Kara pieniężna nałożona na pracownika - jak ustalić wynagrodzenie jednodniowe?

Wśród środków, jakie pracodawca może stosować, pociągając pracowników do odpowiedzialności porządkowej, jest według Kodeksu pracy kara pieniężna. Górną granicą jej wysokości jest równowartość jednodniowego wynagrodzenia pracownika.

Kary porządkowe

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować:

• karę upomnienia;
• karę nagany.

Natomiast za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może stosować również karę pieniężną (art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Kara pieniężna - jak ustalić jej wysokość?

Zgodnie z art. 108 § 3 Kodeksu pracy kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy, czyli potrąceń:

• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927) kwotę jednodniowego wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości kary pieniężnej oblicza się, stosując zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14) – dalej „rozporządzenie urlopowe”.

Zasady wynikające z rozporządzenia urlopowego

Obliczając kwotę jednodniowego wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości kary pieniężnej, należy uwzględniać kwoty wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy otrzymanych przez pracownika, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy (§ 14 w związku z § 6 rozporządzenia urlopowego).

Składniki wynagrodzenia:

• stałe (czyli określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości) – uwzględnia się przy ustalaniu jednodniowego wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu wymierzenia kary pieniężnej;
• zmienne (czyli inne niż określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości) – przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wymierzenia kary pieniężnej – uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu;
• przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wymierzenia kary pieniężnej, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu (§ 15, § 16 ust. 1 i § 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Jeżeli pracownik nie przepracował wyżej wspomnianych pełnych 3 miesięcy lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wymierzenia kary pieniężnej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tych okresach dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 i § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Jednodniowe wynagrodzenie pracownika oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń stałych, zmiennych i przysługujących pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia urlopowego, ustalany odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Współczynnik ten określa się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu jego pracy (§ 18 pkt 1 i § 19 rozporządzenia urlopowego).

Przykład 1.

Pracodawca po przeprowadzeniu procedury wymaganej przepisami art. 108 i nast. Kodeksu pracy zdecydował, że wymierzy pracownikowi karę pieniężną za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia. Kara miała zostać wymierzona w kwietniu 2022 roku.

Wynagrodzenie pracownika obejmuje:

• wynagrodzenie zasadnicze określone w stałej stawce miesięcznej w wysokości 4300 zł;
• premię miesięczną przyznawaną w zmiennych kwotach zależnie od osiąganych przez pracownika wyników – w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc ukarania pracownikowi przyznano premię miesięczną w następujących wysokościach: w styczniu 2022 roku – 700 zł, w lutym 2022 roku – 900 zł, w marcu 2022 roku – 800 zł;
• premię kwartalną przyznawaną w zmiennych kwotach w zależności od zysków osiąganych przez firmę-pracodawcę – w 12 miesiącach poprzedzających miesiąc ukarania pracownikowi przyznano premię kwartalną w następujących wysokościach: w II kwartale 2021 roku – 1300 zł, w III kwartale 2021 roku – 1100 zł, w IV kwartale 2021 roku – 1500 zł, w I kwartale 2022 roku – 1200 zł.

Do obliczeń przyjęto sumę kwot:

• 4300 zł – wynagrodzenie zasadnicze;
• 800 zł – średnia wysokość premii miesięcznej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ukarania [(700 zł + 900 zł + 800 zł) : 3 = 800 zł];
• 425 zł – średnia wysokość premii kwartalnej z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ukarania [(1300 zł + 1100 zł + 1500 zł + 1200) : 12 = 425 zł].

Suma wspomnianych kwot wynosi 5525 zł (4300 zł + 800 zł + 425 zł = 5525 zł).

Dzieląc ten wynik przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia urlopowego, otrzymano kwotę jednodniowego wynagrodzenia pracownika wynoszącą 264,10 zł (5525 zł : 20,92 = 264,10 zł), która, zgodnie z art. 108 § 3 Kodeksu pracy stanowi maksymalną kwotę kary pieniężnej za dzień nieusprawiedliwionej nieobecności.

Pracodawca, biorąc pod uwagę całokształt okoliczności konkretnego przypadku, wymierzył pracownikowi karę pieniężną w wysokości 150 zł, uwzględniając m.in. fakt, iż był to pierwszy w długoletnim okresie zatrudnienia przypadek opuszczenia przez pracownika pracy bez usprawiedliwienia.

Kary pieniężne wymierzane pracownikom w ramach odpowiedzialności porządkowej są stosunkowo niskie, gdyż nie mają celu odszkodowawczego, a stanowią wyraz dezaprobaty pracodawcy dla nieakceptowalnych zachowań pracownika i mają skłonić go do poprawy.