Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczanie podróży służbowej pracownika

Zatrudnianie pracowników bardzo często wiąże się z koniecznością wysłania ich w podróż służbową - czy to w celu załatwienia formalności z klientem w jego siedzibie, zdobycia nowego kontrahenta, czy też na wartościowe szkolenie. Niezależnie od powodu podróż służbowa pracownika powinna zostać rozliczona zgodnie z zasadami, które prezentujemy poniżej.

Podróż służbowa - definicja

Podróżą służbową określa się zdarzenie, kiedy to pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w ramach wykonywanej pracy. Co ważne, w polskim prawie nie znajdziemy gotowej definicji podróży służbowej, jednak bardzo ważne jest, by oddzielić ją od oddelegowania, które wywołuje zupełnie inne konsekwencje prawne.

Podróż służbowa - polecenie wyjazdu

Formalną podstawę podróży służbowej pracownika stanowi polecenie wyjazdu. Dokument taki sporządza pracodawca i powinien zawierać:

  • dane pracownika,
  • termin, czyli czas podróży służbowej,
  • miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
  • środki lokomocji,
  • zadanie, które ma zostać spełnione w trakcie wyjazdu.

Ważne!

Przepisy prawa pracy zabraniają delegowania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.

Dieta w podróży służbowej

Podstawową należnością, która przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej - poza zwrotem kosztów podróży, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków za wyjątkiem faktur za wyżywienie - są diety. Ich zadaniem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, ale w ściśle określonej przepisami limitowanej wysokości.

Wysokość diety w podróży służbowej zależy od miejsca wyjazdu (kraj czy zagranica) oraz od długości podróży. Krajowa dieta za cały dzień podróży wynosi obecnie 30 zł. Stawki zagraniczne zależą od kraju, do którego pracownik wyjeżdża.

Rozliczenie podróży służbowej

Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Wszelkie wydatki związane z wyjazdem pracownika przedsiębiorca powinien zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który ma zawierać:

  • przedmiot operacji gospodarczej,
  • wysokość wydatków,
  • datę,
  • podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
  • dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz diet.

Taki dokument nazywa się często rozliczeniem kosztów podróży służbowej.

Wszystkie wydatki związane z podróżą służbową pracownika należy ująć w kol. 13 KPiR (pozostałe wydatki).