W ostatnim czasie rozpoczęłam zatrudnianie pracowników z Ukrainy. Do ubezpieczeń w ZUS-ie zostali oni zgłoszeni z serią i numerem paszportu. Niedawno osoby te otrzymały PESEL. Czy nadanie numeru PESEL należy zgłosić w ZUS-ie, czy urzędzie skarbowym?
Jolanta, Kraków
Czym jest numer PESEL?
Numer PESEL jest numerem identyfikacyjnym, który pozwala na łatwą i jednoznaczną identyfikację osoby, której jest przypisany. PESEL składa się z jedenastu cyfr i zawiera:
- datę urodzenia;
- numer porządkowy;
- oznaczenie płci;
- liczbę kontrolną.
Co istotne, jest to numer niepowtarzalny. Oznacza to, że niemożliwe jest, aby dwie osoby posiadały taki sam numer.
Nadanie numeru PESEL
1 czerwca 2021 roku weszła w życie zmiana ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie definicji podatników, których identyfikatorem podatkowym jest PESEL. W konsekwencji urzędy gminy mogą nadać numer PESEL cudzoziemcom na ich wniosek.
Aby cudzoziemiec otrzymał numer PESEL, musi:
- zameldować się w Polsce na pobyt powyżej 30 dni, wówczas otrzyma się numer PESEL z urzędu;
- złożyć wniosek w urzędzie gminy (jeśli cudzoziemiec nie może się zameldować, a potrzebuje numeru PESEL).
Wiosek o nadanie numeru PESEL można złożyć:
- w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania;
- w urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba pracodawcy (jeśli nie można się zameldować);
- w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) – jeśli się nie pracuje albo pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.
Wniosek można złożyć osobiście lub może to zrobić pełnomocnik. Co istotne, nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.
PESEL a urząd skarbowy
Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców powinni zwrócić uwagę na to, czy w dokumentach przekazywanych do urzędów skarbowych znajduje się odpowiedni identyfikator podatkowy – tu PESEL.
Jeżeli cudzoziemiec uzyska numer PESEL, takiej informacji pracodawca nie zgłasza w urzędzie skarbowym. PESEL wpisuje się dopiero podczas wypełniania PIT-11. W przypadku braku numeru PESEL cudzoziemca, może to utrudnić lub uniemożliwić prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych. Aby uniknąć powyższych zagrożeń, cudzoziemiec, który nie posiada numeru PESEL, powinien jak najszybciej złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL w urzędzie gminy.
Nadanie numeru PESEL a ZUS
We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym z rozliczaniem składek oraz przyznawaniem i wypłatą świadczeń, w przypadku ubezpieczonych podaje się numer PESEL. Dopiero gdy ubezpieczonemu go nie nadano, podaje się serię i numer:
- dowodu osobistego
- lub paszportu.
Reguła ta dotyczy zarówno deklaracji zgłoszeniowych, jak i imiennych raportów miesięcznych składanych za ubezpieczonego.
Czyli gdy początkowo cudzoziemca zgłoszono z numerem paszportu, a w trakcie zatrudnienia uzyskał on PESEL, wtedy obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany danych identyfikacyjnych tych osób w dokumentach ubezpieczeniowych. O zmianie pracodawca zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od jej zaistnienia.
Zmiany numeru identyfikacyjnego dokonuje się na formularzu ZUS ZIUA, gdzie:
- w bloku I. w polu 01. – „Dane organizacyjne” – wpisać należy cyfrę 1, która oznacza zmianę;
- w bloku III. – „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wykazać trzeba poprzednie dane identyfikacyjne pracownika, podane we wcześniej złożonym druku ZUS ZUA;
- w bloku IV. – „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – podać należy aktualne dane identyfikacyjne pracownika wraz z numerem PESEL.
ZUS ZIUA na wFirma
Niektóre systemy kadrowe pozwalają na przygotowanie odpowiedniej deklaracji ZUS ZIUA. Jednym z nich jest wFirma.pl, gdzie po wprowadzeniu PESEL-u w kartotece pracownika (KADRY » PRACOWNICY » zaznaczenie pracownika » MODYFIKUJ) można wygenerować dokument ZUS ZIUA KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ. Co istotne, tak przygotowaną deklarację można wysłać bezpośrednio do ZUS-u. W tym celu trzeba zaznaczyć utworzoną deklarację, a następnie wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.
Od czerwca 2021 roku nadanie numeru PESEL zostało uproszczone, przez co cudzoziemcy po złożeniu odpowiedniego wniosku otrzymują go sprawnie i stosunkowo szybko. Po uzyskaniu PESEL-u pracodawca powinien zmienić w ZUS-ie dane takiej osoby. Aby to zrobić, należy złożyć deklarację ZUS ZIUA. Nie ma natomiast potrzeby informowania o nowym numerze PESEL urzędu skarbowego.
