Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup towarów za gotówkę a brak umowy handlowej

Z początkiem 2017 roku znacznie obniżono limit transakcji, przy których zakup towarów za gotówkę pozbawia prawa do odliczenia kosztów uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy wartość transakcji przekroczy kwotę 15 000 złotych, nabywca ma obowiązek pokrycia zobowiązania za pomocą rachunku płatniczego. Jednakże nie każdego przypadku ta reguła dotyczy. Artykuł wyjaśnia, jak interpretować przepisy w zależności od specyfiki transakcji, a także rodzaju umowy bądź jej braku.

Zakup towarów za gotówkę a limit

Limit transakcji, który obejmuje zakup towarów za gotówkę reguluje art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który zakłada, że przedsiębiorca ma obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z działalnością gospodarczą w transakcjach z innymi przedsiębiorcami za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeśli wartość takiej transakcji przekracza 15 000 zł.Art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy: 
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Ponadto art. 22p ustawy o PIT jednoznacznie określa, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą powiększyć kosztów uzyskania przychodów o część, w jakiej płatność gotówką przekroczyła limit 15 000 zł. W przypadku niezastosowania powyższych przepisów przedsiębiorca ma obowiązek:

  • zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów;
  • w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększenia przychodu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca dokonał transakcji na kwotę 20 000 zł, która w całości została opłacona gotówką. Była to jedyna transakcja zakupu w tym roku podatkowym, przez co podatnik nie posiadał innych kosztów uzyskania przychodu, które mógłby pomniejszyć o nadwyżkę wynikającą z limitu transakcji gotówkowych. Wówczas w danym miesiącu przedsiębiorca powinien zwiększyć przychód o 5000 zł.

Limit transakcji gotówkowych przy różnych rodzajach umów

Przepisy przy określaniu limitu płatności gotówkowej odnoszą się do pojęcia „transakcji”. Jednakże nie istnieje ustawowa definicja określająca, co dokładnie należy przez nią rozumieć. W praktyce organy podatkowe jako transakcję traktują zawartą umowę handlową między kontrahentami. Zawierane umowy mogą znacząco różnić się między sobą, a co za tym idzie, podlegać różnym interpretacjom ze względu na ich specyfikę, cel gospodarczy oraz zgodny zamiar stron.

Umowa na sprzedaż cykliczną

W przypadku umowy, z której jednoznacznie wynika wartość całej transakcji podzielonej na kilka następujących po sobie dostaw, pod uwagę należy brać łączną wartość transakcji, a nie wartości poszczególnych partii dostaw. W związku z tym, jeśli wartość całej transakcji wynikającej z umowy przekracza 15 000 zł, to żadna z poszczególnych dostaw nie powinna zostać zapłacona gotówką.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zawarł umowę handlową z kontrahentem na łączną wartość 23 000 zł. Dostawy będą odbywać się etapowo w cotygodniowych okresach czasowych. Po każdej dostawie nabywca będzie dokonywał zapłaty za część otrzymanego towaru.

W związku z tym, że wartość transakcji przekracza 15 000 złotych, żadna płatność za partię towaru nie może zostać uregulowana gotówką. Przedsiębiorca ma obowiązek zapłaty za towar za pomocą rachunku płatniczego już od pierwszej dostawy.

Umowa leasingowa

W przypadku umowy leasingowej zobowiązanie wobec leasingodawcy podzielone jest na części i regulowane w ratach według ustalonego wcześniej harmonogramu. W tej sytuacji przy ustalaniu limitu transakcji gotówkowej również należy brać pod uwagę wartość całego przedmiotu leasingu (czyli tzw. sumę wierzytelności przysługujących finansującemu), a nie poszczególnych składających się na niego płatności ratalnych. Więc w sytuacji gdy suma wierzytelności przekroczy kwotę 15 000 zł, wówczas poszczególne płatności powinny zostać przez nabywcę uregulowane bezgotówkowo.

