Od kilku już lat funkcjonują przepisy, na podstawie których na pracodawcę nałożono kolejne obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników. Chodzi w tym przypadku o zobowiązania wynikające z regulacji prawnych w zakresie pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Unormowania te przewidują także odpowiedzialność za nieprzestrzeganie norm ustawowych. Jakie są zatem sankcje za niedopełnienie obowiązków w PPK?
Obowiązki pracodawców w zakresie PPK – podstawa prawna
Obowiązki pracodawców w zakresie PPK zostały uregulowane w Ustawie z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, zwanej w dalszej części artykułu ustawą o PPK.
Podmioty zatrudniające zwolnione z obowiązków przewidzianych w ustawie o PPK
Zanim przejdziemy do tematyki sankcji przewidzianych za niedopełnienie obowiązków dotyczących PPK, jakie ciążą na podmiotach zatrudniających, warto wskazać podmioty nieobjęte przepisami ustawy o PPK.
Oznacza to zatem, że przepisów powołanej ustawy nie stosuje się do:
- mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu odnośnych przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK;
- podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.
Ponadto podmiot zatrudniający, który zawarł umowę o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK, a następnie utworzył pracowniczy program emerytalny (PPE) i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o pracowniczych programach emerytalnych, może – w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w podmiocie zatrudniającym – nie finansować, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE został zarejestrowany przez organ nadzoru, wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE.
Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.
Niedopełnienie tego obowiązku powoduje konsekwencje wynikające z przepisów PPK.
Przykład 1.
Podmiotem upoważnionym do weryfikacji obowiązku zawarcia przez pracodawcę umowy o zarządzanie PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR). Kontrola w tym zakresie jest realizowana na podstawie danych kwartalnych udostępnionych przez ZUS.
PFR wzywa ten podmiot w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wezwania do zawarcia w określonym terminie umowy o zarządzanie PPK z funduszem zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową lub żąda przedłożenia informacji o zawarciu umowy z inną instytucją tego rodzaju.
W obecnym stanie prawnym postępowanie kontrolne w przedmiocie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK może być podjęte przez organy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Uchybienia w zakresie zawarcia umowy o prowadzenie PPK, dokonywania wpłat oraz obowiązków informacyjnych i prowadzenia dokumentacji
Podmiot zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK. Jest ona zawierana z instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.
Ponadto pracodawca jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez pracodawcę oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK, a następnie do dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej. Pierwsze wpłaty oblicza się i pobiera się od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty te są dokonywane w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane.
Zgodnie z art. 107 ustawy o PPK kto jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego:
- nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie;
- nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie
– podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.
Takiej samej karze podlega również ten, kto jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego:
- nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia;
- nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.
Przykład 2.
Pracodawca jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK. Nie obliczył on i nie pobrał ich w ustalonych terminach. W związku z tym wpłaty te stają się wpłatami zaległymi. Pracodawca nie może jednak dokonać wyrównania tych należności z kolejnych wynagrodzeń pracownika, nawet za jego zgodą. Szkoda w tym zakresie – powstała po stronie uczestnika PPK – może zostać naprawiona przez pracodawcę na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
Państwowa Inspekcja Pracy jako podmiot uprawniony do kontroli spełniania obowiązków wynikających z PPK
W zakresie działań kontrolnych, do których uprawniona jest PIP, przewidziano również kontrolę spełniania obowiązków wynikających z ustawy o PPK.
Stosownie do treści art. 10 ust. 1 pkt 15d Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy postępowanie kontrolne w odniesieniu do obowiązków podmiotu zatrudniającego względem PPK dotyczy w szczególności:
- obowiązku zawierania umów o prowadzenie PPK i umów o zarządzanie PPK;
- dokonywania wpłat do PPK.
Podmioty podlegające czynnościom kontrolnym w zakresie przestrzegania przepisów ustawy o PPK
W obecnym stanie prawnym inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole u pracodawców oraz w innych podmiotach zatrudniających w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących PPK.
Czynności kontrolne mogą być podjęte – odpowiednio w odniesieniu do:
- pracodawcy w rozumieniu art. 3 ustawy – Kodeks pracy;
- nakładcy;
- rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;
- zleceniodawcy;
- podmiotu, w którym działa rada nadzorcza;
- płatnika, jeżeli pracodawca lub zleceniodawca nie posiada numeru identyfikacyjnego, czyli NIP-u bądź REGON-u.
Zasady oraz tryb orzekania w sprawach dotyczących niedopełnienia obowiązków związanych z PPK
W zakresie orzekania w sprawach o niedopełnienie przez podmiot zatrudniający obowiązków wynikających z PPK przepisy ustawy o PPK zawierają odesłanie do odrębnych postanowień.
W tym przypadku chodzi mianowicie o unormowania Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Sankcje za niedopełnienie obowiązków w PPK – podsumowanie
Określone obowiązki wynikające z przepisów o PPK ciążą na podmiotach zatrudniających, czyli na pracodawcach oraz innych jednostkach zatrudniających (np. zleceniodawcach, spółdzielniach rolniczych). Zobowiązania wspomnianych podmiotów w odniesieniu do osób zatrudnionych polegają na zawarciu umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie oraz zawarciu w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK i dokonywaniu wpłat do PPK w ustawowym terminie. Niedopełnienie tych obowiązków rodzi poważne konsekwencje. Kontrolę przestrzegania zasad w tym zakresie sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.
