W życie weszły nowe przepisy ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, na czym polega system do obsługi umów oraz jakie są zasady jego funkcjonowania!
System do obsługi umów - rodzaje umów
Nowa ustawa o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów określa zasady obsługi w systemie teleinformatycznym następujących umów:
- umowy zlecenia;
- umowy o świadczenie usług;
- umowy o pracę;
- umowy uaktywniającej zawartej z nianią.
Przez obsługę w systemie teleinformatycznym umowy należy rozumieć zawarcie, zmianę lub rozwiązanie albo wygaśnięcie umowy oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z niej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do obsługi umów.
System do obsługi umów może obsługiwać umowę zlecenie i umowę o świadczenie usług w przypadku, gdy zleceniodawca lub pracodawca jest:
- mikroprzedsiębiorcą albo podmiotem niebędącym mikroprzedsiębiorcą zatrudniającym nie więcej niż 9 osób;
- rolnikiem;
- osobą fizyczną, która nie jest przedsiębiorcą ani rolnikiem.
Umowa uaktywniająca może być obsługiwana w systemie teleinformatycznym, wówczas gdy jedną ze stron umowy są rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko.
System do obsługi umów – najważniejsze informacje
Minister właściwy do spraw pracy prowadzi i udostępnia system do obsługi umów. Dostęp do systemu do obsługi umów następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego umożliwiającego wnoszenie wniosków w postaci elektronicznej do publicznych służb zatrudnienia lub systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, po uwierzytelnieniu.
Minister właściwy do spraw pracy jest administratorem danych pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodziców i niani, uwierzytelnionych w Systemie. Przetwarza on dane osobowe w Systemie w celach określonych w ustawie w zakresie niezbędnym dla zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania. Dla celów statystycznych minister właściwy do spraw pracy przetwarza w Systemie dane zanonimizowane.
System do obsługi umów umożliwia pracodawcy, zleceniodawcy i rodzicom:
- zawarcie umowy;
- zmianę umowy;
- rozwiązanie umowy;
- obsługę wygaśnięcia umowy;
- obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi;
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej;
- wydanie świadectwa pracy;
- dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy;
- obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani;
- przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, o których mowa w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Za pośrednictwem Systemu:
- pracodawca jest powiadamiany o obowiązkach wynikających z art. 29 § 3–33 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy;
- osoba, z którą umowa została rozwiązana, jest powiadamiana o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego.
Przed zawarciem umowy:
- pracodawca, zleceniodawca, rodzice oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;
- pracodawca, zleceniodawca i rodzice informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu.
W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do niego danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy tam udostępnionego. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim je wprowadziły.
Przykład 1.
Czy za pośrednictwem Systemu możliwe jest zawarcie umowy, która wymaga formy pisemnej?
Zgodnie z przepisami zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy. Podpis kwalifikowany u obu stron umowy zastępuje formę pisemną. Zwykle jednak, gdy choćby jedna ze stron takim podpisem nie dysponowała, strony były zmuszone zawrzeć umowę, która wymagała formy pisemnej albo przez podpis odręczny albo w formie mieszanej – przy jednoczesnej obecności obu stron bądź przez wysyłkę pocztą. W przypadku korzystania z Systemu również opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Pozwala to na zawarcie bez podpisu kwalifikowanego w sposób zdalny umów, które wymagają formy pisemnej (w tym np. umów zawierających postanowienia o przeniesieniu praw autorskich).
Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza w nim udostępnionego.
Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy tam udostępnionego. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Oświadczenia woli, wnioski oraz inne dokumenty a system do obsługi umów
Pracownik, zleceniobiorca i niania mogą składać za pośrednictwem Systemu:
- oświadczenia woli, w tym oświadczenia dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
- wnioski dotyczące w szczególności korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14 lub urlopu okolicznościowego, bądź urlopu bezpłatnego;
- inne dokumenty dotyczące umowy.
Pracodawca, zleceniodawca i rodzice oświadczenia woli i inne dokumenty dotyczące umowy składają za pośrednictwem Systemu.
System do obsługi umów a przechowywanie dokumentacji
W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem Systemu jej dokumentacja jest prowadzona i przechowywana w Systemie w postaci elektronicznej.
Jeśli chodzi o dokument utworzony w postaci papierowej, pracodawca, zleceniodawca albo rodzice wprowadzają do Systemu jego odwzorowanie cyfrowe i opatrują go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.
System do obsługi umów zawiadamia strony umowy o:
- zmianie w zakresie danych niezbędnych do zawarcia umowy;
- otrzymaniu dokumentów dotyczących oświadczeń woli stron w zakresie danych osobowych, wniosków o opiekę lub urlop bądź innych dokumentów związanych z umową.
Zawiadomienie następuje przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej wskazany w Systemie wraz z pouczeniem dotyczącym sposobu odbioru i potwierdzenia doręczenia dokumentów w Systemie. Datę złożenia dokumentów System do obsługi umów potwierdza automatycznie.
Strony umowy mogą pobrać z Systemu dokumentację pracowniczą lub dokumentację umowy.
