Refundacja kosztów za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami wiąże się z licznymi, dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców. Jednocześnie przedsiębiorca może liczyć na różnorodne formy pomocy wynikające z faktu powierzenia pracy takiej osobie. Jednym z przykładów takiego wsparcia jest zwrot kosztów za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością. Jakie regulacje prawne obowiązują w tym zakresie – o tym piszemy poniżej w artykule.

Szkolenia osób z niepełnosprawnościami – informacje ogólne

Problematykę szkoleń osób z niepełnosprawnościami uregulowano w rozdziale 8 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej „ustawą o rehabilitacji”.

Szkolenie osób z niepełnosprawnościami odbywa się w formach pozaszkolnych w celu nauki zawodu, przekwalifikowania lub podwyższenia kwalifikacji. Inicjatorem i organizatorem szkolenia dla bezrobotnych osób z niepełnosprawnościami lub innych osób z niepełnosprawnościami poszukujących pracy i niepozostających w zatrudnieniu, a zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy, jest kierownik tego urzędu. Celem szkolenia jest przede wszystkim zwiększenie szans wymienionych osób na uzyskanie zatrudnienia, podwyższenie dotychczasowych kwalifikacji zawodowych lub zwiększenie aktywności zawodowej.

Szkolenia pracowników z niepełnosprawnościami organizowane przez pracodawcę

Szkolenie osób z niepełnosprawnościami może być organizowane także przez pracodawcę (art. 41 ustawy o rehabilitacji).

Zwrotu kosztów szkolenia zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych w umowie zawartej z pracodawcą. Należy jednak podkreślić, że zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed datą podpisania umowy.

Szkolenie trwa nie dłużej niż 36 miesięcy. W tym okresie pracodawcy przeprowadzający szkolenia przesyłają samorządowi województwa półroczne informacje o ich przebiegu.

Szczegółowe warunki dokonywania refundacji z tytułu szkolenia pracowników z niepełnosprawnościami

Warunki oraz tryb przyznawania pracodawcom pomocy w formie refundacji kosztów szkolenia zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 roku w sprawie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych, zwanym dalej „rozp. w sprawie refundacji”.

Pracodawcom wykonującym działalność gospodarczą (przedsiębiorcom) refundacja udzielana jest zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 roku uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1).

Refundacją na podstawie omawianego rozporządzenia mogą być objęte koszty:

• usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie;
• usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
• podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
• zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia;
• usług doradczych;
• obsługi administracyjno-biurowej;
• wynajmu pomieszczeń;
• amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie 7 lat przed realizacją szkolenia;
• materiałów szkoleniowych.

Refundacja nie może przekroczyć:

• 70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców,
• 60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do dużych przedsiębiorców.

Wniosek o przyznanie refundacji za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozp. w sprawie refundacji wniosek o przyznanie refundacji składa się przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy. Wniosek ten powinien zawierać następujące informacje:

1. nazwę i adres siedziby pracodawcy;
2. status prawny i podstawę działania pracodawcy oraz NIP lub PESEL pracodawcy i numer rachunku bankowego pracodawcy albo numer rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej;
3. wnioskowaną kwotę refundacji;
4. informację o planowanych do poniesienia kosztach szkolenia;
5. opis projektu szkoleniowego wraz z uzasadnieniem jego wyboru oraz informacją o spodziewanych skutkach realizacji projektu;
6. miejsce i termin realizacji szkolenia;
7. informację o liczbie osób z niepełnosprawnościami, które wezmą udział w szkoleniu;
8. informację o stanie zatrudnienia ogółem, w tym osób z niepełnosprawnościami;
9. oświadczenie o zaleganiu lub niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec PFRON.

W przypadku gdy wniosek składa przedsiębiorca, dokument ten zawiera ponadto:

• informację o wielkości przedsiębiorcy (mały, średni, duży);
• numer REGON przedsiębiorcy, o ile obowiązek jego nadania wynika z przepisów prawa;
• informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis lub oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy, o których mowa w art. 37 ust. 5 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia refundacją.

Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym i formalnym – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, informuje o tym pracodawcę w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Termin ten podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w tym terminie z przyczyn niezależnych od pracodawcy.

Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku. Jeżeli decyzja starosty jest:

• negatywna – starosta sporządza uzasadnienie;
• pozytywna – starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Zawarcie umowy o refundację

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta podpisuje umowę z pracodawcą, która zawiera w szczególności:

1. termin przekazania i wysokość refundacji ustalonej w wyniku negocjacji;
2. liczbę osób z niepełnosprawnościami, które zostały skierowane na szkolenie;
3. możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy przez wnioskodawcę;
4. zobowiązanie wnioskodawcy do umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt 3.

Pracodawca, dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się danymi zawartymi we wniosku i umowie.

Przedsiębiorca korzystający z refundacji przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozp. w sprawie refundacji przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Zwrot kosztów za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością – podsumowanie

Pracodawcy mogą sami zorganizować szkolenie zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami. Mają wówczas prawo ubiegać się o refundację kosztów szkolenia do określonej wysokości. W tym celu należy sporządzić wniosek zawierający wymagane przepisami informacje i złożyć na ręce starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta i pracodawca przystępują do negocjacji warunków umowy. Po dokonaniu ustaleń strony podpisują umowę stanowiącą podstawę refundacji kosztów szkolenia pracownika z niepełnosprawnością.