0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Nadanie numeru PESEL pracownikom a zmiana danych w ZUS-ie

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

W ostatnim czasie rozpoczęłam zatrudnianie pracowników z Ukrainy. Do ubezpieczeń w ZUS-ie zostali oni zgłoszeni z serią i numerem paszportu. Niedawno osoby te otrzymały PESEL. Czy nadanie numeru PESEL należy zgłosić w ZUS-ie, czy urzędzie skarbowym?

 

Jolanta, Kraków

 

Czym jest numer PESEL?

Numer PESEL jest numerem identyfikacyjnym, który pozwala na łatwą i jednoznaczną identyfikację osoby, której jest przypisany. PESEL składa się z jedenastu cyfr i zawiera:

  • datę urodzenia;
  • numer porządkowy;
  • oznaczenie płci;
  • liczbę kontrolną.

Co istotne, jest to numer niepowtarzalny. Oznacza to, że niemożliwe jest, aby dwie osoby posiadały taki sam numer.

Nadanie numeru PESEL

1 czerwca 2021 roku weszła w życie zmiana ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie definicji podatników, których identyfikatorem podatkowym jest PESEL. W konsekwencji urzędy gminy mogą nadać numer PESEL cudzoziemcom na ich wniosek.

Aby cudzoziemiec otrzymał numer PESEL, musi:

  • zameldować się w Polsce na pobyt powyżej 30 dni, wówczas otrzyma się numer PESEL z urzędu;
  • złożyć wniosek w urzędzie gminy (jeśli cudzoziemiec nie może się zameldować, a potrzebuje numeru PESEL).

Wiosek o nadanie numeru PESEL można złożyć:

  • w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania;
  • w urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba pracodawcy (jeśli nie można się zameldować);
  • w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) – jeśli się nie pracuje albo pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Wniosek można złożyć osobiście lub może to zrobić pełnomocnik. Co istotne, nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.

Nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.

PESEL a urząd skarbowy

Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców powinni zwrócić uwagę na to, czy w dokumentach przekazywanych do urzędów skarbowych znajduje się odpowiedni identyfikator podatkowy – tu PESEL. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów numer PESEL jest prawidłowym numerem, jaki należy wpisać w informacje PIT-11. Początkowo MF ostrzegało, że informacja PIT-11 przygotowana według praktyki wpisywania np. ciągów cyfr (w sytuacji braku numeru PESEL) będzie uważana za nieprawidłową. Jednak w ostatnim czasie poinformowano, że PIT-11 jeszcze za 2021 roku zawierający omawiany ciąg cyfr (w przypadku braku PESEL) będzie przyjmowany. Jest to jednak sytuacja wyjątkowa i należy pamiętać, że w przyszłym roku MF może już nie przyjmować tak przygotowanych PIT-11. Dlatego ważne jest, aby cudzoziemiec posiadał numer PESEL.

Z perspektywy podatkowej ważne jest, aby numer PESEL został nadany najpóźniej do momentu złożenia pierwszej deklaracji podatkowej PIT-11.

Jeżeli cudzoziemiec uzyska numer PESEL, takiej informacji pracodawca nie zgłasza w urzędzie skarbowym. PESEL wpisuje się dopiero podczas wypełniania PIT-11.

Nadanie numeru PESEL a ZUS

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym z rozliczaniem składek oraz przyznawaniem i wypłatą świadczeń, w przypadku ubezpieczonych podaje się numer PESEL. Dopiero gdy ubezpieczonemu go nie nadano, podaje się serię i numer:

  • dowodu osobistego
  • lub paszportu.

Reguła ta dotyczy zarówno deklaracji zgłoszeniowych, jak i imiennych raportów miesięcznych składanych za ubezpieczonego.

Czyli gdy początkowo cudzoziemca zgłoszono z numerem paszportu, a w trakcie zatrudnienia uzyskał on PESEL, wtedy obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany danych identyfikacyjnych tych osób w dokumentach ubezpieczeniowych. O zmianie pracodawca zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od jej zaistnienia.

O fakcie nadania pracownikom numeru PESEL płatnik składek (pracodawca) ma obowiązek poinformować ZUS.

Zmiany numeru identyfikacyjnego dokonuje się na formularzu ZUS ZIUA, gdzie:

  • w bloku I. w polu 01. – „Dane organizacyjne” – wpisać należy cyfrę 1, która oznacza zmianę;
  • w bloku III. – „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wykazać trzeba poprzednie dane identyfikacyjne pracownika, podane we wcześniej złożonym druku ZUS ZUA;
  • w bloku IV. – „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – podać należy aktualne dane identyfikacyjne pracownika wraz z numerem PESEL.

Nadanie numeru PESEL - ZUS ZIUA

ZUS ZIUA na wFirma

Niektóre systemy kadrowe pozwalają na przygotowanie odpowiedniej deklaracji ZUS ZIUA. Jednym z nich jest wFirma.pl, gdzie po wprowadzeniu PESEL-u w kartotece pracownika (KADRY » PRACOWNICY » zaznaczenie pracownika » MODYFIKUJ) można wygenerować dokument ZUS ZIUA KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ. Co istotne, tak przygotowaną deklarację można wysłać bezpośrednio do ZUS-u. W tym celu trzeba zaznaczyć utworzoną deklarację, a następnie wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Od czerwca 2021 roku nadanie numeru PESEL zostało uproszczone, przez co cudzoziemcy po złożeniu odpowiedniego wniosku otrzymują go sprawnie i stosunkowo szybko. Po uzyskaniu PESEL-u pracodawca powinien zmienić w ZUS-ie dane takiej osoby. Aby to zrobić, należy złożyć deklarację ZUS ZIUA. Nie ma natomiast potrzeby informowania o nowym numerze PESEL urzędu skarbowego.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów