Poradnik Przedsiębiorcy

Anulowanie faktury VAT - kiedy jest możliwe?

Wystawiając faktury sprzedaży, przedsiębiorcy nierzadko popełniają błędy w danych na nich zawartych. Dlatego też dokument ten może nie być zgodny ze stanem faktycznym. Błędy te mogą zostać skorygowane fakturą korygującą, a w określonych przypadkach możliwe jest również anulowanie faktury. W jakich?

Korygowanie faktur zgodnie z ustawą o VAT

Na podstawie art. 106j ustawy o VAT podatnicy mają prawo do wystawienia faktury korygującej w przypadku, gdy wystawiona faktura zawiera błędy bądź wystąpiły wydarzenia, które powodują zmianę wartości transakcji (przez co faktura pierwotna nie wskazuje prawidłowej oraz ostatecznej wartości sprzedaży). Mowa tu o:

  • udzieleniu opustów lub obniżek cen,

  • zwrocie towaru i opakowań,

  • zwrocie części lub całości zapłaty,

  • podwyższeniu ceny lub stwierdzonej pomyłce w jakiejkolwiek pozycji faktury. 

Dlatego też tego rodzaju niepoprawności nie należy korygować poprzez anulowanie faktury, a poprzez wystawienie faktury korygującej.

Kiedy możliwe jest anulowanie faktury?

Przepisy podatkowe nie regulują możliwości anulowania faktury. Jednak na podstawie analizy orzeczeń sądów administracyjnych i organów podatkowych możemy wyróżnić warunki, które muszą zostać spełnione, aby możliwe było anulowanie faktury. Zgodnie z interpretacją indywidualną o sygnaturze 0114–KDIP1–3.4012.290.2019.1.KP z 6 sierpnia 2019 r. anulowanie faktury możliwe jest wyłącznie, gdy jednocześnie zostaną spełnione następujące warunki: 

  • „anulowanie faktury ma charakter jednoznaczny i uniemożliwi ponowne wykorzystanie tej faktury w obrocie gospodarczym,

  • faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,

  • faktura nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności”.

Przy czym wprowadzenie dokumentu do obrotu należy tu rozumieć jako przekazanie faktury kontrahentowi, bez względu na formę wysyłki.

Należy tu podkreślić, że takie zdarzenie powinno mieć miejsce wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, gdyż zgodnie z ustawą o VAT błędy na fakturach VAT należy korygować poprzez wystawienie faktury korygującej.

Przepisy dopuszczają również anulowanie faktury korygującej. Możliwe jest to wtedy, gdy dokument ten nie trafił do obiegu prawnego bądź nabywca odmówił przyjęcia wystawionej korekty. Nie zawsze jednak brak potwierdzenia przyjęcia korekty pozwala na jej anulowanie i jednocześnie nierozliczenie na gruncie podatkowym. Więcej w tym temacie w artykule: Faktura korygująca – czy konieczne jest potwierdzenie jej odbioru?

Anulowanie faktury – jak przebiega?

W przypadku gdy podatnik zdecyduje się na anulowanie faktury i jednocześnie spełni warunki, które mu to umożliwiają, zobowiązany jest on do przekreślenia danej faktury i umieszczenia na niej adnotacji „Anulowano dnia…” wraz z przyczyną anulowania. Na anulowanym dokumencie powinien znaleźć się również podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Taki dokument należy zachować w dokumentacji firmowej – nie podlega on ewidencji księgowej. Jeżeli okaże się, że podatnik nie posiada oryginału faktury, ma obowiązek dołączyć do dokumentacji dowody potwierdzające jednoznacznie przyczynę jej braku, które jednocześnie wskazują na to, że transakcja nie doszła do skutku.

Jak anulowanie faktury wpływa na deklaracje?

Sprzedaż opodatkowana na podstawe faktury VAT wykazywana jest zarówno w deklaracji VAT, jak i JPK VAT. Obliczając zaliczkę na PIT, również uwzględnia się przychód netto z niej wynikający. W związku z tym w momencie, gdy anulowana faktura VAT została ujęta w rozliczonym już okresie (za który wysłana została deklaracja VAT i JPK VAT, a także rozliczona zaliczka na PIT), konieczne jest sporządzenie i wysłanie korekty deklaracji VAT oraz JPK VAT za okres, w którym została wykazana. Natomiast na gruncie podatku dochodowego należy dokonać przeliczenia zaliczki na PIT. Należy tu zaznaczyć, że anulowanie faktury pomniejszy podatek VAT należny oraz podstawę opodatkowania, co powoduje nadpłatę zarówno w podatku VAT, jak i w PIT.

Nadpłata w podatku zostaje zaliczona na poczet zaległości wraz z odsetkami. W przypadku ich braku urząd samodzielnie powinien dokonać jej zwrotu. Natomiast w praktyce wskazane jest złożenie wniosku o stwierdzenie nadpłaty wraz z celem jej przekazania, czyli czy podatnik powstałą nadpłatę przekazuje na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, czy chce, aby urząd zwrócił mu ją na rachunek bankowy.

Anulowanie faktury w systemie wFirma.pl

Aby anulować wystawioną fakturę sprzedaży w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Następnie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać anulowana. Wówczas zostanie wyświetlone okno widoku szczegółowego faktury, gdzie należy wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ.