Powszechnie przyjęło się, że pracownicy odbywają co jakiś czas szkolenia finansowane przez pracodawców. Okazuje się, że taka forma kształcenia możliwa jest również wśród zleceniobiorców. Czy szkolenie zleceniobiorcy w tym przypadku oznacza dla niego opodatkowany przychód?
Kto może finansować koszty szkolenia zleceniobiorcy?
Charakterystyczną cechą umowy zlecenia jest to, że nie tworzy ona nigdy stosunku pracy. W praktyce dla zleceniobiorcy oznacza to tyle, że nie posiada on uprawnień gwarantowanych przez prawo pracy. Dotyczy to także możliwości dalszego dokształcania się i szkoleń, które przy umowach o pracę są finansowane tak naprawdę przez zatrudniającego.
W przypadku zleceniobiorców szkolenia są prawnie dopuszczalne, choć ich koszt może być finansowany na różne sposoby:
- wyłącznie przez zleceniobiorcę;
- wyłącznie przez zleceniodawcę;
- jednocześnie przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę, przy czym nie zawsze będzie to oznaczało równy udział w kosztach szkolenia.
Ostateczną decyzję co do możliwości sfinansowania całości lub odpowiedniej części szkolenia zleceniobiorcy powinny podjąć obie strony zobowiązania. Dopuszczalne więc jest to, aby cały proces szkoleniowy odbywał się na koszt zleceniodawcy.
Przychód ze szkolenia zleceniobiorcy
Zleceniobiorca, który wykonuje swoją pracę, osiąga przychód opodatkowany na podstawie art. 13 pkt 8 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to tzw. działalność wykonywana osobiście, za którą zleceniobiorca musi rozliczyć się z urzędem skarbowym.
Zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 powyższej ustawy przychodami w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń otrzymanych w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zapis ten oznacza, że do przychodów zleceniobiorcy zaliczymy nie tylko otrzymywane przez niego wynagrodzenie ale także i wszelkie świadczenia uboczne o charakterze majątkowym. Dotyczy to również szkoleń, które zostały sfinansowane przez zleceniodawcę w ramach zawartej umowy.
Przychodem od umowy zlecenia, podczas której realizowane było szkolenie opłacane przez zleceniodawcę, będzie więc suma wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy oraz wartość szkolenia. Pamiętajmy, że szkolenie musi pozostawać w związku z przedmiotem wykonywanej umowy, w przeciwnym wypadku nie będzie można uznać jego kosztów za przychód zleceniobiorcy.
Przykład 1.
Zleceniobiorca przyjął zlecenie wykonania strony internetowej na rzecz firmy X. W czasie realizowania swoich zadań został przez zleceniodawcę wysłany na szkolenie, dzięki któremu zyska nowe umiejętności przy tworzeniu witryn internetowych. Koszt szkolenia wyniósł 3000 zł, czy w takim przypadku jego wartość powinna zostać uznana za przychód zleceniobiorcy? Tak, ponieważ szkolenie wiąże się bezpośrednio z przedmiotem wykonywania danej umowy.
Przykład 2.
Czy wartość szkolenia, które odbył zleceniobiorca na koszt zleceniodawcy i które nie ma związku z obecną umową, można zaliczyć jako przychód zleceniobiorcy przy założeniu, że szkolenie to będzie miało istotne znaczenie w ramach przyszłej planowanej umowy zlecenia? Nie, ponieważ szkolenie, które zostało przeprowadzone, nie ma związku z obecną umową zleceniem i nie służy jej realizacji. Do przychodu zleceniobiorcy mogą być zaliczane wyłącznie szkolenia, które zleceniobiorca odbył w związku z aktualnie realizowaną umową. W omawianym przypadku danego szkolenia nie będziemy mogli zakwalifikować jako przychód zleceniobiorcy, ponieważ nie odbyło się w czasie trwania umowy, której przedmiot wiązałby się z takim szkoleniem (umowa taka nie była jeszcze zawarta).
