoziemiec nie może się zameldować, a potrzebuje numeru PESEL).
Wiosek o nadanie numeru PESEL można złożyć:
- w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania;
- w urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba pracodawcy (jeśli nie można się zameldować);
- w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) – jeśli się nie pracuje albo pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.
Wniosek można złożyć osobiście lub może to zrobić pełnomocnik. Co istotne, nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.
PESEL a urząd skarbowy
Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców powinni zwrócić uwagę na to, czy w dokumentach przekazywanych do urzędów skarbowych znajduje się odpowiedni identyfikator podatkowy – tu PESEL. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów numer PESEL jest prawidłowym numerem, jaki należy wpisać w informacje PIT-11. Początkowo MF ostrzegało, że informacja PIT-11 przygotowana według praktyki wpisywania np. ciągów cyfr (w sytuacji braku numeru PESEL) będzie uważana za nieprawidłową. Jednak w ostatnim czasie poinformowano, że PIT-11 jeszcze za 2021 roku zawierający omawiany ciąg cyfr (w przypadku braku PESEL) będzie przyjmowany. Jest to jednak sytuacja wyjątkowa i należy pamiętać, że w przyszłym roku MF może już nie przyjmować tak przygotowanych PIT-11. Dlatego ważne jest, aby cudzoziemiec posiadał numer PESEL.
Jeżeli cudzoziemiec uzyska numer PESEL, takiej informacji pracodawca nie zgłasza w urzędzie skarbowym. PESEL wpisuje się dopiero podczas wypełniania PIT-11.
Nadanie numeru PESEL a ZUS
We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym z rozliczaniem składek oraz przyznawaniem i wypłatą świadczeń, w przypadku ubezpieczonych podaje się numer PESEL. Dopiero gdy ubezpieczonemu go nie nadano, podaje się serię i numer:
- dowodu osobistego
- lub paszportu.
Reguła ta dotyczy zarówno deklaracji zgłoszeniowych, jak i imiennych raportów miesięcznych składanych za ubezpieczonego.
Czyli gdy początkowo cudzoziemca zgłoszono z numerem paszportu, a w trakcie zatrudnienia uzyskał on PESEL, wtedy obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany danych identyfikacyjnych tych osób w dokumentach ubezpieczeniowych. O zmianie pracodawca zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od jej zaistnienia.
Zmiany numeru identyfikacyjnego dokonuje się na formularzu ZUS ZIUA, gdzie:
- w bloku I. w polu 01. – „Dane organizacyjne” – wpisać należy cyfrę 1, która oznacza zmianę;
- w bloku III. – „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wykazać trzeba poprzednie dane identyfikacyjne pracownika, podane we wcześniej złożonym druku ZUS ZUA;
- w bloku IV. – „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – podać należy aktualne dane identyfikacyjne pracownika wraz z numerem PESEL.
ZUS ZIUA na wFirma
Niektóre systemy kadrowe pozwalają na przygotowanie odpowiedniej deklaracji ZUS ZIUA. Jednym z nich jest wFirma.pl, gdzie po wprowadzeniu PESEL-u w kartotece pracownika (KADRY » PRACOWNICY » zaznaczenie pracownika » MODYFIKUJ) można wygenerować dokument ZUS ZIUA KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ. Co istotne, tak przygotowaną deklarację można wysłać bezpośrednio do ZUS-u. W tym celu trzeba zaznaczyć utworzoną deklarację, a następnie wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.
Od czerwca 2021 roku nadanie numeru PESEL zostało uproszczone, przez co cudzoziemcy po złożeniu odpowiedniego wniosku otrzymują go sprawnie i stosunkowo szybko. Po uzyskaniu PESEL-u pracodawca powinien zmienić w ZUS-ie dane takiej osoby. Aby to zrobić, należy złożyć deklarację ZUS ZIUA. Nie ma natomiast potrzeby informowania o nowym numerze PESEL urzędu skarbowego.
