Zakup apteczki do firmy - rozliczenie na gruncie podatku VAT i PIT

Każdy zakład pracy ma obowiązek posiadania apteczki pierwszej pomocy. Jest to ustawowy obowiązek nałożony na przedsiębiorców, wynikający wprost z przepisów BHP. W niniejszym artykule zastanowimy się, czy wydatek na zakup apteczki do firmy oraz jej wyposażenia stanowi koszt uzyskania przychodu w zakresie podatku dochodowego oraz daje prawo do odliczenia podatku VAT.

Status zakładowych apteczek

Zakładowe apteczki nieodłącznie są związane z prawem pracy. Jak stanowi art. 15 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Przedstawiona zasada ogólna została doprecyzowana w dalszej części ustawy. Zgodnie z art. 207 § 1 kp pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Ponadto pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności jest obowiązany m.in.:

1. organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy;

2. zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń.

Co istotne, zgodnie z art. 207 § 21 kp koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników. 

Doprecyzowanie powyższych przepisów ma miejsce w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak stanowi jego § 44, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom sprawnie funkcjonujący system pierwszej pomocy w razie wypadku oraz środki do udzielania pierwszej pomocy, w szczególności:

1. punkty pierwszej pomocy w wydziałach (oddziałach), w których wykonywane są prace powodujące duże ryzyko wypadku lub związane z wydzielaniem się par, gazów albo pyłów substancji sklasyfikowanych jako niebezpieczne ze względu na ostre działanie toksyczne;

2. apteczki w poszczególnych wydziałach (oddziałach) zakładu pracy.

Ilość, usytuowanie i wyposażenie punktów pierwszej pomocy i apteczek powinny być ustalone w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, z uwzględnieniem rodzajów i nasilenia występujących zagrożeń. Obsługa punktów i apteczek na każdej zmianie powinna być powierzana wyznaczonym pracownikom, przeszkolonym w udzielaniu pierwszej pomocy. W punktach pierwszej pomocy i przy apteczkach, w widocznych miejscach, powinny być wywieszone instrukcje o udzielaniu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz wykazy pracowników, o których mowa.

Zakup apteczki do firmy na gruncie PIT

Rozważając, czy zakup apteczki do firmy przez pracodawcę stanowi koszt podatkowy, należy w pierwszej kolejności odnieść się do definicji przedstawionej w art. 22 ust. 1 ustawy PIT. Przepis ten wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. 

Z treści regulacji wynika kilka istotnych wniosków. Po pierwsze dany wydatek musi wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością. Po drugie natomiast nie może to być wydatek zaspokajający prywatne i osobiste potrzeby podatnika lub innych osób. W świetle tych wyjaśnień wskazać należy, że zakładowe apteczki spełniają przedstawione kryteria.

Obowiązek ich posiadania wynika wprost z przepisów prawa pracy i dotyczy przedsiębiorców, co prowadzi nas do wniosku, że jest to wydatek konieczny w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto, choć zakładowe apteczki mają służyć pracownikom, to nie można postawić tezy, że zaspokajają one ich prywatne potrzeby. Użycie leków czy środków znajdujących się w zakładowej apteczce jest bowiem konsekwencją zdarzeń mających miejsce w czasie pracy.

Trzeba również podkreślić, że rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy określa, że zawartość apteczki oraz ich ilość powinny być ustalone w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, z uwzględnieniem rodzajów i nasilenia występujących zagrożeń. W świetle tego przepisu wydaje się, że zakup wyposażenia apteczki, które przekracza i nie obejmuje elementów wskazanych przez lekarza, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Zakup apteczki do firmy na gruncie VAT

Jeżeli chodzi natomiast o potencjalną możliwość odliczenia podatku naliczonego od wydatku na zakup apteczki do firmy, trzeba sięgnąć do treści art. 86 ust. 1 ustawy VAT, gdzie podano, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. 

Fundamentalnym warunkiem jest zatem, aby przedsiębiorca miał status czynnego podatnika VAT, gdyż tylko wtedy możemy w ogóle mówić o odliczaniu podatku naliczonego. Dodatkowo przepis wskazuje, że nabyte towary muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym nie musi to być związek bezpośredni. Również te wydatki, które wykazują jedynie pośredni wpływ na prowadzoną działalność, dają czynnemu podatnikowi VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego. W takiej kategorii wydatków pośrednich z pewnością mieści się zakup apteczki do firmy.

Mając powyższe na uwadze podkreślić należy, że przedsiębiorca powinien badać oraz analizować, czy konkretny wydatek wykazuje związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Taka relacja nie musi posiadać bezpośredniego przełożenia i może w sposób jedynie pośredni przyczyniać się do prawidłowego funkcjonowania firmy. Przykładem tego rodzaju wydatku może być omawiana przez nas apteczka zakładowa. Z uwagi na ustawowy obowiązek jej zapewnienia pracodawca ma prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatku na jej zakup oraz odliczenia VAT.