Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na organizację posiedzeń rady nadzorczej – koszty podatkowe

Spółki ponoszą koszty związane z funkcjonowaniem tzw. rady nadzorczej. Wydatki tego rodzaju mogą być bardzo różne. Jednym z nich są wydatki na organizację posiedzeń rady nadzorczej. W dużych spółkach mogą być one znaczne.

Rada nadzorcza – koszty podatkowe

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Tym samym każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju wydatków. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych z ich źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Kosztem uzyskania przychodów jest zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

  • został właściwie udokumentowany;

  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT  nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wspomniany art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. W przypadku wydatków, które są związane z członkami rady nadzorczej określonego podmiotu, należy mieć na względzie przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Z przepisu wynika także bezwzględny nakaz wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osoby prawne, z jednym tylko wyjątkiem – wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Wynagrodzenie członków rady nadzorczej, którzy realizują ustawowe zadania organu nadzorczego mające zapewnić prawidłowe funkcjonowanie podmiotu, stanowi na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów mimo braku bezpośredniego związku tych wydatków z przychodem. W tym miejscu musimy wskazać, że stanowisko dotyczące możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków innych niż wynagrodzenia członków rady nadzorczej wielokrotnie zajmowały sądy administracyjne.

Koszty związane z funkcjonowaniem osoby prawnej

Pojęcie „kosztów funkcjonowania osoby prawnej” nie zostało sprecyzowane przez ustawodawcę. Niewątpliwie istotną sprawą przy kwalifikacji wydatków do kategorii kosztów związanych z funkcjonowaniem podmiotu jest ich powiązanie z możliwością realizowania przez podatnika przychodu. Biorąc pod uwagę powyższe kryteria, należy stwierdzić, że wydatki związane z obowiązkami, które przepisy prawa nakładają na spółki akcyjne oraz niekiedy na spółki z o.o., to wydatki przyczyniające się do uzyskiwania przychodów przez spółkę – jako koszty funkcjonowania osoby prawnej stanowiącej koszty uzyskania przychodów.

Z przepisów ustawy Kodeks spółek handlowych wynika szereg obowiązków spółki akcyjnej m.in.: obowiązek prowadzenia księgi akcyjnej, okresowe zwoływanie walnego zgromadzenia akcjonariuszy i zamieszczanie ogłoszenia o terminie tego zgromadzenia, organizowanie zgromadzenia rady nadzorczej oraz związane z nim ogłoszenia, koszty związane z posiedzeniem rady nadzorczej, zapewnienie obsługi informatycznej, angażowanie do niektórych czynności notariusza.

Wydatki na organizację posiedzeń rady nadzorczej

Spółka ponosi wydatki związane z organizacją posiedzeń rady nadzorczej. W celu zobrazowania problemu posłużymy się przykładem.

Przykład 1.

Spółka akcyjna zwołuje posiedzenie rady nadzorczej w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W skład rady wchodzi osiem osób. Akcjonariusze spółki pochodzą z różnych krajów, stąd konieczność zorganizowania im dojazdu oraz noclegu na czas posiedzenia. Spółka ponosi poniższe wydatki z nim związane: koszty najmu samochodów, w tym koszty eksploatacji samochodów, taxi, przeloty samolotowe, koszty najmu sal konferencyjnych i koszty tłumaczeń. Przedmiotowe wydatki zostały udokumentowane dowodami źródłowymi, tj. fakturami VAT, rachunkami.

W kwestii wydatków związanych z funkcjonowaniem rady nadzorczej wskazać należy, zgodnie z art. 381 Kodeksu spółek handlowych, że ustanowienie rady nadzorczej w spółce akcyjnej (w takiej zaś formie działa wnioskodawca) jest obligatoryjne. Ma ona pełnić określone prawem funkcje, związane w szczególności z działaniem spółki akcyjnej. Dlatego ponoszenie tego typu wydatków jest finansowaniem działalności samej spółki. Jednocześnie są to wydatki na rzecz rady nadzorczej jako organu osoby prawnej.

Jednak w naszej sytuacji poza kosztami stricte związanymi z posiedzeniem rady nadzorczej, spółka poniosła także dodatkowe koszty, takie jak: przeloty, wynajem samochodów, noclegi itd. W tym wypadku należy stwierdzić, że wydatki poniesione tytułem kosztów przejazdów (biletów lotniczych, kosztów najmu samochodów, w tym kosztów eksploatacji samochodów, usług taxi) oraz kosztów pobytu (w szczególności kosztów noclegów) wypłacane przez wnioskodawcę w związku z pełnieniem przez oddelegowanych pracowników usługodawców funkcji w Radzie Nadzorczej wnioskodawcy, nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki na podstawie powołanego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT. Wyżej wymienionych wydatków wbrew twierdzeniu wnioskodawcy nie sposób uznać za wynagrodzenie wypłacane z tytułu pełnionych przez członków rady nadzorczej funkcji. Wydatki tego typu służą wyłącznie pokryciu kosztów dojazdu na posiedzenia rady nadzorczej oraz kosztów pobytu w miejscu, gdzie posiedzenia te się odbywają. Ich ponoszenie jest przy tym związane z udziałem konkretnych osób fizycznych w posiedzeniach rady. Oznacza to, że stanowią one wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT. Tym samym konieczne jest ich wyłączenie z kosztów podatkowych.

Natomiast w odniesieniu do pozostałych wydatków (tj. kosztów organizacji posiedzeń rady nadzorczej, kosztów najmu sal konferencyjnych, kosztów tłumaczeń) stwierdzić należy, że z treści cytowanego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie wynika wykluczenie z kosztów podatkowych wydatków na rzecz obsługi wskazanych w przepisie organów, które należy uznać za związane z funkcjonowaniem samej jednostki. Wydatki ponoszone przez spółkę na organizację posiedzeń rady nadzorczej nie mają charakteru osobowego. Związane są z funkcjonowaniem obligatoryjnych organów spółki. Zaliczenie ich do kosztów podatkowych uwarunkowane jest spełnieniem ogólnej reguły art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, przy braku zaistnienia przesłanek wykluczenia z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Reasumując, wydatki związane z funkcjonowaniem rady nadzorczej, w części dotyczące kosztów najmu sal konferencyjnych i kosztów tłumaczeń, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki. Natomiast wydatki ponoszone na rzecz członków rady nadzorczej z tytułu kosztów przejazdu (biletów lotniczych, kosztów najmu samochodów, kosztów ich eksploatacji, usług taxi) i kosztów pobytu (w tym noclegów) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.