Poradnik Przedsiębiorcy

Usługi pocztowe a możliwość odliczenia podatku VAT

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, jakie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów prowadzenia działalności. Generalnie są to wszystkie opłaty, które umożliwiają firmie uzyskanie dochodu. W kwestii zaliczania wydatków związanych z usługami pocztowymi do kosztów firmowych organy podatkowe uznają, że są to wydatki związane z ogólnym zarządem firmy, w związku z czym możliwe jest ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu. Sprawdź, jakie skutki na gruncie podatkowym generują usługi pocztowe!

Koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

We wspomnianym art. 23 ustawy o PIT wydatki na usługi pocztowe nie zostały wymienione. Zatem jeżeli opłaty pocztowe są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością, to przedsiębiorcy bez obaw mogą je księgować w koszty firmowe, oczywiście pod warunkiem należytego udokumentowania.

Co kryje się pod hasłem: usługi pocztowe?

Zgodnie z art. 2 ustawy Prawo pocztowe: Usługę pocztową stanowi, wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe:

  1. realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych,

  2. przemieszczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych, jeżeli jest wykonywane łącznie z przynajmniej jedną spośród czynności, o których mowa w pkt 1,

  3. przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej,

  4. prowadzenie punktów wymiany umożliwiających przyjmowanie i wymianę korespondencji między podmiotami korzystającymi z obsługi tych punktów,

  5. realizowanie przekazów pocztowych.

Zgodnie z art. 35.1. ustawy Prawo przewozowe przesyłkę towarową stanowią rzeczy przyjęte do przewozu na podstawie jednego listu przewozowego lub innego dokumentu przewozowego, zwanego dalej także „listem przewozowym”.

Usługi pocztowe

Usługi pocztowe Poczty Polskiej

Usługi pocztowe świadczone przez Pocztę Polską są zwolnione z podatku VAT. W związku z tym nabywca takich usług nie może skorzystać z odliczenia podatku VAT, jednakże w celu zaliczenia wydatku do kosztów na gruncie podatku dochodowego nie jest konieczne posiadanie faktury. Wydatek może zostać zaliczony do kosztów na podstawie potwierdzenia nadania (dowodu poniesionej opłaty pocztowej)

Usługi pocztowe innych firm

Zwolnieniu z VAT nie podlegają usługi pocztowe oferowane przez prywatne firmy. W sytuacji gdy przedsiębiorca dokona zakupu usługi w takiej instytucji, może odliczyć podatek VAT naliczony pod warunkiem otrzymania faktury dokumentującej zawarcie transakcji.

Czy usługi pocztowe można refakturować?

Refakturowanie to przeniesienie kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z usługi, jest jej finalnym odbiorcą. Mamy z nim do czynienia w przypadku działania na rzecz osób trzecich w imieniu własnym. Co do zasady refakturowanie dotyczy wyłącznie usług.

Przedsiębiorca wystawiający refakturę w tej sytuacji jest sprzedawcą danej usługi pomimo tego, że nie stanowi ona profilu jego działalności. Nie jest dozwolone refakturowanie kosztów, które przez przedsiębiorcę zostały już wykorzystane w części lub całości.

W sytuacji gdy podmiot dokonuje refaktury usług pocztowych zakupionych od Poczty Polskiej, ma on obowiązek opodatkować transakcję według stawki przewidzianej dla tego typu usług. Nie może on zastosować zwolnienia, ponieważ przewidziane jest ono wyłącznie dla Poczty Polskiej.

Co powinna zawierać refaktura?

Faktury dokumentujące transakcję refakturowania usług zgodnie z art. 10e ustawy o VAT powinny zawierać:

  1. datę wystawienia;

  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  12. stawkę podatku;

  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  15. kwotę należności ogółem;

  16. adnotację: refaktura.