Poradnik Przedsiębiorcy

Usługi pocztowe i kurierskie a rozliczanie kosztów w firmie

Przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej jest bardzo popularne. Są jednak sytuacje, w których konieczne jest skorzystanie z usług pocztowych czy kurierskich. W przypadku firm sprzedających swoje produkty za pośrednictwem internetu, szybka oraz sprawna dostawa towaru do klienta może być ich przewagą nad konkurentami. W przypadku podpisywania ważnych dokumentów bądź umów z kontrahentem na odległość, dokumenty muszą być dostarczone w oryginale w określonym terminie. Wówczas warto skorzystać z usług kurierskich, które zapewniają szybkie dostarczenie ważnych dokumentów.

Usługi pocztowe Poczty Polskiej

W celu zaksięgowania wydatków związanych z usługami pocztowymi nie jest wymagane posiadanie faktury. Wystarczające jest posiadanie paragonu czy potwierdzenia nadania paczki lub listu. Jeśli przedsiębiorca w ciągu  miesiąca posiada wiele przesyłek pocztowych, może dokonać księgowania takiego wydatku przy pomocy dowodu wewnętrznego. Taka sama możliwość istnieje, jeśli przesyłki są rejestrowane w książce nadawczej.

Przedsiębiorcy nie maja obowiązku posiadania faktury VAT w celu udokumentowania wydatku z usługami pocztowymi. Związane to jest z tym, że usługi świadczone przez Pocztę Polską podlegają preferencyjnemu zwolnieniu z podatku VAT. Wydatki związane z usługami pocztowymi związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością są księgowane w kolumnie 13 Pozostałe wydatki, w księdze przychodów i rozchodów.

Usługi pocztowe i kurierskie

Usługi pocztowe oraz kurierskie świadczone przez inne podmioty niż Poczta Polska muszą być potwierdzone fakturą VAT, aby możliwe było zakwalifikowanie ich do wydatków firmowych oraz odliczenie podatku VAT, który został zapłacony.

Wydatki związane z przesyłkami pocztowymi czy kurierskimi z reguły są niewielkie. Warto jednak je zaliczać do kosztów związanych z działalnością firmy.

Usługi pocztowe i kurierskie - KPiR

Wydatki związane z usługami kurierskimi i pocztowymi mogą być zaliczane do kosztów firmowych, a tym samym zmniejszać podatek dochodowy. W zależności od charakteru usług pocztowych i kurierskich mogą być one wpisywane do różnych kolumn KPiR:

  • Jeśli przedsiębiorca dokonuje zakupu materiałów lub towarów i w celu ich dostarczenia zamówił kuriera, koszty usług kurierskich będą tzw. “kosztem ubocznym zakupu” i będą księgowane do kolumny 11 KPiR.

  • Jeśli koszty przesyłki kurierskiej związane są ze sprzedażą towarów lub dotyczą innych wydatków związanych z działalnością niż towary czy materiały, wówczas koszty przesyłki należy zaliczyć do kolumny 13 KPiR.

Usługi kurierskie z reguły są opodatkowane podatkiem VAT w wysokości 23%. W sytuacji, gdy przedsiębiorca sprzedaje towary i w celu dostarczenia ich do klientów wynajmuje kuriera, to klient z reguły płaci za transport. W takim wypadku usługa kurierska będzie stanowiła zarówno koszt uzyskania przychodu, jak i przychód przedsiębiorcy. W przypadku przedsiębiorców rozliczających VAT jest to ciężar neutralny, ponieważ mogą tę kwotę odliczyć. Przy sprzedaży towarów, koszt usługi kurierskiej powinien zostać doliczony do ceny towaru i opodatkowany tak jak sprzedawany towar. Do ceny towaru należy doliczyć również koszty dodatkowe tj. prowizje, ceny opakowania, ubezpieczenia czy transportu.

VAT za usługę kurierską a różne stawki podatkowe za towar

W przypadku, gdy jednocześnie sprzedawane są towary o różnych stawkach podatkowych, należy podzielić koszt transportu proporcjonalnie do udziału sprzedawanych towarów o danej stawce podatkowej, następnie zastosować właściwą stawkę podatkową proporcjonalnie do udziału towarów czy usług w ogólnej wartości.

Przykład 1.

60% stanowią towary opodatkowane 23% stawką podatkową, 40% stanowią towary opodatkowane stawką 8%. Tak więc 60% kosztów transportu opodatkowane powinno być stawką 23%, a 40% powinno zostać opodatkowane stawką 8%.

Interpretacje Naczelnika Urzędu Skarbowego

22 lipca 2005 roku wydana została przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Otwocku Interpretacja o sygnaturze: 1417/PG-I/415/85/05/IT odnośnie zaliczania do kosztów firmowych kosztów związanych z wysyłką listów poleconych oraz opłat za parking. Z przytoczonej interpretacji wynika, że koszty związane z wysyłką listów poleconych mogą być księgowane na podstawie paragonów. Stanowisko takie wynika z faktu, że usługi pocztowe korzystają ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Przyjęto założenie, że wydatki związane z wysyłką listów obejmują listy związane z prowadzoną działalnością.

Należy pamiętać, że obowiązek wykazania związku wydatku z przychodami jest po stronie podatnika, ponieważ to on na tym korzysta, w postaci możliwości obniżenia podatku dochodowego.