Funkcjonowanie zaliczki i zadatku w praktyce II

Funkcjonowanie zaliczki i zadatku nie jest kłopotliwe pod względem rozliczenia do momentu, gdy strony rozważają odstąpienie od umowy. Także rozwiązanie umowy z powodów zawinionych powoduje wiele problemów z ustaleniem prawidłowego opodatkowania zatrzymanych kwot u sprzedającego. Ponadto uregulowania zawarte w umowach sprzedaży mogą również nakładać na nabywcę szereg warunków, których niespełnienie będzie powodowało zachowanie zadatku lub w niektórych przypadkach także zaliczki. Warto zatem pochylić się nad tego typu transakcjami aby prawidłowo ustalić sposób opodatkowania.

Zatrzymanie zadatku a rozliczenie podatku VAT u podatnika stosującego VAT-MARŻĘ

Podatnik będący czynnym podatnikiem VAT organizuje wycieczki, imprezy, eventy turystyczne dla firm jak i osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Podatnik rozlicza podatek VAT na zasadzie VAT-MARŻY. Każdy klient, który chce skorzystać z usług podatnika podpisuje umowę zgłoszeniową, która zobowiązuje go do wpłacenia zadatku w wysokości 15%. Pozostała część wartości zamówienia musi być uiszczona nie później niż 14 dni przez rozpoczęciem wyjazdu.

Realizacja wstępnego zamówienia klienta wiąże się z poniesieniem pewnych kosztów. Czasem występują sytuacje, gdzie klient po wpłacie zadatku rezygnuje z wyjazdu albo dokonuje zmiany terminu wyjazdy na inny. W ramach umowy podatnik zatrzymuje zadatek jeżeli klient zrezygnuje z realizacji zamówionej usługi (odstąpi od umowy) ponieważ już po zawarciu umowy zgłoszeniowej ponosi różne koszty oscylujące w okolicach 8% wartości zamówienia. Pomimo, iż podatnik stara się zoptymalizować koszty i możliwie maksymalnie je ograniczać to mimo to niektórych kosztów po dokonaniu zamówienia przez klienta nie da rady pominąć. Podatnik zastanawia się jak powinien powyższy zadatek stanowiący zabezpieczenie na faktycznie wydatkowane koszty związane bezpośrednio z realizacją zamówienia potraktować na gruncie podatku VAT.

Jeżeli klient rezygnuje z zamówionej, przyszłej usługi to wpłacony zadatek stanowi funkcję odszkodowawczą natomiast nie stanowi on w tym momencie wynagrodzenia za usługę. Potrącany przez sprzedawcę zadatek ma na celu naprawienie szkody związanej z rezygnacją przez klienta z usługi. Naprawienie szkody polega na zaliczeniu potrąconego zadatku jako kwoty zabezpieczenia ponieważ podatnik już po zgłoszeniu zamówienia i otrzymania zadatku ponosi część kosztów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem przyszłego wyjazdu, imprezy. W umowie spisywanej z klientem jest zasygnalizowane, iż pobierany jest zadatek w związku z tym, ze spółka zawsze ponosi koszty przygotowawcze związane zamówioną usługę a zachowanie zadatku następuje, gdy klient zrezygnuje z usługi po jego wpłacie a przed ostatecznym zrealizowaniem usługi.

Zatem można zauważyć, iż funkcjonowanie zaliczki i zadatku jest związany z faktycznym zabezpieczeniem pokrycia poniesionych kosztów a pobierany zadatek w sytuacji rezygnacji klienta z zamówionej usługi nie stanowi wynagrodzenia na poczet świadczonej usługi

Zadatek zatrzymany przez podatnika przy rezygnacji klienta z usługi stanowi zatem pewną rekompensatę wobec poniesionych do tej pory wydatków na poczet zrealizowania tej usługi. Reasumując zadatek pobrany przez podatnika na poczet realizacji usługi wyjazdów, imprez w przypadku rezygnacji uczestnika nie zawiera się w ramach czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Podatnik zachowując w tej sytuacji zadatek nie będzie opodatkowywał go podatkiem VAT.

Funkcjonowanie zaliczki i zadatku a faktury korygujące wystawione po upływie okresu przedawnienia zobowiązania w VAT

Czynny podatnik VAT postanowił sprzedaż część niepotrzebnych maszyn i narzędzi stolarskich. Wśród nabywców znalazł się podmiot z poza Unii Europejskiej. Podatnik chce podpisać z tym podmiotem umowę sprzedaży na dwie maszyny. Umowa przewiduje przeniesienie prawa własności dopiero bo dokonaniu zapłaty za maszyny przy czym podatnik wpierw pobierze zadatek przy podpisaniu umowy a w dniu wywozu maszyny odbierze pozostałą część ceny sprzedaży maszyn. Umowa zawiera wiele warunków, od spełnienia których podatnik będzie uzależniał także możliwość odstąpienia od umowy i zachowania zadatku. Podatnik chce wystawić podmiotowi z poza UE fakturę na otrzymany zadatek uwzględniającą stawkę 0% VAT właściwą dla eksportu towarów (wszystkie warunki dla stawki 0% VAT dla eksportu będą spełnione). Ma jednak wątpliwości w tej kwestii bowiem kupujący nie wywiązuje się ze spisanej umowy.

Z opisu przypadku wynika, iż podatnik chce spisać umowę sprzedaży czego efektem będzie eksport środka trwałego na rzecz kontrahenta z poza UE. Dwie maszyny będące przedmiotem sprzedaży przejdą na własność odbiorcy ale dopiero po zapłacie zadatku oraz reszty ich wartości czyli po uregulowaniu całości ceny sprzedaży. Podatnik dopiero w momencie zapłaty całości ceny za maszyny dokona umownego przeniesienia prawa własności na nabywcę.

Poprzez zadatek, który będzie żądał sprzedawca można rozumieć określoną w umowie kwotę pieniędzy, którą klient przekazuje sprzedawcy w ramach zawartej umowy a która stanowi swoiste zabezpieczenie wykonania tej umowy. Jeżeli strony nie zawarły w umowie odmiennych warunków to zgodnie z art. 394 § 1 ustawy kodeks cywilny zadatek przekazany przez nabywcę sprzedającemu przy zawarciu umowy w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała, jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

Natomiast w razie:

1. rozwiązania umowy zadatek,

2. niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności,

3. niewykonanie umowy nastąpiło za przyczyną obu stron (odpowiedzialność ponoszą obie strony),

- zadatek powinien być zwrócony ale obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.

Uwzględniając powyższe funkcjonowanie zaliczki i zadatku służy przede wszystkim do zapewnienie bezpieczeństwa transakcji wskutek ponoszonych przez sprzedawcę kosztów (dla realizacji zlecenia).

Jeżeli dojdzie jednak ze strony nabywcy do odstąpienia od umowy to podatnik zatrzyma uprzednio wpłaconą kwotę zadatku spełniającego wówczas funkcję odszkodowawczą. W tym przypadku taką postać zadatek przybierze, bowiem kupujący nie wypełnił umowy a zatem zatrzymana kwota nie będzie stanowią wynagrodzenia za sprzedaż towarów. Zatem wykonanie umowy sprzedaży dwóch maszyn stanowiących składniki majątku firmy nie dojdzie do skutku. Funkcjonowanie zaliczki i zadatku w przypadku zachowanego zadatku nie będą miały zastosowania przepisy ustawy o VAT, w tym także przepisy w zakresie dokumentowania tej czynności. Podatnik powinien udokumentować zachowanie tego zadatku poprzez wystawienie innego niż faktura dokumentu, na podstawie odrębnych przepisów.