Wśród składników płacowych stosunkowo często spotyka się dodatek funkcyjny. Według przepisów przysługuje on pracownikom w tych firmach, w których spełnione są odpowiednie ku temu przesłanki (obowiązkowo jedynie w sferze budżetowej). Kiedy pracodawca może go wypłacić? Odpowiedź poniżej!
Dodatek funkcyjny w przepisach
W Kodeksie pracy nie znajdziemy regulacji dotyczących dodatku funkcyjnego. Zasady jego wypłacania wynikają z rozporządzeń odpowiednich ministrów w sprawie wynagradzania danych grup zawodowych. Dokładne reguły są ponadto ustalone przez przepisy wewnętrzne miejsca pracy, regulamin wynagradzania lub normy szczegółowe dotyczące określonej grupy pracowników.
Kiedy dodatek funkcyjny jest obowiązkowy?
Obowiązek wypłacania dodatku funkcyjnego mają jedynie firmy ze sfery budżetowej – przewidują go przepisy dotyczące wynagradzania pracowników urzędów państwowych, samorządowych, jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Przysługuje on więc pracownikom:
- urzędów państwowych;
- urzędów samorządowych;
- jednostek organizacyjnych;
- jednostek samorządu terytorialnego;
- publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
W przypadku niektórych stanowisk z wyżej wymienionych obszarów dodatek funkcyjny jest obowiązkowy w tym znaczeniu, że wypłaca się go po spełnieniu przesłanek jego nabycia.
Przekazanie dodatku pracownikowi następuje raz w miesiącu, w terminie ustalonym dla wypłaty wynagrodzenia zasadniczego.
Rozporządzenie określa przedziały kwotowe, w których powinien mieścić się dodatek funkcyjny dla osoby na danym stanowisku. Konkretna kwota musi zostać ustalona indywidualnie. W zależności od sytuacji może być on wyliczany:
- procentowo od wynagrodzenia zasadniczego;
- od najniższego wynagrodzenia zasadniczego na stanowisku, którego obowiązki dodatkowo przejmuje pracownik (np. w przypadku zastępstwa);
- kwotowo dla określonych stanowisk.
Dodatek funkcyjny jako nieobowiązkowy składnik wynagrodzenia
Dodatek funkcyjny najczęściej pojawia się w budżetówce, ale to nie znaczy, że nie może występować także w innych firmach. W takiej sytuacji przysługuje on głównie pracownikom w sytuacjach zwiększonego nakładu pracy i większej odpowiedzialności niż w przypadku standardowych czynności wykonywanych na danym stanowisku. Dodatek ten, jak sama nazwa wskazuje, zależy bowiem wyłącznie od pełnionej funkcji i ma charakter stały. Tego rodzaju świadczenie stanowi dla pracownika rekompensatę za ponadwymiarowe obciążenie i większą niż dotychczas odpowiedzialność.
[alert-info]Dodatek funkcyjny zazwyczaj otrzymują osoby, które oprócz wypełniania swoich normalnych obowiązków zajmują się jeszcze realizowaniem innych, bardziej wymagających zadań, noszących znamiona stanowiska kierowniczego, np. zarządzaniem zespołem.[alert-info]
W praktyce ten element wynagrodzenia może się pojawić zarówno na stanowiskach szeregowych, jak i kierowniczych.
Przykład 1.
Pan Jan do tej pory pracował jako spawacz, w maju dodatkowo został liderem zespołu spawaczy. Pracodawca w związku z tą funkcja przyznał mu dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie tego dodatku, to przesłanki do jego uzyskania należy zawrzeć w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę.
Dodatek funkcyjny jest stałym elementem wynagrodzenia. Oznacza to, że nie może być wypłacany uznaniowo, np. co kwartał czy raz na rok w ramach zbiorczej nagrody. Pracownik biorący na siebie więcej obowiązków musi otrzymywać dodatek funkcyjny stale, czyli każdego miesiąca pełnienia dodatkowej funkcji.
