Po zakończonym stosunku pracy pracodawca ma obowiązek niezwłocznie przekazać pracownikowi świadectwo pracy. Nie zawsze jednak możliwy jest bezpośredni kontakt ze zwolnionym pracownikiem. W takiej sytuacji świadectwo przekazywane jest najczęściej drogą pocztową. Co jednak wówczas, kiedy dokument wraca do pracodawcy, bo został wysłany na nieaktualny adres? W artykule wyjaśniamy szczegóły.
Wręczenie świadectwa pracy
Tak jak wspomniano, świadectwo pracy to bardzo ważny dokument i w związku z jego wydaniem obowiązują ścisłe terminy. Wynikają one bezpośrednio z Kodeksu pracy, gdzie jak przeczytać można w art. 97 § 1: „W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy”.
Nie ma więc problemu w przypadku, kiedy pracownik świadczy pracę do ostatniego dnia – wtedy w ostatnim dniu pracodawca wręcza dokument pracownikowi, a ten potwierdza podpisem jego otrzymanie. Niestety nie zawsze takie rozwiązanie jest możliwe. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo dostarcza je w inny sposób. Jeśli chodzi o doręczenie „w inny sposób”, to na ogół jest to przesyłka kurierem lub – rzadziej stosowane – doręczenie przez innego pracownika.
Wysłanie świadectwa pracy Pocztą Polską
Choć w Kodeksie pracy jest wskazane, że pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa w konkretnym terminie, to sama forma doręczenia nie jest do końca określona. Jak można przeczytać w ustawie, powinno się to zrobić drogą pocztową lub w inny sposób. Najczęściej jednak pracodawcy nadal korzystają z najbardziej powszechnej formy, jaką jest Poczta Polska. W praktyce przygotowane świadectwo pracy jest wysyłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W przypadku kiedy pracownik odbierze świadectwo pracy, wówczas do nadawcy wraca potwierdzenie odbioru z podpisem pracownika – potwierdzenie takie należy przypiąć do wystawionego wcześniej świadectwa pracy. Sytuacja nieco się komplikuje, jeśli zwrotka z różnych przyczyn nie wraca do pracodawcy. Wówczas warto skorzystać z opcji monitorowania przesyłki: można tam zweryfikować, czy ją dostarczono, czy też została awizowana. Warto nadmienić, że zarówno pierwsza, jak i druga opcja spełniają wymóg dostarczenia świadectwa do pracownika. Może jednak wystąpić sytuacja, kiedy świadectwo powróci do nas np. z powodu nieaktualnego adresu pracownika.
Nieaktualny adres doręczenia
Obawy pojawiają się, kiedy świadectwo wraca do pracodawcy, ponieważ występuje niezgodność adresu. W tym przypadku pracodawca również nie powinien się martwić, bowiem spełnił swój obowiązek i wysłał świadectwo na adres podany przez pracownika. Pracownik nie może więc wystąpić do pracodawcy z zarzutem niedopełnienia przez niego obowiązku. Niezwłoczne wysłanie świadectwa pracy, czyli w tym przypadku wysłanie go na wskazany przez pracownika adres, w zupełności spełnia wymagania narzucone przez art. 97 Kodeksu pracy.
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania, jaki jest aktualny adres pracownika i powinien uznać, że spełnił obowiązek wydania świadectwa pracy.
Kiedy pracownik otrzyma odszkodowanie?
W przypadku kiedy pracodawca wysyła świadectwo pracy drogą pocztową na nieaktualny adres pracownika, to jak już wcześniej wspomniano – nie rodzi to dla pracownika prawa do roszczenia. Nieco inaczej przedstawia się sytuacja, gdy pracodawca w ogóle nie wyda świadectwa pracy. Wtedy pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę. Nie zawsze jednak samo niewydanie świadectwa pracy będzie od razu skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania. Aby było to możliwe, muszą być spełnione łącznie 3 przesłanki:
- pracodawca nie wydał świadectwa w ogóle lub nie wydał poprawnego świadectwa pracy;
- pracownik poniósł szkodę;
- między niewydaniem świadectwa a pozostawaniem bez pracy istnieje związek przyczynowo-skutkowy.
Jeśli więc pracownik uważa, że niewydanie świadectwa pracy przez pracodawcę wpłynęło na jego sytuację, w tym na pozostawanie bez pracy, to po jego stronie istnieje konieczność udowodnienia, że skutek ten wynika bezpośrednio z niewydania świadectwa, nie zaś z innych pobocznych przeszkód. Wysokość odszkodowania została w art. 99 § 2 Kodeksu pracy określona jako wysokość wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu niemożliwości przedstawienia właściwego świadectwa pracy. Kwota odszkodowania jest jednak ograniczona i przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.
Wydanie świadectwa pracy przed zakończeniem umowy
Bywają sytuacje, że pracownik nalega, aby otrzymać świadectwo pracy jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. Taka sytuacja jest niedopuszczalna – świadectwo pracy powinno być wydane dopiero po zakończonym stosunku pracy, a nie wcześniej.
Może dojść np. do sytuacji, kiedy po wydaniu wcześniej świadectwa ostatniego dnia stosunku pracy pracownik ulegnie wypadkowi lub też zachoruje – wówczas wydane wcześniej świadectwo pracy będzie wadliwe i konieczne będzie jego skorygowanie.
Komu można wydać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy powinno być przekazane pracownikowi w ostatnim dniu jego pracy. Bywają sytuacje, że pracownik nie jest w stanie go odebrać, a nie chce otrzymać dokumentu pocztą. W tej sytuacji pracownik może złożyć pracodawcy upoważnienie. Wynika to wprost z rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.
Art. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania:
„Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy”.
Nie obowiązuje jeden ogólnodostępny wzór takiego upoważnienia. Powinno ono zawierać podstawowe dane, zarówno pracownika, jak i osoby upoważnionej, takie jak:
- imię i nazwisko pracownika, który go udziela;
- imię i nazwisko osoby uprawnionej do odbioru świadectwa oraz jej adres zamieszkania, a także serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby odbierającej świadectwo.
Podsumowanie
Świadectwo pracy wysłane na nieaktualny adres pracownika nie powoduje konsekwencji prawnych dla pracodawcy. To pracownik ma obowiązek aktualizowania danych. W przypadku więc gdy świadectwo pracy powróci do pracodawcy, ten może uznać, że spełnił swój obowiązek i świadectwo pracy uważa się za poprawnie dostarczone. Idąc dalej, pracodawca nie ma obowiązku dochodzić, jaki jest aktualny adres pracownika – to już w interesie pracownika leży komunikacja z pracodawcą oraz odebranie świadectwa.