Nieodpłatnymi świadczeniami są wyłącznie przysporzenia majątkowe o indywidualnie określonej wartości, otrzymane przez pracownika. Dopiero wtedy po stronie zatrudnionego powstaje przychód, który podlega opodatkowaniu. Przychodem pracownika mogą być tylko świadczenia, które zostały spełnione za zgodą pracownika, zostały spełnione w interesie pracownika i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).
Oskładkowanie przy szkoleniu zleceniobiorcy
Szkolenie, które zostało opłacone przez zleceniodawcę, jest jego kosztem uzyskania przychodów. Musimy jednak pamiętać, że od takiego świadczenia konieczne staje się obliczenie oraz odprowadzenie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – podobnie jak od głównego wynagrodzenia zleceniobiorcy.
Kiedy wartość umowy zlecenia została określona kwotowo, tj. gdy zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie o ściśle oznaczonej wartości i nominale, wówczas podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest dla zleceniobiorcy przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W omawianym przypadku wartość sfinansowanych kosztów szkolenia stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jeśli chodzi o składki na ubezpieczenie zdrowotne, ich podstawą będzie tu wartość sfinansowanego szkolenia dla zleceniobiorcy.
Przykład 3.
Zleceniobiorca ma uzyskać wynagrodzenie za swoją pracę w kwocie 2500 zł brutto. W czasie wykonywania umowy wziął udział w szkoleniu o wartości 600 zł, które w całości sfinansował jego zleceniodawca. Jak w takim przypadku będą wyglądały podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
Podstawą będzie wówczas kwota 2500 zł stanowiąca wynagrodzenie zleceniobiorcy.
Jeżeli zleceniobiorca jest jednak wynagradzany w sposób inny niż kwotowo, to w takim przypadku podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych w każdym miesiącu kalendarzowym stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż kwota minimalnego wynagrodzenia. Faktyczna kwota osiągniętego przychodu nie ma wtedy znaczenia.
Przykład 4.
Zleceniobiorca wykonuje umowę, w ramach której otrzymuje zwolnienie z opłacanego przez siebie czynszu za najem mieszkania zleceniodawcy – umowa została zawarta na 2 lata. W umowie zleceniu nie ma wskazanego wynagrodzenia kwotowego należnego zleceniobiorcy. W czasie realizowania umowy zleceniobiorca odbył szkolenie na koszt zleceniodawcy o wartości 500 zł, które ma związek z wykonywaną pracą. Jak będzie wyglądała podstawa składek na ubezpieczenia społeczne od zrealizowanego szkolenia?
W takim przypadku zleceniodawca i zleceniobiorca muszą określić kwotę wynagrodzenia zleceniobiorcy dla celów składkowych, nie może być ona jednak niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę.
Jak udokumentować szkolenie zleceniobiorcy?
Aby szkolenie zleceniobiorcy podlegało oskładkowaniu oraz opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, powinno być należycie udokumentowane. W przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego jest to dosyć istotne. Strony umowy zlecenia mogą to zrobić chociażby poprzez:
- potwierdzenie zapłaty za szkolenie (kwit od osoby, na rzecz której nastąpiła płatność za szkolenie lub potwierdzenie z bankowości elektronicznej);
- umowę szkolenia;
- zaświadczenie o odbyciu szkolenia lub certyfikat jego ukończenia;
- pisemne oświadczenie zleceniobiorcy, że brał on udział w szkoleniu;
- pisemne oświadczenie zleceniodawcy, że sfinansował on szkolenie zleceniobiorcy.
Ukończenie szkolenia nie jest wymagane do tego, aby można było uznać je jako opodatkowany przychód i podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ustawodawca wymaga jedynie, aby szkolenie zleceniobiorcy miało związek z wykonywaną umową zleceniem i odbywało się w trakcie jej obowiązywania.
Podsumowanie
Szkolenie finansowane zleceniobiorcy stanowi jego przychód, który podlega opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych. Szkolenie takie musi być również oskładkowane do ZUS-u, pod warunkiem że pozostaje w związku z wykonywaną umową. Koszt szkolenia, który obciąża zleceniodawcę, stanowi dla niego także koszt uzyskania przychodów.
