Poradnik Przedsiębiorcy

Śmierć przedsiębiorcy a zabezpieczenie działalności gospodarczej

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej może wiązać się z dużym ryzykiem, co dotyczy przede wszystkim przypadku, gdy nastąpi śmierć przedsiębiorcy, a wraz z nim wygasają różne instytucje stanowiące komponent konieczny dla prawidłowego funkcjonowania działalności gospodarczej. Niezbędne jest zatem wcześniejsze uporządkowanie spraw przedsiębiorstwa w taki sposób, aby sukcesja mogła odbyć się bez uszczerbku dla firmy oraz jej spadkobierców, a także współmałżonka spadkodawcy. Aby zapewnić pozytywny obrót, istnieje kilka instytucji, które obecnie pozwalają uchronić interesy spadkobierców. Pojawił się również projekt zmian odnoszących się do sukcesji, które mają za zadanie ułatwienie tych regulacji. Wejście owych zmian w życie jest już tylko kwestią czasu, dlatego warto się do nich odnieść i możliwie wcześniej przygotować.

Zabezpieczenie ciągłości procesów biznesowych obejmuje działania zapobiegawcze poprzez  niedopuszczenie do utraty majątku oraz plany pozwalające na jak najszybsze jego odtworzenie. W skład prewencji wchodzą zarówno czynności o charakterze prawnym, jak i biznesowym, tj. plan sukcesji, zabezpieczenie płynności finansowej firmy, zabezpieczenie systemu informatycznego. Podstawowe znaczenie mają decyzje strategiczne co do formy prawnej oraz modelu prowadzenia działalności biznesowej. Konsekwencją wykreślenia firmy z ewidencji działalności gospodarczej na skutek śmierci jedynego jej właściciela będzie w sensie prawnym likwidacja tej działalności. Dlatego tworząc procedury w ramach planów ciągłości działania firmy na rynku, należy przede wszystkim uwzględnić ryzyko wykonywania działalności gospodarczej na wypadek śmierci albo trwałej niezdolności jedynego właściciela.  

Sukcesja w przypadku śmierci właściciela firmy ma dla jej dalszego, prawidłowego funkcjonowania kluczowe znaczenie i to nie tylko ze względu na fakt wygaśnięcia z tą chwilą wszelkich umów o pracę, decyzji administracyjnych (koncesji, zezwoleń, licencji, tracą ważność NIP, REGON), umów cywilno-prawnych, rozwiązaniu ulegają umowy leasingowe, a przedmiot leasingu jest sprzedawany, kredyty stawiane są przez bank w stan natychmiastowej wymagalności, wygasają pełnomocnictwa, nie ma możliwości kontynuacji rozliczeń podatkowych, pojawia się problem z dostępem do kont bankowych, ograniczone są możliwości posługiwania się firmą, ale ponadto często spadkobiercy zmagają się z problemami wynikającymi ze wzajemnych stosunków pomiędzy nimi, które nie zawsze są dobre, a w tym przypadku stanowią niezbędny element dla podejmowania kluczowych decyzji. Częściowym, ale nie całkowitym rozwiązaniem jest umieszczenie w umowach odpowiednich postanowień zabezpieczających spadkobierców na wypadek śmierci. Zakończenie działalności gospodarczej w związku ze śmiercią przedsiębiorcy może oznaczać również konieczność zwrócenia dotacji unijnych.  

Śmierć przedsiębiorcy a możliwości zapewnienia ochrony interesom firmy  

Podstawowym rozwiązaniem jest sporządzenie planu sukcesji, dzięki któremu losy przedsiębiorstwa zostaną ustalone w sposób odpowiadający wizji przedsiębiorcy. Może to przebiegać w różnorakiej formie.

Konstytucja rodzinna

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem i zarazem najprostszym jest stopniowe wprowadzanie potencjalnego spadkobiercy w działalność firmy, np. na zasadzie rozszerzania jego kompetencji kosztem uprawnień właścicielskich. Możliwe jest też wzbogacenie tego zabiegu o umowę pisemną, co określa się mianem "konstytucji rodzinnej", zawieranej pomiędzy spadkodawcą, sukcesorem oraz współmałżonkiem właściciela (przy czym należy pamiętać, że skutki takiej umowy nie znajdą zastosowania w relacji do osób trzecich). Dobrym rozwiązaniem może okazać się również stopniowe odizolowanie się właściciela od spraw przedsiębiorstwa poprzez przekazanie spraw sukcesorowi i założenie dodatkowo odrębnej działalności. To pozwala na stopniowe, ale za to bardzo efektywne wdrażanie spadkobiercy w sprawy firmy. Oznacza to jednak konieczność wpisu do CEIDG oraz nadanie nowego NIP-u i REGON-u.

Śmierć przedsiębiorcy - zapis zwykły i zapis windykacyjny w testamencie

Możliwe jest sporządzenie testamentu i przekazanie przedsiębiorstwa określonej osobie. To rozwiązanie wymaga jednak stwierdzenia nabycia spadku, a uczestnikami postępowania powinni być wszyscy potencjalni spadkobiercy. Bezpieczniejszą formą jest dokonanie zapisu windykacyjnego w testamencie. Jest to zapis, na mocy którego własność zapisanego przedsiębiorstwa z chwilą śmierci przedsiębiorcy przechodzi na wskazanego spadkobiercę. Jednak czas konieczny na dokonanie wszelkich formalności może sparaliżować działalność firmy. Ponadto pojawia się jeszcze jeden problem, często koncesja, licencja, zezwolenie są związane  z osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Uprawnienia te nie przechodzą na spadkobierców, którzy muszą na nowo wystąpić o wydanie decyzji administracyjnych. Zatem rozrządzenia testamentowe nie zabezpieczają przedsiębiorstwa w razie śmierci i nie zapewniają płynnego przejścia na następcę.

Sprzedaż lub darowizna przedsiębiorstwa

Dobrym rozwiązaniem jest przekazanie firmy swojemu następcy za życia, jednak rozwiązanie to sprawdza się  głównie w przypadku, gdy do prowadzenia działalności nie są wymagane decyzje administracyjne. W przypadku gdy działalność wymaga odpowiednich zezwoleń lub przekazana jest na rzecz kilku następców, należy sięgnąć po inne rozwiązania zabezpieczające.

Ważne!

Darowizna, testament czy też zapis windykacyjny nie rozwiązują problemu zachowku, należy zabezpieczyć środki finansowe na spłatę ewentualnych roszczeń (zachowek to połowa kwoty przypadającej z dziedziczenia ustawowego).

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę handlową

W takiej sytuacji firmę prowadzi dotychczasowy właściciel oraz jego następcy w ramach spółki, a po śmierci właściciela firma będzie mogła nadal płynnie funkcjonować, prowadzona przez pozostałych wspólników. Można w umowie spółki ustalić, że spadkobiercy zmarłego wspólnika nie wchodzą do spółki, tylko otrzymają równowartość przypadającego im udziału od innych jej wspólników. Można też ustalić, że wspólnikami zostają przyszli spadkobiercy.

Reasumując, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest, aby firmę zabezpieczyć na wypadek śmierci właściciela, przekształcając ją w spółkę handlową zwykle w spółkę z o.o. lub wnosząc przedsiębiorstwo do wcześniej założonej spółki kapitałowej aportem.

Ważne!

W tym roku wchodzą nowe przepisy. Zarządca sukcesyjny przeprowadzi firmę przez okres transformacji właścicielskiej  tak, aby mogła przetrwać i zachować kontrakty.

Instytucja zarządu sukcesyjnego

Zarząd sukcesyjny to tymczasowy zarząd przedsiębiorstwem w spadku. Powinien być powierzony jednej osobie, co upodabnia zarząd sukcesyjny do działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną. Zarządcą sukcesyjnym będzie mogła być wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych, niezależnie od tego czy jest spokrewniona, czy nie ze spadkodawcą oraz bez względu na to, czy trudni się profesjonalnie zarządzaniem majątkiem.

Wykonywać będzie prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy w sprawach dotyczących prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Zarząd sukcesyjny obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku, ale także zobowiązanie m.in. w sferze prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych. Zarządca sukcesyjny będzie działał w imieniu własnym, ale na rzecz następców prawnych przedsiębiorcy lub małżonka przedsiębiorcy. W ramach swojej funkcji nie będzie nabywał praw, ani zaciągał zobowiązań w stosunku do swojego majątku osobistego, nie będzie też ponosił osobistej odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte na rzecz następców prawnych i małżonka przedsiębiorcy w sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Odpowiedzialnością tą obciąży „bezpośrednich beneficjentów” działań zarządcy sukcesyjnego – właścicieli majątku przedsiębiorstwa w spadku, czyli następców prawnych i/lub małżonka przedsiębiorcy. Zarządca sukcesyjny będzie mógł  pozywać i być pozywany w sprawach wynikających z zarządu sukcesyjnego. Będzie mu przysługiwało wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji (chyba że sam zdecyduje się działać bez wynagrodzenia), tutaj zastosowanie znajdą przepisy o zleceniu, tj. art. 735 kc.

Zarząd sukcesyjny nie będzie mógł być przeniesiony. Zarządca sukcesyjny będzie jednak mógł ustanowić pełnomocnika. Ustawa nie wprowadza ograniczeń co do zakresu umocowania pełnomocnika czy też liczby pełnomocników. Z chwilą ustanowienia zarządu sukcesyjnego, przedsiębiorstwo w spadku stanie się podatnikiem VAT kontynuującym działalność po zmarłym przedsiębiorcy. Jeśli zarząd ten zostanie ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, nie dojdzie do wyrejestrowania zmarłego podatnika. Po śmierci przedsiębiorcy, zarządca sukcesyjny będzie zobowiązany  do złożenia w terminie 7 dni aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego zmarłego podatnika i wykazania zmiany nazwy przedsiębiorstwa.

Jeśli zarząd sukcesyjny będzie ustanowiony po śmierci przedsiębiorcy, wprowadzona zostanie możliwość zgłoszenia przez następcę prawnego lub małżonka przedsiębiorcy  gotowości do pełnienia funkcji zarządcy faktycznego przedsiębiorstwa w spadku. Zgłoszenia do urzędu skarbowego powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia śmierci przedsiębiorcy.

W przypadku gdy zgłoszenie zarządcy faktycznego nie zostanie dokonane, projekt przewiduje koncepcję powrotnej rejestracji z datą wsteczną od śmierci przedsiębiorcy - pod warunkiem, że powołany później zarządca sukcesyjny złoży niezwłocznie deklarację za okresy sprzed jego powołania (zobowiązanie do złożenia aktualizacji w terminie 7 dni od dnia ustanowienia zarządu).

W obrocie prawnym, w sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku, zarządca sukcesyjny powinien posługiwać się nazwą przedsiębiorstwa dotychczasową z dodatkowym oznaczeniem „w spadku”.

Zarządca sukcesyjny będzie posługiwał się imieniem i nazwiskiem zmarłego przedsiębiorcy bez odrębnej zgody spadkobierców. Rezygnacja z obowiązku uzyskiwania zgody na posługiwanie się w firmie nazwiskiem zmarłego przedsiębiorcy ma przede wszystkim na celu zapewnienie niezwłocznej kontynuacji działalności przedsiębiorstwa.

Konsekwencją zasady, że zarządca sukcesyjny działa w imieniu własnym, ale na rachunek następców prawnych przedsiębiorcy, ma być jego umocowanie do udziału w postępowaniach administracyjnych oraz sądowo-administracyjnych - sprawach związanych z działalnością przedsiębiorstwa, zarówno tych wszczętych po śmierci przedsiębiorcy, jak i w pewnym zakresie w tych toczących się na dzień, w którym nastąpiła śmierć przedsiębiorcy.

Kontynuacja umów zawartych przez przedsiębiorcę w zakresie działalności jego przedsiębiorstwa będzie możliwa w przypadkach, gdy zarząd sukcesyjny zostanie ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy. Jeśli strony umowy inaczej nie postanowią, stosunek umowny będzie trwał po śmierci przedsiębiorcy bez zmiany treści uprawnień i obowiązków stron (przejdą one z mocy prawa na pierwotnych następców prawnych przedsiębiorcy, a wykonywał je będzie zarządca sukcesyjny). W przypadku gdy z chwilą jego śmierci nie został ustanowiony zarząd sukcesyjny - istniejące umowy mogą być potwierdzone przez zarządcę sukcesyjnego. Wówczas uprawnienia i obowiązki wynikające z tych umów przechodzą na następców prawnych przedsiębiorcy (z mocą wsteczną – od dnia śmierci przedsiębiorcy), a w okresie zarządu sukcesyjnego wykonuje je zarządca sukcesyjny.

Czas trwania zarządu sukcesyjnego

Co do zasady, zarządca sukcesyjny będzie mógł prowadzić przedsiębiorstwo do czasu działu spadku, nie dłużej  niż przez okres dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy.

Z ważnych przyczyn sąd (przed wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego) będzie mógł – na wniosek osoby, na rzecz której działa zarządca sukcesyjny – przedłużyć okres zarządu sukcesyjnego o określony czas, do pięciu lat od dnia śmierci przedsiębiorcy.

Odwołanie, rezygnacja z pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego, śmierć, utrata pełnej zdolności do czynności prawnych, prawomocne orzeczenie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej

Do momentu śmierci przedsiębiorcy odwołanie zarządcy sukcesyjnego będzie możliwe w każdym czasie przez samego przedsiębiorcę w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Po śmierci przedsiębiorcy zarządca sukcesyjny będzie mógł być odwołany przez osobę, która uczestniczyła w jego powołaniu lub była do tego uprawniona, za zgodą pozostałych z tych osób, z zachowaniem formy aktu notarialnego. Odwołanie będzie również możliwe przez sąd, gdy zarządca sukcesyjny dopuszcza się rażącego naruszenia swoich obowiązków. Wraz z odwołaniem jednego zarządcy sukcesyjnego przez sąd będzie można powołać kolejnego (na wniosek). Odwołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy powinien do CEIDG zgłosić notariusz, przed którym składane jest oświadczenie o odwołaniu zarządcy.

