Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami wiąże się z licznymi, dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców. Jednocześnie przedsiębiorca może liczyć na różnorodne formy pomocy wynikające z faktu powierzenia pracy takiej osobie. Jednym z przykładów takiego wsparcia jest zwrot kosztów za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością. Jakie regulacje prawne obowiązują w tym zakresie – o tym piszemy poniżej w artykule.
Szkolenia osób z niepełnosprawnościami – informacje ogólne
Problematykę szkoleń osób z niepełnosprawnościami uregulowano w rozdziale 8 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej „ustawą o rehabilitacji”.
Szkolenie osób z niepełnosprawnościami odbywa się w formach pozaszkolnych w celu nauki zawodu, przekwalifikowania lub podwyższenia kwalifikacji. Inicjatorem i organizatorem szkolenia dla bezrobotnych osób z niepełnosprawnościami lub innych osób z niepełnosprawnościami poszukujących pracy i niepozostających w zatrudnieniu, a zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy, jest kierownik tego urzędu. Celem szkolenia jest przede wszystkim zwiększenie szans wymienionych osób na uzyskanie zatrudnienia, podwyższenie dotychczasowych kwalifikacji zawodowych lub zwiększenie aktywności zawodowej.
Szkolenia pracowników z niepełnosprawnościami organizowane przez pracodawcę
Szkolenie osób z niepełnosprawnościami może być organizowane także przez pracodawcę (art. 41 ustawy o rehabilitacji).
Zwrotu kosztów szkolenia zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych w umowie zawartej z pracodawcą. Należy jednak podkreślić, że zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed datą podpisania umowy.
Szkolenie trwa nie dłużej niż 36 miesięcy. W tym okresie pracodawcy przeprowadzający szkolenia przesyłają samorządowi województwa półroczne informacje o ich przebiegu.
Szczegółowe warunki dokonywania refundacji z tytułu szkolenia pracowników z niepełnosprawnościami
Warunki oraz tryb przyznawania pracodawcom pomocy w formie refundacji kosztów szkolenia zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 roku w sprawie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych, zwanym dalej „rozp. w sprawie refundacji”.
Pracodawcom wykonującym działalność gospodarczą (przedsiębiorcom) refundacja udzielana jest zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 roku uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1).
Refundacją na podstawie omawianego rozporządzenia mogą być objęte koszty:
- usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie;
- usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
- podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
- zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia;
- usług doradczych;
- obsługi administracyjno-biurowej;
- wynajmu pomieszczeń;
- amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie 7 lat przed realizacją szkolenia;
- materiałów szkoleniowych.
Warto zaznaczyć, że refundacja jest przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu.
Refundacja nie może przekroczyć:
- 70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców,
- 60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do dużych przedsiębiorców.
Wniosek o przyznanie refundacji za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozp. w sprawie refundacji wniosek o przyznanie refundacji składa się przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy. Wniosek ten powinien zawierać następujące informacje:
- nazwę i adres siedziby pracodawcy;
- status prawny i podstawę działania pracodawcy oraz NIP lub PESEL pracodawcy i numer rachunku bankowego pracodawcy albo numer rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej;
- wnioskowaną kwotę refundacji;
- informację o planowanych do poniesienia kosztach szkolenia;
- opis projektu szkoleniowego wraz z uzasadnieniem jego wyboru oraz informacją o spodziewanych skutkach realizacji projektu;
- miejsce i termin realizacji szkolenia;
- informację o liczbie osób z niepełnosprawnościami, które wezmą udział w szkoleniu;
- informację o stanie zatrudnienia ogółem, w tym osób z niepełnosprawnościami;
- oświadczenie o zaleganiu lub niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec PFRON.
W przypadku gdy wniosek składa przedsiębiorca, dokument ten zawiera ponadto:
- informację o wielkości przedsiębiorcy (mały, średni, duży);
- numer REGON przedsiębiorcy, o ile obowiązek jego nadania wynika z przepisów prawa;
- informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis lub oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy, o których mowa w art. 37 ust. 5 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia refundacją.
Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym i formalnym – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, informuje o tym pracodawcę w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Termin ten podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w tym terminie z przyczyn niezależnych od pracodawcy.
Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku. Jeżeli decyzja starosty jest:
- negatywna – starosta sporządza uzasadnienie;
- pozytywna – starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
Zawarcie umowy o refundację
W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta podpisuje umowę z pracodawcą, która zawiera w szczególności:
- termin przekazania i wysokość refundacji ustalonej w wyniku negocjacji;
- liczbę osób z niepełnosprawnościami, które zostały skierowane na szkolenie;
- możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy przez wnioskodawcę;
- zobowiązanie wnioskodawcy do umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt 3.
Pracodawca, dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się danymi zawartymi we wniosku i umowie.
Przedsiębiorca korzystający z refundacji przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozp. w sprawie refundacji przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.
Zwrot kosztów za szkolenie pracownika z niepełnosprawnością – podsumowanie
Pracodawcy mogą sami zorganizować szkolenie zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami. Mają wówczas prawo ubiegać się o refundację kosztów szkolenia do określonej wysokości. W tym celu należy sporządzić wniosek zawierający wymagane przepisami informacje i złożyć na ręce starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta i pracodawca przystępują do negocjacji warunków umowy. Po dokonaniu ustaleń strony podpisują umowę stanowiącą podstawę refundacji kosztów szkolenia pracownika z niepełnosprawnością.
