Wystawienie faktury korygującej - czy sprzedawca ma taki obowiązek?

Większość transakcji gospodarczych pomiędzy podmiotami dokumentowana jest fakturą. Za jej treść odpowiada wystawca, czyli zazwyczaj sprzedawca towaru lub usługi. Nabywca w tej może zaakceptować wystawioną fakturę lub nie. Jeśli odbiorca faktury zauważy na dokumencie nieprawidłowości, powinien zwrócić się do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy wystawca faktury pierwotnej odmówi wystawienia faktury korygującej? Czy sprzedawca w każdej sytuacji zobligowany jest dopilnować wystawienie faktury korygującej? Rozwiązanie tego problemu prezentujemy poniżej.

Nota korygująca a błędne wystawienie faktury

Wystawienie faktury korygującej nie zawsze jest konieczne. Bowiem w niektórych sytuacjach przepisy pozwalają skorygować powstałe błędy za pomocą noty korygującej. Wówczas sprawa staje się prostsza, gdyż notę korygującą może wystawić nabywca towaru bądź usługi i przekazać ją sprzedawcy. Jednak nie wszystkie błędy na fakturze można poprawić notą korygującą. 

W związku z powyższym notę korygującą można wystawić, jeśli błąd na fakturze pierwotnej dotyczy elementów opisowych faktury takich jak:

• nieprawidłowy numer NIP,

• błędny adres nabywcy lub sprzedawcy,

• źle wpisana data wystawienia lub termin płatności,

• błędne oznaczenie sprzedawanego towaru bądź usługi,

• niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu - w przypadku faktur związanych z zakupem paliwa lub innymi wydatkami związanymi z użytkowaniem pojazdu w firmie.

Notę korygującą w prosty sposób można wystawić w programie wfirma.

W celu jej wystawienia należy przejść do zakładki WYDATKI, gdzie trzeba zaznaczyć właściwą fakturę i z paska zadań wybrać opcję NOTA KORYGUJĄCA. 

W oknie, które się pojawi, należy wpisać Treść do poprawienia, czyli tę, która błędnie znalazła się na fakturze i Treść prawidłową. 

Po zapisaniu przy odpowiedniej fakturze pojawi się ikona , informująca o wystawionej nocie korygującej.

Po kliknięciu na nią pojawi się okno ze szczegółami dotyczącymi noty. Można również ją wydrukować, wybierając opcję Drukuj.

Oczywiście, notę korygującą należy wystawić w dwóch egzemplarzach i przekazać wystawcy faktury pierwotnej. Ten powinien podpisać oba dokumenty i jeden z nich zwrócić. Po otrzymaniu podpisanej noty korygującej należy ją podpiąć pod fakturę pierwotną.

Jakie dane musi zawierać faktura?

Elementy, które musi zawierać faktura VAT, zostały wymienione w art. 106e ust. 31 ustawy o VAT. Zgodnie z ustawą na fakturze VAT powinny się znaleźć:

• data wystawienia,

• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,

• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),

• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• stawka podatku,

• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• kwota należności ogółem.

Jeśli więc faktura nie zawiera któregoś z powyższych elementów, jest niezgodna z prawem. W związku z tym konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. W tym celu należy zwrócić się do sprzedawcy, problem jednak może pojawić się w momencie, gdy kontrahent nie będzie chciał wystawić faktury korygującej.

Wystawienie faktury korygującej - polubowne sposoby

Jeżeli kontrahent nie będzie chciał wystawić faktury korygującej dla podatnika, może się to dla niego okazać się dość kłopotliwe. Jednak należy do tego podejść spokojnie. Być może wystarczy sama rozmowa z kontrahentem i przedstawienie mu swoich argumentów - sprzedawcy powinno również zależeć na polubownym rozwiązaniu problemu.

Jeżeli sama rozmowa nie przyniesie skutku, warto odwołać się do innych argumentów. Jeśli nabywca towaru bądź usługi posiada dowód, np. zawartą na piśmie umowę, której treść przeczy informacją zawartym na fakturze, może posłużyć się tym dokumentem. W kwestii ważności dokumentów to właśnie umowa ma pierwszeństwo przed fakturą, dlatego też podatnik, prosząc o wystawienie faktury korygującej, może się na nią powołać.

Skierowanie sprawy na drogę sądową

Jeśli powyższe działania nie przyniosły efektu i polubowne sposoby rozwiązania problemu nie pomagają, wówczas należy skorzystać z opcji ostatecznej, jaką jest rozstrzygnięcie sporu przez sąd. Należy mieć na względzie, że jeżeli skierujemy sprawę na drogę sądową, sąd będzie żądał przedstawienia argumentów i dowodów, które potwierdzą racje nabywcy. To, jakie dowody zostaną użyte i jaki skutek przyniosą, zależne jest od okoliczności danej sprawy.

Podatnik powinien zebrać jak największą ilość dowodów, które potwierdzą jego rację. Za takie dowody mogą posłużyć, np. maile z nierzetelnym kontrahentem lub ustne zeznania świadków.

Trzeba jednak mieć na względzie, że ubieganie się o wystawienie faktury korygującej z wykorzystaniem instytucji sądowej jest czynnością ostateczną. Dlatego też w pierwszej kolejności należy starać się uzyskać fakturę korygującą w sposób polubowny.

Kiedy sprzedawca nie musi wystawić faktury korygującej?

Podatnik musi mieć na względzie, że nie w każdej sytuacji może ubiegać się o wystawienie faktury korygującej. W sytuacji, gdy faktura wystawiona przez sprzedawcę jest zgodna z przepisami i zawartą umową to nie można zmusić go do wystawienia faktury korygującej.

W związku z tym nabywca towaru lub usługi nie może wymuszać na sprzedawcy, by ten:

• każdą transakcję sprzedaży dokumentował oddzielną fakturą - bowiem sprzedawca może skorzystać z możliwości wystawienia faktury zbiorczej, która będzie dokumentowała transakcję dokonane w ciągu całego miesiąca;

• wystawił fakturę wcześniej lub później niż pozwalają na to przepisy - fakturę należy wystawić do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę;

• zamiast faktury papierowej wystawił fakturę elektroniczną;

• wystawił fakturę do paragonu, jeśli od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży minęły 3 miesiące;

• na fakturach sprzedaży zawarł adnotację: “oryginał” i “kopia” - nie ma już obowiązku umieszczania na fakturach takich informacji.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Co do zasady, sprzedawca nie powinien protestować przeciwko wystawieniu faktury korygującej. Bowiem czynność ta nie jest skomplikowana i zajmuje naprawdę niewiele czasu, zwłaszcza gdy wystawiana jest w systemie wfirma. Zobacz, jak łatwo wystawić fakturę korygującą dane formalne.

Wystawienie faktury korygującej pozycje faktury wymaga przejścia do zakładki PRZYCHODY>>SPRZEDAŻ, zaznaczyć fakturę, którą należy skorygować i wybrać WYSTAW>>WYSTAW FAKTURĘ KORYGUJĄCĄ POZYCJĘ FAKTURY.

W pozycjach faktury należy podać wartości, które powinny znajdować się na prawidłowej fakturze. System sam przeliczy różnicę. 

Zapisana korekta faktury będzie widoczna w zakładce PRZYCHODY>>SPRZEDAŻ, a przy błędnej fakturze sprzedaży pojawi się ikona informująca  o wystawionej korekcie. 

Faktury korygujące ewidencjonowane są w:

• dacie potwierdzenia do Rejestru sprzedaży VAT,

• dacie korekty do Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych).