Zatrudnianie pracowników bardzo często wiąże się z koniecznością wysłania ich w podróż służbową - czy to w celu załatwienia formalności z klientem w jego siedzibie, zdobycia nowego kontrahenta, czy też na wartościowe szkolenie. Niezależnie od powodu podróż służbowa pracownika powinna zostać rozliczona zgodnie z zasadami, które prezentujemy poniżej.
Podróż służbowa - definicja
Podróżą służbową określa się zdarzenie, kiedy to pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w ramach wykonywanej pracy. Co ważne, w polskim prawie nie znajdziemy gotowej definicji podróży służbowej, jednak bardzo ważne jest, by oddzielić ją od oddelegowania, które wywołuje zupełnie inne konsekwencje prawne.
Podróż służbowa - polecenie wyjazdu
Formalną podstawę podróży służbowej pracownika stanowi polecenie wyjazdu. Dokument taki sporządza pracodawca i powinien zawierać:
- dane pracownika,
- termin, czyli czas podróży służbowej,
- miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
- środki lokomocji,
- zadanie, które ma zostać spełnione w trakcie wyjazdu.
Ważne! Przepisy prawa pracy zabraniają delegowania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody. |
Dieta w podróży służbowej
Podstawową należnością, która przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej - poza zwrotem kosztów podróży, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków za wyjątkiem faktur za wyżywienie - są diety. Ich zadaniem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, ale w ściśle określonej przepisami limitowanej wysokości.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Rozliczenie podróży służbowej
Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Wszelkie wydatki związane z wyjazdem pracownika przedsiębiorca powinien zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który ma zawierać:
- przedmiot operacji gospodarczej,
- wysokość wydatków,
- datę,
- podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
- dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz diet.
Taki dokument nazywa się często rozliczeniem kosztów podróży służbowej.
Wszystkie wydatki związane z podróżą służbową pracownika należy ująć w kol. 13 KPiR (pozostałe wydatki).
