Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestracja podatnika VAT - jakie są przesłanki odmowy?

Jednym z obowiązków czynnych podatników podatku VAT jest zarejestrowanie się dla celów tego podatku we właściwym terminie. Jest to obowiązek formalny, wynikający wprost z przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w pewnych okolicznościach organ podatkowy ma prawo do odmowy dokonania takiej rejestracji. W jakich konkretnie przypadkach rejestracja podatnika VAT może nie dojść do skutku? Omówimy to w niniejszym artykule.

Rejestracja podatnika VAT

W pierwszej kolejności przeanalizujmy regulacje odnoszące się do samej czynności rejestracyjnej. Jak stanowi art. 96 ust. 1 ustawy VAT, podmioty prowadzące działalność opodatkowaną są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne (VAT-R). Podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego mogą natomiast złożyć takie zgłoszenie dobrowolnie (art. 96 ust. 3 ustawy VAT). W myśl art. 96 ust. 4 ustawy VAT naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym spisuje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że w stosunku do czynnych podatników podatku VAT rejestracja jest obowiązkowa i musi zostać dokonana przed pierwszą czynnością opodatkowaną, np. przed pierwszą dostawą towarów lub pierwszym świadczeniem usługi. Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku na mocy art. 43 ust. 1 lub art. 113 ustawy VAT mogą fakultatywnie złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.Naczelnik urzędu skarbowego dokonuje rejestracji podatnika jako VAT czynnego lub VAT zwolnionego po uprzedniej weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu VAT-R.

Przesłanki odmowy rejestracji

Czynność rejestracji podatnika nie ma charakteru bezwarunkowego, bowiem naczelnik urzędu skarbowego wcześniej dokonuje badania treści zgłoszenia oraz danych w nich zawartych, jak również analizuje okoliczności faktyczne towarzyszące działalności podatnika. Organ podatkowy weryfikuje, czy informacje podane w VAT-R są zgodne z prawdą i czy podatnik rzeczywiście istnieje.

Zauważmy, że ustawa VAT zawiera ściśle określony katalog czynności, których wystąpienie powoduje odmowę rejestracji. Zgodnie z art. 96 ust. 4a tejże ustawy naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:

1. dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą;
2. podmiot ten nie istnieje;
3. mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem
4. podmiot albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego;
5. z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej;
6. wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Co istotne, na mocy powyższego przepisu organ podatkowy odmawia rejestracji bez zawiadamiania o tym fakcie podatnika. Można zatem wysnuć wniosek, że cała procedura odbywa się bez wydawania przez naczelnika urzędu skarbowego decyzji lub też postanowienia w tej sprawie. Zgodnie z wynikającą z Ordynacji podatkowej zasadą informowania oraz zasadą działania w sposób budzący zaufanie do organu podatkowego, naczelnik urzędu skarbowego powinien jednakże wcześniej wezwać podatnika do złożenia wyjaśnień.W przypadku pojawienia się okoliczności wymienionych w art. 96 ust. 4a ustawy VAT naczelnik nie dokona rejestracji podatnika VAT. Taka odmowa nie musi mieć formy ani decyzji, ani też postanowienia. Ponadto naczelnik urzędu skarbowego nie musi zawiadamiać podatnika o tym fakcie.Dokonajmy teraz analizy każdej przesłanki warunkującej odmowę rejestracji dla celów VAT.

Po pierwsze, jest to sytuacja, gdy dane przytoczone w zgłoszeniu VAT-R są niezgodne z prawdą. W tym zakresie najczęstszym przypadkiem jest sytuacja, gdy w zgłoszeniu podatnik wskazuje nieistniejący adres firmy lub podaje siedzibę działalności w lokalu, do którego nie ma żadnego tytułu prawnego.

Po drugie, naczelnik urzędu skarbowego odmawia rejestracji w przypadku, gdy podmiot nie istnieje. Chodzi w tym przypadku o podmioty fikcyjne, które jedynie dokonały rejestracji działalności w KRS lub CEIDG, jednak w rzeczywistości nie funkcjonują w sensie materialnym. 

Trzecia przesłanka to brak możliwości skontaktowania się z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem. W tym przypadku muszą to być jednak próby udokumentowane. Przykładowo może to być notatka z próby odbycia rozmowy telefonicznej z podatnikiem czy protokół z wizyty w lokalu wskazanym jako adres siedziby podatnika.

Czwarta okoliczność to niestawienie się podatnika lub pełnomocnika na wezwania urzędu skarbowego. Naturalnie chodzi tu o wezwania dotyczące samego procesu rejestracji. Ponadto analiza przepisu wskazuje, że takich wezwań powinno być co najmniej dwa, ponieważ przepis posługuje się liczbą mnogą („wezwania”, a nie „wezwanie”).

Zgodnie z piątą przesłanką naczelnik urzędu skarbowego odmówi rejestracji, jeżeli z posiadanych danych oraz informacji będzie wynikać, że podmiot ten jako podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu działu IIIB Ordynacji podatkowej. 

Nowością dodaną na początku 2019 roku jest natomiast przesłanka szósta. Wynika z niej, że jeżeli wobec podatnika sąd orzekł o zakazie prowadzenia działalności, w takim przypadku również organ podatkowy jest zobowiązany do odmowy rejestracji dla celów VAT.Ustawa VAT zawiera zamknięty katalog sześciu przesłanek, których wystąpienie powoduje odmowę rejestracji podatnika dla celów podatku VAT. Żadne inne okoliczności nie mogą stanowić podstawy do odmowy zarejestrowania.Podsumowując artykuł warto wskazać, że zapoznanie się z zagadnieniem rejestracji dla celów podatku VAT jest obowiązkiem podatników wykonujących czynności opodatkowane. Naczelnik urzędu skarbowego dokonuje jednakże weryfikacji zgłoszenia VAT-R i dopiero po zbadaniu okoliczności faktycznych sprawy, a także weryfikacji, czy nie wystąpiły przesłanki opisane w art. 96 ust. 4a ustawy VAT, dokonuje rejestracji dla potrzeb podatku VAT.