Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej - jak ją przeprowadzić?

Dbanie o integralność dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. W związku z dopuszczalnością prowadzenia dokumentacji w różnych postaciach i możliwością wielokrotnego ich zmieniania, konieczne jest wykazanie się w tym zakresie przez pracodawcę szczególną starannością. Jak powinna wyglądać zmiana postaci dokumentacji pracowniczej?

Postać prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca, będąc zobowiązanym do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, może zdecydować o prowadzeniu jej w postaci:

• papierowej
• lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej – będącej alternatywą dla tradycyjnej postaci papierowej – określono w rozdziale 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – dalej „rozporządzenie”. W myśl tej regulacji, dokumentacja w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozporządzeniu;
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Informacja dla pracownika 

Zgodnie z wymogiem zawartym w art. 94⁹ § 1 kp pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników w sposób u niego przyjęty o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1. 

Informacja dla byłego pracownika 

Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia (art. 94⁹ § 2 kp).

Jak informować o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji?

Zasady doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej uregulowano w § 15 rozporządzenia.

Pracodawca powinien doręczyć, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Doręczenia należy dokonać osobiście albo za pośrednictwem:

• operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;
• osoby upoważnionej przez pracodawcę;
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pocztowy pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie wskazanym wyżej, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu wspomnianych 14 dni. W takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Przykład 1.

Pracodawca za pośrednictwem operatora pocztowego wysłał do byłego pracownika zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Doręczyciel pocztowy podjął próbę przekazania zawiadomienia adresatowi 3 lipca, lecz nie zastał go w domu. W związku z tym pozostawił w skrzynce pocztowej wiadomość o możliwości odbioru przesyłki w terminie 7 dni (tj. 10 lipca). Adresat nie odebrał jednak zawiadomienia w tym terminie. Wobec tego w skrzynce pocztowej adresata pozostawiono powtórnie wiadomość o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości, czyli do 17 lipca. Były pracownik – adresat zawiadomienia – nie odebrał go jednak. Mimo to można uznać, że doręczenie zawiadomienia zostało dokonane 17 lipca.

Wydanie dokumentacji pracowniczej

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:

• na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Jeżeli dokumentacji pracowniczej nie odbiera pracownik, lecz członek rodziny zmarłego pracownika, to dokumentacja ta może zostać wydana po uprzednim udokumentowaniu przez tę osobę uprawnienia do odbioru wspomnianej dokumentacji (§ 15–17 rozporządzenia).

Zniszczenie dokumentacji w przypadku jej nieodebrania 

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika lub inną osobę uprawnioną, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji (art. 94¹⁰ kp).

Podsumowując, po zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej dopuszczalne jest zniszczenie poprzedniej postaci dokumentacji, ale tylko wtedy, gdy pracownik – wcześniej odpowiednio poinformowany przez pracodawcę – nie wyrazi woli otrzymania tej dokumentacji.