Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy – informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą

Świadectwo pracy jest ważnym dokumentem, bowiem stanowi istotne potwierdzenie pracy i jest przydatne w późniejszym dokumentowaniu stażu pracy przy ubieganiu się o rentę lub emeryturę. Wielu pracodawców ma problem z wykazaniem w świadectwie informacji dotyczących urlopów związanych z rodzicielstwem. W artykule szczegółowo wyjaśniamy, gdzie powinna być zawarta informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą.

Świadectwo pracy musi zawierać określone dane

Świadectwo pracy nie jest dokumentem, w którym można zawrzeć dowolne dane. Wręcz przeciwnie – posiada sztywną ramę, w którą należy wpisać konkretny zakres informacji. Stanowi o tym Rozporządzenie z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy. Dokument ten określa szczegółową treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydawania, sposób i tryb prostowania oraz uzupełniania świadectwa pracy, a także jego pomocniczy wzór.

Art. 97 § 2 Kodeksu pracy
„W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach”.

Świadectwo – kiedy powinno być wydane?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Świadectwo pracy powinno zostać przekazane pracownikowi niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy!
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie pracownikowi świadectwa pracy w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia jego upływu przesyła pracownikowi świadectwo pracy za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy ma więc określoną formę oraz termin wydania. Warto nadmienić, że wszystkie czynności związane z wydaniem świadectwa pracy: zadbanie o odpowiednią formę dokumentu oraz termin dostarczenia należą do obowiązków pracodawcy. Jeżeli nie wyda on pracownikowi tego dokumentu, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika i może być ukarany karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Urlop macierzyński w świadectwie pracy

Jak już wcześniej wspomniano, samo wydanie świadectwa pracy nie jest dla pracodawców problematyczne – najwięcej trudności sprawia wpisanie do dokumentu informacji na temat okresów związanych z rodzicielstwem. W rozporządzeniu widnieje załącznik ze wzorem świadectwa pracy zawierający wszystkie obowiązkowe informacje, które powinny się tam znaleźć. Nie ma jednak informacji o urlopie macierzyńskim, co oznacza, że okresu przebywania na urlopie macierzyńskim nie należy umieszczać w świadectwie pracy. Wynika to z faktu, że podajemy tam dane niezbędne do ustalenia uprawnień w kolejnym stosunku pracy. W przypadku urlopu macierzyńskiego nie ma jednak możliwości, by pracownica ponownie skorzystała z tego uprawnienia u innego pracodawcy, stąd informacja o tym urlopie w świadectwie jest zbędna.

Urlop rodzicielski w świadectwie

Inaczej niż w przypadku urlopu macierzyńskiego wygląda sytuacja z urlopem rodzicielskim. Jeżeli chodzi o urlop rodzicielski, pracodawca ma obowiązek wykazania go w świadectwie pracy w ust. 6 pkt 4, jednak nie w każdej sytuacji. Konieczność taka zachodzi tylko wówczas, gdy pracownik mógłby wykorzystać ten urlop w kolejnym zatrudnieniu. Jeśli przesłanka ta jest spełniona, pracodawca wykazuje urlop rodzicielski, ujawniając podstawę jego przyznania, wymiar oraz liczbę części.

Składniki przesądzające o zapisach dotyczących urlopu rodzicielskiego w świadectwie pracy to wiek dziecka oraz podstawa prawna przyznania urlopu.
Kluczową rolę odgrywa tu wiek dziecka, bo ten przesądza o tym, czy pracownik może jeszcze wykorzystać urlop rodzicielski u kolejnego pracodawcy. Równie ważnym kryterium pozostaje podstawa prawna przyznania urlopu rodzicielskiego. Jeśli pracownik wykorzysta urlop rodzicielski w trybie ciągłym, czyli bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 179.1 kp), to wtedy co do zasady nie ma już prawa do zrealizowanie urlopu rodzicielskiego w kolejnym zatrudnieniu. Jeśli jednak wiek dziecka wskazuje, że będzie to możliwe, wówczas informację taką należy zawrzeć w świadectwie pracy. W przypadku gdy pracownik zagospodaruje urlop rodzicielski w myśl art. 182.1c, czyli na podstawie osobnego wniosku składanego najpóźniej na 21 dni przed jego rozpoczęciem, wówczas bardzo ważną kwestią będzie informacja, czy zakończył się już rok kalendarzowy, w którym dziecko ukończyło 6 lat. Wynika to wprost z zapisów Kodeksu pracy, gdzie napisane jest, że urlop rodzicielski funkcjonuje do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko osiąga 6. rok życia.