W przedsiębiorstwach prywatnych dodatek może być ustalany praktycznie dowolnie, ale tylko w porozumieniu z pracownikiem. Tutaj z reguły strony umawiają się na konkretną kwotę, która co miesiąc jest doliczana do zasadniczej pensji.
Czy warto stosować dodatek funkcyjny?
Jedną z zalet stosowania dodatku funkcyjnego jest możliwość kształtowania wysokości wynagrodzeń w tych firmach, w których pracownicy pełnią ponadwymiarowe obowiązki, np. zarządzają zespołem. Stanowi on doskonałą rekompensatę za zwiększoną odpowiedzialność, a nie wymusza zmiany nazwy stanowiska. Ponadto jeżeli pracownik nie sprawdzi się w nowej roli, wówczas dodatek funkcyjny można odebrać, nie degradując tej osoby na niższe stanowisko.
Dodatek funkcyjny a zwolnienie lekarskie
Dodatek funkcyjny powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, pod warunkiem że przepisy danej firmy zakładają niepobieranie go w tym samym czasie, co wynagrodzenie i zasiłek za czas choroby.
W sytuacji gdy dodatek funkcyjny został przyznany na określony czas i kończy się w trakcie przedłużonej niezdolności do pracy, w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnia się tylko ten przysługujący do ostatniego dnia okresu, na który go przyznano.
Dodatek funkcyjny a urlop
Za czas zwykłego urlopu wypoczynkowego dodatek funkcyjny jest wypłacany normalnie. Natomiast bezpłatna nieobecność w pracy może być podstawą do obniżenia wysokości tego składnika.
Dodatek funkcyjny pomniejszany za inne nieobecności
Dodatek funkcyjny to jeden z dodatkowych składników płacy, które korzystają z całkowitej swobody zarówno co do wysokości, jak i rodzaju stosowanej stawki, a nawet zasad obniżania za okresy nieobecności w pracy. Nie ma zatem przeszkód do wprowadzenia samodzielnej metody pomniejszania.
Przykład 2.
Pan Kamil zgodnie z regulaminem wynagradzania jako kierownik ma prawo do dodatku funkcyjnego w kwocie 25% uzyskanego wynagrodzenia zasadniczego. Jest on wynagradzany stawką 5 040 zł miesięcznie. W czerwcu 2023 roku przez 2 dni (16 godz.) nie wykonywał pracy z powodu stawiennictwa w sądzie.
Za ten miesiąc otrzymał:
- 4560 zł tytułem wynagrodzenia zasadniczego (5 040 zł : 168 godz. = 30 zł; 16 godz. x 30 zł = 480 zł; 5 040 zł – 480 zł = 4 560 zł)
- 1140 zł dodatku funkcyjnego (4 560 zł x 25%). Dodatek jest adekwatny do okresu przepracowanego.
Przykład 3.
Pan Roland zgodnie z regulaminem wynagradzania jako kierownik ma prawo do dodatku funkcyjnego określono kwotowo 1260 zł miesięcznie. Jest on wynagradzany stawką 5040 zł miesięcznie. W czerwcu 2023 roku przez 2 dni (16 godz.) nie wykonywał pracy z powodu stawiennictwa w sądzie. Za ten miesiąc otrzymał:
- 4 560 zł tytułem wynagrodzenia zasadniczego
- 1 140 zł dodatku funkcyjnego (1 260 zł : 168 godz. = 7,50 zł; 16 godz. x 7,50 zł = 120 zł; 1 260 zł – 120 zł = 1 140 zł) – obliczony przy zastosowaniu algorytmu z § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu.
Podsumowując, dodatek funkcyjny przysługuje głównie osobom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych i dyrektorskich. Ponadwymiarowe pieniądze mają stanowić rekompensatę za większą odpowiedzialność, jaka na nich spoczywa. Ten typ dodatku jest obowiązkowy tylko w przypadku określonych grup pracowniczych. Pozostali pracodawcy mogą jednak wprowadzić prawo do dodatku funkcyjnego w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę.
