Poradnik Przedsiębiorcy

Jedzenie w pracy a koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może ponosić wydatki na pracowników. Jednak rozliczenie takich wydatków może niekiedy budzić pewne wątpliwości. W celu podniesienia motywacji i polepszenia samopoczucia pracowników, pracodawca może zapewnić jedzenie w pracy. Jest to pojęcie dość ogólnie, gdyż mając na myśli jedzenie w pracy, może chodzi o np. kawę, herbatę, owoce, a czasem nawet przedsiębiorca może zapewnić pierwsze śniadanie czy obiad. Jak w takim wypadku rozliczyć wydatki na jedzenie w pracy dla pracowników? Czy będzie to poczęstunek, a może wydatek reprezentacyjny?

Jedzenie w pracy - poczęstunek czy wydatek reprezentacyjny?

Zgodnie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Na podstawie tego artykułu zakup jedzenia na potrzeby pracowników nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Jak należy rozróżnić wydatki poniesione na jedzenie w pracy w związku z  poczęstunkiem dla pracowników od wydatków reprezentacyjnych? Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 powołanej ustawy, koszty reprezentacji wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorcy zazwyczaj mają trudności w zakwalifikowaniu wydatków należących do reprezentacji. Pojęcia tego nie wyjaśnia żadna z ustaw podatkowych. W związku z tym wydatki reprezentacyjne utożsamiane są z wystawnym obiadem w restauracji, ale nie koniecznie tak musi być. Za wydatek reprezentacyjny  można uznać koszty, których celem jest poprawa lub stworzenie pozytywnego wizerunku firmy podatnika.

Natomiast za poczęstunek z reguły uznawana jest skromna przekąska, do której można zaliczyć, np. ciastka, kanapki, świeże owoce czy kawę, herbatę, napoje. Wydatki na poczęstunek nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. A więc zakup jedzenia na rzecz pracowników służy lepszej wydajności ich pracy oraz zadowoleniu. Tym samym jest to związane z uzyskaniem przychodu. W związku z tym wydatki na jedzenie w pracy zarówno w siedzibie przedsiębiorcy, jak i poza nią można uznać za koszt firmowy.

Uwaga!

Należy wiedzieć, że wydatki na poczęstunek dla pracowników kwalifikuje się tak samo jak poczęstunek dla kontrahentów.

Warto tutaj zwrócić uwagę, że to na podatniku ciąży odpowiedzialność za udowodnienie uznania kosztów na jedzenie w pracy jako służące interesom firmy i przyczyniające się do uzyskiwanych z niej przychodów.

Usługa gastronomiczna czy usługa cateringowa a jedzenie w pracy

Ważne jest z punktu odliczenia podatku VAT rozróżnienie, czy wydatek związany z jedzeniem w pracy jest usługą gastronomiczną, czy usługą cateringową. Bowiem zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrot różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Za usługę gastronomiczną uważa się posiłek przygotowany i spożyty poza siedzibą firmy, np. w restauracji, a od takich usług przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. Natomiast przy usłudze cateringowej  posiłek został sporządzony poza firmą, a dopiero potem przywieziony do niej. Przez usługi cateringowe należy rozumieć usługi polegające na:

  • dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności albo napojów,

  • dostarczaniu żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi, pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie.

W związku z tym jeśli jedzenie w pracy będzie związane z usługą cateringową,  przedsiębiorca będzie mógł odliczyć podatek VAT od wydatku.

Jedzenie w pracy - posiłek dla pracownika

Jak już wspomniano, wydatki na jedzenie w pracy dla pracowników można uznać za koszt uzyskania przychodów jeśli nie są to wydatki związane z reprezentacją. Zakup posiłku czy napojów dla pracownika może być również obowiązkiem nałożonym z góry na pracodawcę lub przejawem jego dobrej woli.

Prawo pracy narzuca na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom np. posiłków profilaktycznych, czy też wody zdatnej do picia lub innych napojów. Oczywiście przysługuje to pracownikom wykonującym pracę w ściśle określonych warunkach atmosferycznych.

Zarówno wydatki na jedzenie w pracy, narzucone z góry na pracodawcę oraz te które chce sam zapewnić pracownikom, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, gdyż stanowią one zwyczajowy poczęstunek. Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 r. (nr sygn. IPPB1/415-1025/10-4/ES), możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na:

  • zakup kawy, herbaty, cukru, mleka i wody dokonywanych na rzecz pracowników, objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy,

  • zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych.

Podsumowując, wydatki na jedzenie w pracy ponoszone w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy pracownikom są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc przyczyniają się do osiągania z niej przychodów, będą stanowić koszt firmowy.