Kodeks pracy przewiduje szczególne zasady w zakresie żądania i podstaw przetwarzania danych osobowych kandydatów i pracowników. Czy pracodawca może przetwarzać prywatny numer telefonu pracownika? Czy może żądać podania takich danych kontaktowych przez kandydata? Dowiesz się z poniższego artykułu.
Jakie dane osobowe pracownika może zbierać pracodawca?
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Od pracownika pracodawca może żądać podania dodatkowych danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Warto mieć na uwadze, że w powyższym katalogu danych zbieranych od pracownika znajdują się prywatne dane kontaktowe, w tym numer telefonu wyłącznie przez odesłanie do katalogu danych zebranych w trakcie rekrutacji.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich żadnych negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Prywatny numer telefonu pracownika - konieczne zgoda
Prywatny numer telefonu pracownika pracodawca będzie mógł wykorzystać do innych celów niż rekrutacja wyłącznie, gdy uzyska od pracownika odrębną zgodę na inny niż rekrutacja cel przetwarzania. Na etapie rekrutacji dane kontaktowe przekazywane są bowiem w celu kontaktowania się przez przyszłego pracodawcę z kandydatem. Po jego zatrudnieniu cel się zmienia zasadniczo. Pracownik może nie chcieć kontaktować się ze swoim pracodawcą z prywatnego numeru telefonu, stąd uznaje się, że wymagana jest w tym zakresie zgoda pracownika.
Powyższe twierdzenia potwierdza stanowisko Prezesa UODO, zgodnie z którym: „Kodeks pracy nie wskazuje […] numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje też żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne. Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określającą zasady kontaktu). […] na ten nowy cel przetwarzania danych pracownika, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach służbowych, musi pozyskać zgodę zatrudnionego” (stanowisko Prezesa UODO z 17 sierpnia 2020 roku opublikowane na stronie internetowej UODO).
Należy mieć na uwadze, że zgodnie z motywami RODO uzyskana przez pracodawcę zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie pracownika na przetwarzanie danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu i która ma np. formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia.
Motywy RODO wskazują ponadto, że jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba ta wyraziła zgodę na operację przetwarzania. W szczególności w przypadku pisemnego oświadczenia składanego w innej sprawie powinny istnieć gwarancje, że osoba, której dane dotyczą, jest świadoma wyrażenia zgody oraz jej zakresu.
Oświadczenie o wyrażeniu zgody przygotowane przez pracodawcę powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, być sformułowane jasnym i prostym językiem i nie powinno zawierać nieuczciwych warunków.
W związku z przetwarzaniem danych kontaktowych pracownika w postaci prywatnego numeru telefonu pracodawca powinien zrealizować także wobec pracownika obowiązek informacyjny, obejmujący następujące informacje:
- tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
- gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
- cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania;
- informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
- gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony albo wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach, a także informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia.
Poza informacjami wymienionymi powyżej podczas pozyskiwania danych osobowych pracodawca zobowiązany jest podać pracownikowi następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:
- okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
- informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania bądź o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
- informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
- informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym bądź warunkiem zawarcia umowy, oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
- informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
Zgodnie z motywami RODO konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane.
