Poradnik Przedsiębiorcy

Wydanie wyrobu własnego na reprezentację i reklamę – rozliczenie PIT i VAT

Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez działań marketingowych. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej wszelkie wydatki przeznaczone na reklamę. Takiej możliwości nie ma jednak w przypadku wydatków poniesionych na reprezentację. Czym różni się reklama od reprezentacji oraz jakie są zasady ich opodatkowania? Sprawdź, jak należy rozliczyć wydanie wyrobu własnego na reprezentację i reklamę.

Koszt uzyskania przychodu – definicja

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Identyczne uregulowanie zawiera ustawa o CIT. 

Wydatki na reklamę jako koszt uzyskania przychodu 

Reklama jest informacją mającą na celu nakłonienie potencjalnego klienta do zakupu określonego towaru lub skorzystania z pewnej usługi.

Zgodnie z unijną dyrektywą reklama oznacza przedstawienie w jakiejkolwiek formie w ramach działalności handlowej, gospodarczej, rzemieślniczej lub wykonywania wolnych zawodów w celu wspierania zbytu towarów lub usług, w tym nieruchomości, praw i zobowiązań (Dyrektywa 2006/114/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca reklamy wprowadzającej w błąd i reklamy porównawczej).

Niewątpliwie wydatki ponoszone na reklamę służą osiągnięciu przychodów. 

Nie zostały one również wymienione w wyżej wspomnianych katalogach wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, w związku z czym przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej wszelkie wydatki przeznaczone na reklamę. 

W jaki sposób rozliczyć wydatki na reklamę? 

Podatnik ma prawo wyboru metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu, z tym zastrzeżeniem, że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-324/07/ZK).

Przedsiębiorca ma do wyboru metodę kasową albo memoriałową:

  • metoda kasowa – koszty są ewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów w dniu ich poniesienia;

  • metoda memoriałowa – w przypadku kosztów pośrednich decyduje data wystawienia faktury, natomiast przy kosztach bezpośrednich – data uzyskania przychodów, z jakimi związane są dane koszty.

Przykład 1.

Pani Joanna, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zamówiła usługę, której przedmiotem była realizacja kampanii reklamowej. Trwała ona od 1 marca 2017 roku to 28 lutego 2018 roku. Fakturę wystawiono 1 marca 2017 roku. Płatność nastąpiła 15 marca 2017 roku. Jeżeli pani Joanna stosuje metodę kasową – koszty reklamy należy ująć w dniu ich poniesienia – 15 marca 2017 roku. 

Jeżeli koszty uzyskania przychodu są ewidencjonowane metodą memoriałową, wydatki na reklamę, jako koszt pośredni, należy ująć w dniu wystawienia faktury, tj. 1 marca 2017 roku. 

Ograniczenie wysokości kosztów związanych z nabyciem niektórych usług i praw w CIT

Na podstawie art. 15e ustawy o CIT podatnicy są obowiązani wyłączyć z kosztów podatkowych m.in. koszty usług reklamowych – poniesione bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych, o których mowa w art. 11a, lub podmiotów mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium bądź w kraju wymienionym w przepisach wydanych na podstawie art. 11j, w części, w jakiej koszty te łącznie w roku podatkowym przekraczają 5% kwoty odpowiadającej nadwyżce sumy przychodów ze wszystkich źródeł przychodów pomniejszonych o przychody z tytułu odsetek nad sumą kosztów uzyskania przychodów pomniejszonych o wartość zaliczonych w roku podatkowym do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16a–16m, i odsetek.

Zgodnie z ust. 11 przywołanego przepisu ograniczenie, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do kosztów usług, opłat i należności, o których mowa w ust. 1, zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio związanych z wytworzeniem lub nabyciem przez podatnika towaru lub świadczeniem usługi.

Oznacza to koszty usługi lub prawa w jakimkolwiek stopniu włączone do produktu, towaru lub usługi. Koszt ten jako jeden z czynników kształtuje ostateczną cenę danego towaru lub usługi. 

Przykład 2.

Agencja reklamowa XYZ Sp. z o.o. zawarła z podmiotem z grupy kapitałowej umowę, na podstawie której zleciła mu wykonanie usługi, którą wykorzystała do realizacji kampanii reklamowej na rzecz swojego klienta (outsourcing). W tej sytuacji ograniczenie wysokości kosztów uzyskania przychodów nie obowiązuje, ponieważ nabyta usługa jest bezpośrednio związana ze świadczeniem usługi przez podatnika. 

Wydatki na reprezentację nie stanowią kosztu uzyskania przychodu 

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na:

W przywołanych ustawach brakuje definicji reprezentacji, jednak przytoczony przepis zawiera przykładowy katalog wydatków, które uznaje się za koszt reprezentacji (usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych). 

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 stycznia 2012 roku, sygn. akt II FSK 1445/10 zdefiniował pojęcie reprezentacji w następujący sposób: 

Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia”.

Jak już wyżej wspomniano, koszty reprezentacji nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Nie oznacza to, że nie można w nich ująć naliczonego podatku VAT. Z możliwości tej skorzystają przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Pogląd ten zaaprobowany został przez organy podatkowe: „Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (...), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług” (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r., nr IPTPB3/423-319/11-2/GG). 

Należy podkreślić, że zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie ma możliwości odliczenia podatku VAT w przypadku usług noclegowych i gastronomicznych. 

Reklama a reprezentacja 

Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. II FSK 702/11), że: „oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny”.

Wydatki na reklamę i reprezentację a podatek VAT

Co do zasady na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zarówno wydatki przeznaczone na reklamę, jak i na reprezentację są pośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika, w związku z czym uprawniają podatnika do odliczenia naliczonego podatku VAT. 

Wydanie wyrobu własnego na reprezentację i reklamę - może być kosztem podatkowym?

Z przedstawionej powyżej analizy zagadnienia reprezentacji i reklamy wynika, że wydatków na organizację akcji promocyjnej własnych wyrobów nie sposób uznać za reprezentację. Celem takiej akcji jest rozpowszechnienie informacji o wyrobach firmy, przedstawienie ich walorów i nakłonienie do zakupu. Takie działania prowadzą do poszerzenia grona klientów i wpływają na zwiększenie sprzedaży, w związku z czym mają bezpośredni związek z osiągnięciem przychodów przedsiębiorcy. Zatem wydanie wyrobu własnego na reprezentację i reklamę należy uznać za koszt podatkowy.