Umowa bezterminowa

Umowy zawierane na czas nieokreślony zwykle nie wskazują wartości całej transakcji. Dlatego też zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej limit transakcji gotówkowych odnosi się w ich przypadku do płatności dotyczących okresów rozliczeniowych uwzględnionych w warunkach umowy. Stanowisko to zostało wskazane w interpretacji indywidualnej z 30 marca 2017 r. o sygn. 2461-IBPB-1-2.4510.12.2017.2.MM:

"W konsekwencji, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania – co dotyczyć może między innymi umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony – wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, zgodzić należy się z Wnioskodawcą, iż w przypadku umowy najmu zawartej na czas nieokreślony limit 15.000 zł wskazany w art. 22 uosdg odnosi się do umownie ustalonego okresu rozliczeniowego (w przedmiotowej sprawie – 1 miesiąca) jako jednorazowej transakcji, którą w takim przypadku będzie czynsz najmu za jeden okres rozliczeniowy."

Przykład 3.

Przedsiębiorca korzysta z usług księgowej, z którą podpisał bezterminową umowę. Zgodnie z jej warunkami przedsiębiorca płaci za usługi 30. dnia każdego miesiąca 1000 zł w gotówce. Takie postępowanie jest prawidłowe, gdyż płatność za usługę dokonywana jest w comiesięcznych okresach rozliczeniowych. Zatem limit transakcji gotówkowych odnosi się do pojedynczej płatności za usługę.

Umowa ramowa

Umowy ramowe polegają na wstępnym ustaleniu warunków dostaw, które mają zostać zrealizowane w danym okresie czasowym. W związku z tym nie określają wprost wartości, ilości, a niejednokrotnie nawet dokładnego rodzaju przedmiotu umowy. W przypadku takich umów limit transakcji gotówkowej dotyczy każdej dostawy z osobna.

Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 marca 2017 r. o sygn.1462-IPPB6.4510.6.2017.1.AM, w której przeczytamy, że: jeżeli firma zapłaci gotówką za fakturę VAT o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł, a wystawionej w oparciu o zawartą umowę o współpracy/umowę ramową, w ramach której łączna wartość wystawionych faktur przekracza ten limit, koszty wynikające z takiej faktury będą mogły być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Zakup towarów za gotówkę a brak umowy handlowej

Brak sporządzonej umowy handlowej powoduje, że każda sprzedaż dokonana między kontrahentami traktowana jest jako osobna transakcja. W związku z tym poszczególne dostawy bądź wykonane usługi, których wartość nie przekracza 15 000 zł, mogą zostać opłacone gotówką oraz jeśli spełniają warunki wskazane w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna z 12 czerwca 2017 r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.7.2017.2.AT wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której zostało wskazane, że "(...) o ile w istocie jak wynika z wniosku Wnioskodawca nie zawarł z kontrahentem umowy (wskazanie w tym zakresie przyjęto jako element opisu stanu faktycznego niepodlegający ocenie przez tut. Organ), to każdy zakup dokonywany przez Wnioskodawcę należy traktować jako odrębną umowę. W związku z powyższym wartość poszczególnych zakupów dokonywanych przez Wnioskodawcę nie podlega sumowaniu w ramach działalności Spółki, a w konsekwencji jednorazową wartość transakcji stanowi wartość wynikająca odrębnie z każdego składanego odrębnie zamówienia czy też dokonywanego odrębnie zakupu. Zatem za nieprawidłowe należało uznać stanowisko Wnioskodawcy, iż w sytuacji gdy nie ma on zawartej umowy z kontrahentem wartość faktur gotówkowych płatnych na rzecz tego kontrahenta będzie sumowana i traktowana jako jednorazowa transakcja. Jak wskazano powyżej należy odróżnić sytuację gdy przedsiębiorcy zawierają określoną umowę np. umowę o współpracy w ramach której dokonują określonych zakupów i w której zostaje określona minimalna wartość obrotu do zrealizowania w okresie rozliczeniowym, od sytuacji w której znajduje się Wnioskodawca - gdy jak wskazano we wniosku żadna umowa nie została zawarta i nie jest on zobowiązany do dokonania zakupu o określonej wartości."