Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup na Allegro dokumentowany dowodem wewnętrznym

Z możliwości dokonywania zakupów na aukcjach internetowych typu Allegro korzystają nie tylko osoby fizyczne, ale również i przedsiębiorcy. Jak wiadomo, wydatek poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą może stanowić koszt podatkowy. Istotne staje się jednak prawidłowe udokumentowanie wydatku. Jak udokumentować zakup na Allegro?

Zakup na Allegro jako koszt podatkowy

Jak podaje nam ogólna definicja kosztów zawarta w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Z definicji tej wyprowadzono następnie kilka warunków, które muszą być spełnione, aby wydatek został zaliczony do kategorii kosztów podatkowych.

Podkreśla się, że łącznie muszą zostać spełnione następujące warunki, co do poniesionego wydatku:

  • musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
  • musi wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • musi być właściwie udokumentowany.

Jeżeli zakupu na Allegro dokonuje przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, to pierwsze trzy warunki są spełnione. Tego rodzaju wydatek jest poniesiony w celach związanych z przychodami, nie jest on wymieniony w art. 23 ustawy PIT oraz wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością.

Aby dany wydatek został zakwalifikowany jako koszt podatkowy, konieczne jest łączne spełnienie warunków wynikających z treści ustawy PIT.
Jak zostało wspomniane wyżej, dla skutecznego zaliczenia danego wydatku w poczet kosztów podatkowy ważne jest, aby wszystkie warunki zostały spełnione łącznie. W przypadku, gdy choć jeden z ww. warunków nie zostanie zrealizowany, to dany wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.
W kontekście powyższego pojawia się problem z ostatnim warunkiem, jakim jest właściwe udokumentowanie zakupu dokonanego na Allegro.

Zasady dokumentowania wydatków

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Kwestia ta została doprecyzowana w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jest to akt, który określa zasady dokumentowania wszelkich zdarzeń gospodarczych, a więc obejmuje również sferę ponoszonych przez przedsiębiorcę wydatków. Przeanalizujmy zatem odpowiednie przepisy.

W myśl § 23 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15. Jak podaje § 11 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Są to podstawowe dokumenty księgowe. Ponadto podstawą zapisów są również inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
zakup na allegro a dowód księgowy

Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupów na Allegro, podstawowym dokumentem potwierdzającym zakup jest wydruk dokonanej operacji otrzymany z systemu. Przedsiębiorca dysponuje jeszcze potwierdzeniem przelewu. W przypadku, gdy sprzedawca jest osobą prywatną, nie ma on obowiązku wystawienia przedsiębiorcy rachunku czy faktury. Ponadto mało który sprzedawca jest zainteresowany sporządzaniem i przesyłaniem umowy sprzedaży. W konsekwencji dochodzimy do sytuacji, w której przedsiębiorca dysponuje dowodami, które nie zawierają podpisu.

Zakupy dokonywane na Allegro są potwierdzane wydrukami komputerowymi niezawierającymi podpisów, co oznacza, że nie są spełnione wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie PKPiR.

Zakup na Allegro a dowód wewnętrzny

Rozporządzenie w sprawie PKPiR określa bardzo obszerny katalog dowodów wewnętrznych. W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone przez przedsiębiorcę dowody wewnętrzne. Zgodnie z opisem są to dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Wydawać by się mogło, że dowód wewnętrzny jest idealnym rozwiązaniem w przypadku zakupów dokonywanych na Allegro. Jednakże zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia określa wyłączny i zamknięty katalog wydatków, które mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Niestety w tym katalogu nie ma zakupów dokonywanych na aukcjach internetowych.

Zgodnie z treścią rozporządzenia w sprawie PKPiR zakupy dokonywane na Allegro nie mogą być dokumentowane dowodem wewnętrznym sporządzanym samodzielnie przez przedsiębiorcę.

Zakup na Allegro a koszt uzyskania przychodu

Czy zatem powyższe rozważania prowadzą do wniosku, że wydatki poniesione na aukcjach internetowych nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu?

W starszych interpretacjach fiskus faktycznie kwestionował możliwość ujęcia tego rodzaju wydatkach w kosztach. Obecnie jednak głównie pod wpływem orzecznictwa sądowego, organy podatkowe są bardziej liberalne.

Przede wszystkim sądy administracyjne podkreślały, że zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej podatnicy, w celu dowodzenia swoich wydatków, mogą posłużyć się każdym dowodem, który służy wyjaśnieniu sprawy, a nie jest sprzeczny z prawem. Mamy zatem styczność z otwartym katalogiem środków dowodowych. W konsekwencji, jeżeli dany wydatek wykazuje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i został udokumentowany w sposób wiarygodny, to brak podstawy do odmowy ujęcia w kosztach podatkowych tego typu wydatku tylko z uwagi na niespełnienie kryteriów formalnych określonych w rozporządzeniu KPiR.

Obecnie podkreśla się, że o tym, co stanowi koszt podatkowy, nie decydują normy zawarte w rozporządzeniu określającym zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Istotna jest reguła materialna określona w art. 22 ust. 1 ustawy PIT. Jeżeli warunki z tego przepisu są spełnione, to podatnik ma prawo do zaliczenia wydatku w poczet kosztów podatkowych, nawet jeżeli występuje jakkolwiek wadliwość dokumentu (np. brak podpisu).

W konsekwencji, jeżeli zakup za pośrednictwem Allegro udokumentowany zostanie dokumentem potwierdzenia przelewu oraz dodatkowo wydrukiem z systemu sprzedaży serwisu, gdzie transakcja jest oznaczona indywidualnym numerem aukcji, zawierającym dokładne dane stron umowy sprzedaży, dokładne określenie przedmiotu sprzedaży, a także dokładne określenie kwoty do zapłaty za towar, to tego rodzaju dokument stanowi podstawę do dokumentowania wydatku w PKPiR.

Jeżeli podatnik ma rzetelne dokumenty, które potwierdzają rzeczywisty przebieg zakupu dokonanego na Allegro, a sam zakup spełnia materialne kryteria kosztu określone w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, to braki formalne nie mogą dyskwalifikować takiego dokumentu jako podstawy zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Podsumowując, należy wskazać, że obecnie obowiązujące przepisy nie przystają do rzeczywistości gospodarczej. Mamy obecnie bardzo rozbudowaną sferę transakcji internetowych, które opierają się na portalach typu Allegro. Pomimo jednak istnienia luk w prawie obecnie dominuje stanowisko, zgodnie z którym istnieje możliwość ujęcia tego rodzaju wydatków w kosztach uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.