Przykład 1.

Pracownica wnioskowała o urlop rodzicielski na podstawie art. 179.1 kp, czyli bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dziecko ma 2 lata, a ona odchodzi z pracy. W świadectwie pracy należy wykazać, że pracownica wykorzystała urlop rodzicielski na podstawie art. 179.1 Kodeksu pracy w wymiarze 26 tygodni w jednej części. Będzie to jasna informacja dla przyszłego pracodawcy, że pomimo wieku dziecka pracownica nie ma już prawa do urlopu rodzicielskiego, ponieważ wykorzystała go w całości.

Urlop rodzicielski wykazujemy w świadectwie pracy, a więc tylko wtedy, jeśli biorąc pod uwagę wiek dziecka i podstawę prawną udzielenia urlopu, może istnieć zdolność do jego wykorzystania w kolejnym stosunku pracy.

Informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą

Kolejną kwestią, z jaką borykają się pracodawcy podczas wystawiania świadectwa pracy, jest informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą. Jest to bardzo ciekawy i nierzadko występujący przypadek. Pracownik ma bowiem prawo łączyć urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy – wówczas to wymiar urlopu rodzicielskiego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części. Wydłużenie takie nie może jednak przekroczyć:

  • 64 tygodni urlopu rodzicielskiego w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie;
  • 68 tygodni tego urlopu w przypadku urodzenia dwojga i więcej dzieci – przy jednym porodzie.

Należy jednak pamiętać, że samo wydłużenie okresu rodzicielskiego nie powoduje tym samym jego przedłużenia. Wydłuża się bowiem sam czas wykorzystania urlopu, a nie urlop. To z kolei oznacza, że w aspekcie świadectwa pracy nie ma znaczenia, że urlop rodzicielski był łączony z pracą.

Przykład 2.

Pracownica złożyła wniosek o urlop rodzicielski z góry, czyli tzw. łączony, z art. 179.1 kp w pełnym wymiarze. W międzyczasie przedłożyła wniosek o łączenie urlopu z pracą i świadczyła pracę na część etatu (½) przez 12 tygodni. Przy wystawianiu świadectwa pracy występuje taki sam mechanizm jak w standardowym przypadku. Pracodawca wykazuje wykorzystany urlop, jeśli wiek dziecka sugeruje, że pracownica mogłaby zrealizować urlop w kolejnym zatrudnieniu. W świadectwie pracy pracodawca nie powinien przedkładać, że pracownica łączyła urlop rodzicielski z pracą. W pkt 6.4 omawianego dokumentu musi się zatem znaleźć zapis: „wykorzystała urlop rodzicielski udzielony na podstawie: art. 179.1 kp w wymiarze 32 tygodni, w jednej części”.

W świadectwie pracy nie powinna znaleźć się informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą. Nie należy tam również umieszczać żadnych zapisów dotyczących wydłużenia okresu wykorzystania urlopu w związku ze złożeniem wniosku o łączenie z nim pracy.

Świadectwo pracy w systemie wFirma.pl

Świadectwo pracy w systemie wFirma.pl pozwala na umieszczenie wszystkich danych, jakie według aktualnie obowiązujących przepisów powinny znaleźć się w tym dokumencie. Co ważne, dzieje się to automatycznie, a to znacznie ułatwia i przyspiesza ten proces. Po zakończeniu umowy świadectwo pracy może zostać dodane do systemu. W tym celu należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, następnie trzeba zaznaczyć umowę oraz z opcji DRUKUJ wybrać Świadectwo pracy.

Świadectwo pracy w systemie wFirma.pl generowanie



System umożliwia również wytworzenie informacji do świadectwa pracy. W celu wygenerowania wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej należy zaznaczyć pole DRUKUJ INFORMACJĘ DO ŚWIADECTWA PRACY.

Świadectwo pracy w systemie wFirma.pl


Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument potwierdzający staż pracy danego pracownika. Choć wykazywanie urlopu rodzicielskiego w świadectwie pracy przysparza problemów, posiadanie zaawansowanego oprogramowania znacznie ułatwia ten proces. Reasumując, informacja o urlopie rodzicielskim połączonym z pracą nie powinna zostać wykazana w świadectwie pracy, zaś urlop rodzicielski wykazujemy zawsze, jeśli pracownik mógłby wykorzystać ten urlop w kolejnym zatrudnieniu.