Poradnik Przedsiębiorcy

Bezczynność i przewlekłość w postępowaniu administracyjnym - najważniejsze informacje

Celem artykułu jest między innymi wykazanie, jaki jest termin załatwienia sprawy administracyjnej. Udzielona zostanie również odpowiedź na pytanie, czym jest bezczynność i przewlekłość w postępowaniu administracyjnym, jakie są ich definicje i jak zarzucić je organowi. W jaki sposób odwołać się od nieuwzględnienia zarzutu bezczynności lub przewlekłości przez organ? 

Termin załatwienia sprawy administracyjnej

Zasadą jest, zgodnie z art. 12 Ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa), że organy powinny działać wnikliwe i szybko, posługując się, jeśli to możliwe, najprostszymi środkami do załatwienia sprawy.

Zgodnie z art. 35 § 1 kpa organy administracji publicznej są obowiązane załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Jest to ogólnie zakreślony termin, do którego organ powinien się dostosować. Nie powinien zwlekać z rozpoznaniem sprawy petenta.
Sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu na dowodach, które zostaną przedstawione przez stronę albo dowodach i faktach powszechnie znanych lub znanych organowi z urzędu, przed którym toczy się postępowanie administracyjne, powinny być załatwione niezwłocznie. To samo dotyczy spraw, w których fakty i dowody są możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi dysponuje już organ. Z wykładni językowej wynika, że jest to odstępstwo od zasady ogólnej załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie jest terminem krótszym, polegającym na, de facto, załatwieniu sprawy „od ręki”. Może to dotyczyć, na przykład, zarejestrowania osoby bezrobotnej w urzędzie pracy. Po przedstawieniu przez petenta wszelkich niezbędnych informacji – wówczas, tego samego dnia, sprawa powinna zostać rozpoznana przez ten organ.

Jeżeli załatwienie sprawy wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, to jej rozwiązanie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli zaś sprawa jest szczególnie skomplikowana – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli dotyczy to postępowania odwoławczego – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania przez organ.

Sprawy rozpoznawane w postępowaniu uproszczonym powinny być załatwione niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

Do wskazanych powyżej terminów nie wlicza się:

  • terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności,
  • okresów zawieszenia postępowania,
  • okresu trwania mediacji;
  • okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.

Jeżeli organ nie załatwi sprawy w terminie – bez zbędnej zwłoki lub w terminie szczególnym obowiązany jest zawiadomić o tym strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Dotyczy to też sytuacji, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy wynika z przyczyn niezależnych od organu.

Czym jest bezczynność?

Bezczynność to niezałatwienie sprawy w określonym terminie, tj. bez zbędnej zwłoki lub w określonych przypadkach – niezwłocznie bądź w ciągu miesiąca, jeżeli wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego, lub dwóch – jeżeli jest to szczególnie skomplikowana materia.

Jeżeli organ zawiadomi stronę o tym, że nie załatwi jej w terminie i wyznaczy nowy termin, który upłynie bezskutecznie, również jest to uznawane za bezczynność organu.

Czym jest przewlekłość?

Jeżeli postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy, określane jest to mianem przewlekłości postępowania.

Pojęcie przewlekłości jest szersze niż bezczynność, ponieważ przewlekłość to nie tylko długotrwała bezczynność, lecz także sytuacja, w której organ na przykład mnoży czynności w celu wyjaśnienia sprawy ponad potrzeby wynikające z jej istoty.

W jaki sposób zarzucić organowi bezczynność lub przewlekłość?

Na bezczynność lub przewlekłość stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia. Wymaga ono uzasadnienia.

Ponaglenie wnosi się:

  1. do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie;
  2. do organu prowadzącego postępowanie – jeżeli nie ma organu wyższego stopnia – dotyczy to prowadzenia sprawy przez organ II instancji.

Organ prowadzący postępowanie, do którego wpływa ponaglenie, jest obowiązany przekazać je organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Jest to zatem skonkretyzowanie terminu – do maksymalnie siedmiu dni od dnia doręczenia ponaglenia, gdyż termin „bez zbędnej zwłoki” ma charakter niedookreślony i umożliwia przedłużanie terminu, na przykład w związku z dużym napływem spraw do konkretnego organu administracji.
Ponaglenie jest przekazywane wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy do organu wyższego stopnia. Odpisy mogą zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego. Przekazując ponaglenie, organ jest obowiązany ustosunkować się do niego – musi zatem wyjaśnić organowi wyższego stopnia, skąd wynika bezczynność lub przewlekłość postępowania.

Organ rozpatruje ponaglenie w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania, co również wskazuje, że nie ma on dowolności w tym zakresie, nie może przedłużać tego czy „zamrażać” kierowanych do niego ponagleń.

Organ, który rozpatruje ponaglenie, wydaje postanowienie, w którym może zawrzeć następujące rozstrzygnięcia:

  • wskazać, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
  • zobowiązać organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie nie jest zakończone,
  • zarządzić wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Organ, który rozpatruje ponaglenie, może z urzędu zmienić termin zakończenia postępowania, przedłużając go, jeżeli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody, wymagające dłuższego postępowania, nieznane w momencie wyznaczania terminu. Dotyczy to spraw, które cechują się większym skomplikowaniem i które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i dowodów.

Jeżeli ponaglenie wniesiono do organu prowadzącego postępowanie z uwagi na fakt, że nie ma organu wyższego rzędu, w przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości organ niezwłocznie załatwia sprawę oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.
Zgodnie z art. 38 kpa pracownik organu administracji publicznej podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie dłużej niż było to niezbędne do załatwienia sprawy.

Niestwierdzona bezczynność i przewlekłość w postępowaniu administracyjnym 

Jeżeli organ nie uwzględni wniesionego ponaglenia, uznając, że nie doszło do ponaglenia lub bezczynności organu, stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Można ją wnieść w każdym czasie, jednak niezbędne jest uprzednie wniesienie ponaglenia do właściwego organu.

Warunkiem złożenia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego jest uprzednie wniesienie ponaglenia do właściwego organu.
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy, może wydać następujące rozstrzygnięcia:

  1. zobowiązać organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;

  2. zobowiązać organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;

  3. stwierdzić, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.

Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Sąd, uwzględniając skargę, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną. Maksymalna suma grzywny może wynosić do dziesięciokrotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie odrębnych przepisów. Suma pieniężna zasądzana na rzecz skarżącego może wynieść połowę tej kwoty.