Możliwa będzie również rezygnacja z funkcji zarządcy sukcesyjnego poprzez oświadczenie przedsiębiorcy w formie pisemnej albo przed notariuszem. Oświadczenie zarządcy sukcesyjnego wymaga zachowania takiej formy, jaka została przewidziana dla powołania zarządcy sukcesyjnego. W razie złożenia rezygnacji po śmierci przedsiębiorcy, wszyscy znani zarządcy, następcy prawni oraz małżonek przedsiębiorcy powinni zostać o tym fakcie zawiadomieni przez notariusza (po rezygnacji zarządca sukcesyjny jest obowiązany działać jeszcze przez miesiąc, chyba że wcześniej powołano kolejnego). Rezygnację zarządcy sukcesyjnego do CEIDG powinien zgłosić przedsiębiorca, a po jego śmierci – notariusz, przed którym składane jest oświadczenie o rezygnacji zarządcy.

Takie same skutki jak rezygnacja z pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego wywołuje jego śmierć, utrata pełnej zdolności do czynności prawnych, a także prawomocne orzeczenie wobec zarządcy sukcesyjnego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej lub pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego - zarządca sukcesyjny straci możliwość działania na rachunek zastępców prawnych i/lub małżonka przedsiębiorcy,  w terminie miesiąca powinien zostać powołany kolejny zarządca sukcesyjny.

Każdorazowo zmiany wymagają wpisu do CEIDG. Obowiązek ich zgłoszenia spoczywa na przedsiębiorcy, po jego śmierci – na notariuszu albo sądzie, przy czym o śmierci zarządcy sukcesyjnego CEIDG poweźmie wiadomość automatycznie z systemu PESEL.

Zapis windykacyjny obejmujący przedsiębiorstwo nie wyłącza powołania zarządcy sukcesyjnego. W przypadku gdy przedsiębiorca przewidział w testamencie zapis windykacyjny mający za przedmiot przedsiębiorstwo, zapisobiorca windykacyjny zostaje bowiem wskazany jako osoba powołana do kontynuowania działalności przy użyciu przedsiębiorstwa i nabywa jego własność z chwilą otwarcia spadku.

Projektowana ustawa przyznaje osobie, która przyjęła zapis windykacyjny, uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego za zgodą małżonka przedsiębiorcy, celem ciągłości działalności przedsiębiorstwa od dnia otwarcia spadku do czasu formalnego potwierdzenia. Zarządca sukcesyjny będzie mógł być odwołany przez zapisobiorcę windykacyjnego.

Odpowiedzialność za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku i odpowiedzialność zarządcy sukcesyjnego

Zarządca sukcesyjny co do zasady nie będzie odpowiadał osobiście za zobowiązania istniejące i zaciągnięte w ramach prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych za szkodę wyrządzoną spadkobiercom, zapisobiorcy windykacyjnemu, małżonkowi przedsiębiorcy lub osobom trzecim na skutek nienależytego wykonywania obowiązków.

Ustawa wprowadza podstawy odpowiedzialności odszkodowawczej osób, które w złej wierze powołały zarządcę sukcesyjnego lub wyraziły na to zgodę, mimo że nie były do tego uprawnione. Będą one ponosiły odpowiedzialność solidarnie z zarządcą sukcesyjnym, powołanym z naruszeniem przepisów ustawy, odpowiedzialność za szkodę przez niego wyrządzoną.

Reasumując, zgodnie z nowymi przepisami będzie istniała tymczasowa możliwość posługiwania się NIP-em, REGON-em przedsiębiorstwa zmarłego właściciela, utrzymane zostaną w mocy decyzje administracyjne (w tym koncesje) niezwiązane z cechami osobistymi przedsiębiorcy, to samo dotyczy pomocy publicznej. Umowy o pracę nie wygasną, a pracownicy w przypadku gdyby nie było spadkobierców z testamentu lub z ustawy, otrzymają prawo pierwokupu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo do czasu działu spadku będzie podatnikiem. Po wprowadzeniu zmian, przedsiębiorcy i ich następcy prawni będą mieli możliwość kontynuacji prowadzenia działalności. Wzmocniona zostanie ich ochrona oraz zachowane zostaną zobowiązania kontraktowe, które wobec utrzymania działalności przedsiębiorcy będą mogły być skuteczniej egzekwowane. Zmiany przyczynią się do poprawy stabilności firm jednoosobowych, które w obliczu obecnych przepisów niejednokrotnie skazane były na utratę ciągłości w obrocie gospodarczym.

Renata Sobolewska