W ustawodawstwie podatkowym brak jest katalogu kosztów pośrednich, które podatnik mógłby, bez żadnych wątpliwości, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe wskazują jednak, że koszty usług pocztowych lub kurierskich są związane z ogólnym zarządem firmy, a tym samym można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów jest spełnienie wymogu jego związku z uzyskanymi przychodami, a także jego właściwe udokumentowanie. Podstawą zapisów w księdze są wszelkie dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Są nimi przede wszystkim faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury i noty korygujące, a także - co jest istotne z punktu widzenia opisywanego zagadnienia - dowody opłat pocztowych i bankowych.
Usługi pocztowe - przesyłka pocztowa i towarowa
Za usługę pocztową uznaje się zarobkowe przejmowanie, przemieszczanie i doręczanie zarówno w kraju, jak i zagranicą przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych. Za przesyłkę pocztową, zgodnie z ustawą Prawo pocztowe, uznaje się rzecz, która posiada informację o adresacie oraz jego adresie, przyjętą przez podmiot świadczący usługi pocztowe w celu dostarczenia przesyłki adresatowi. Zgodnie z ustawą Prawo przewozowe za przesyłkę towarową uznaje się przedmioty, które zostały przyjęte w celu przewozu na podstawie listu przewozowego.
Usługi pocztowe Poczty Polskiej
Usługi pocztowe oferowane przez Pocztę Polską korzystają ze zwolnienia z VAT. Dlatego też konsumenci nabywający te usługi w celu zaliczenia ich do kosztów firmowych nie potrzebują faktury, można tego dokonać na podstawie potwierdzenia nadania. Wynika to również z faktu, że nie ma możliwości odliczenia podatku.
Usługi pocztowe oferowane przez inne firmy
Usługi pocztowe oferowane przez prywatne firmy nie korzystają z preferencyjnego zwolnienia z VAT. W przypadku zakupu usługi u takiego podmiotu przedsiębiorca, poza zaliczeniem wydatku do kosztów firmowych, może również dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego.
Niepowszechne usługi pocztowe
Ustawa Prawo pocztowe za powszechne usługi pocztowe uznaje świadczenie usług w obrocie krajowym i zagranicznym, zalicza się tutaj: przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie oraz dostarczanie listów oraz paczek pocztowych. Usługi świadczone na rzecz nadawców masowych nie są zaliczane do zakresu usług powszechnych. Dodatkowo nie zalicza się również usług świadczonych na podstawie indywidualnie wynegocjowanych warunków z Pocztą, przesyłek pobraniowych oraz usług kurierskich Pocztex.
Refakturowanie usług pocztowych
Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z usługi. Ma to miejsce w przypadku działania w imieniu własnym na rzecz osób trzecich. Podmiot, który dokonuje refakturowania, traktowany jest jako podmiot sprzedający daną usługę. Faktury dokumentujące refakturowanie wystawia się jak zwyczajne faktury sprzedażowe. W nagłówku nie powinno się umieszczać zwrotu: “refaktura”.
Uwaga! Nie jest możliwe refakturowanie kosztów, które zostały już wykorzystane przez podatnika. Możliwe jest refakturowanie usług, z których częściowo korzystał podatnik. |
Jak wcześniej wspomniano, usługi pocztowe korzystają ze zwolnienia z podatku VAT. W przypadku refakturowania tego typu usług, podmiot wystawiający fakturę nie stosuje tego zwolnienia, gdyż jest ono zarezerwowane wyłącznie dla Poczty Polskiej. Dlatego dla kosztów wysyłki należy zastosować właściwą stawkę podatku VAT dla sprzedawanego towaru, a nie taką z jaką zakupiło się usługę pocztową.
