Poradnik Przedsiębiorcy

Wypłata nienależnego wynagrodzenia – jak odzyskać pieniądze od pracownika?

Zdarzają się sytuacje, gdy w wyniku błędu pracownik otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż powinien lub też otrzymane przez niego świadczenie okazuje się nienależne. Jak odzyskać od pracownika pieniądze, które zostały wypłacone w kwocie wyższej niż wynika to z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania czy z innych przepisów prawa pracy? Co zrobić, gdy zaistnieją okoliczności powodujące, że świadczenie nie powinno być wypłacone? Jak powinien postąpić pracodawca, który chce odzyskać pieniądze? Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, czy wypłata nienależnego wynagrodzenia podlega zwrotowi.

Wypłata nienależnego wynagrodzenia, kiedy pracodawca może żądać zwrotu pieniędzy?

Art. 80 Kodeksu pracy mówi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. 

Wypłata nienależnego wynagrodzenia jest dla pracownika bezpodstawnym wzbogaceniem się i pracodawca może żądać jego zwrotu. Art. 405 Kodeksu cywilnego wskazuje, że „kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości”.

Pracownik będzie musiał zwrócić wynagrodzenie pracodawcy, gdy nie istnieje podstawa prawna do jego otrzymania.

W kwestii zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia należy mieć na uwadze także art. 409 kc, w którym czytamy, „że obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzystał zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu”.

Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, które zostało błędnie wypłacone, a nieświadomy tego faktu pracownik rozdysponował już kwotę nadpłaty na swoje bieżące wydatki.

Potwierdza to także Sąd Najwyższy, który w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00),  stwierdza, że pracownik ma prawo uważać, iż świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu.

Przykład 1.

Pracownik był zatrudniony na zastępstwo od 2 grudnia 2019 r. Jednak 28 grudnia osoba zastępowana wróciła niespodziewanie ze zwolnienia lekarskiego i umowa o pracę na zastępstwo w tym dniu uległa rozwiązaniu. Pracodawca wypłacił wynagrodzenie za grudzień 22 grudnia – w pełnej wysokości. W związku z tym, że umowa na zastępstwo zakończyła się 28 grudnia, a pracownik otrzymał wynagrodzenie do 31 grudnia, to za 3 dni wynagrodzenie za pracę wypłacone pracownikowi było nienależne i powinien on je zwrócić.

Przykład 2.

Pracodawca w wyniku błędnego wpisania danych do systemu komputerowego wypłacił pracownikowi wyższe niż powinien wynagrodzenie – o 1450 zł. Teraz domaga się od pracownika zwrotu. Jednak ten ma prawo odmówić, gdyż nie wiedział, że wyższe wynagrodzenie jest wynikiem pomyłki i potraktował je jako premię za wyniki swojej pracy. Pieniądze wydał już na bieżące potrzeby. W tej sytuacji pracodawca nie może domagać się od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. 

Wypłata nienależnego wynagrodzenia a obowiązek zwrotu innych świadczeń od pracodawcy

Oprócz wynagrodzenia pracownik może mieć także nienależnie wypłacone inne świadczenia, takie jak między innymi:

  • ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – na przykład w sytuacji, gdy pracodawca wypłaci go, a okaże się, że pracownik wykorzystał urlop w naturze;
  • odprawa z tytułu zwolnienia pracownika z pracy z powodu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracowników – w sytuacji, gdy pracodawca wypłacił taką odprawę, a pracownik wyrokiem sądu został przywrócony do pracy.

W sprawie obowiązku zwrotu takiej odprawy wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 6 stycznia 2009 r. (II PK 117/08): „Przywrócenie pracownika do pracy prawomocnym wyrokiem sądu pracy powoduje, że odpada podstawa prawna wypłaty odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy, a w związku z tym wypłacona odprawa staje się świadczeniem nienależnym. To samo można odnieść do innych świadczeń wypłaconych z tytułu rozwiązania stosunku pracy, gdy dochodzi do jego restytucji”.

Wypłata nienależnego wynagrodzenia – jak dochodzić roszczeń od pracownika? 

Dochodzenie roszczeń od pracownika jest skomplikowane, gdyż pracodawca nie może tak po prostu potrącić nadpłaconego wynagrodzenia z bieżącej wypłaty, co w niektórych sytuacjach byłoby najprostsze.

Przykład 3.

Pan Marek jest nauczycielem i  otrzymuje wynagrodzenie z góry. 30 stycznia 2019 r. otrzymał wynagrodzenie za luty 2019 r. w pełnej wysokości. Jednak 5 lutego został zwolniony dyscyplinarnie i od następnego dnia wypłacone wynagrodzenie jest świadczeniem nienależnym. Pracodawca ma prawo domagać się jego zwrotu. Pracownik nie wykorzystał całego należnego mu urlopu wypoczynkowego, dlatego w dniu rozwiązania stosunku pracy pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent. Chciałby on zaliczyć nadpłacone wynagrodzenie na poczet ekwiwalentu. Czy może tak zrobić? 

Niestety nie. Przepisy Kodeksu pracy stanowią, że pracodawca może dokonywać tylko ściśle określonych potrąceń w wyznaczonych granicach.

Art. 87 Kodeksu pracy mówi, że z wynagrodzenia za pracę pracodawca może potrącić po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania, tylko następujące należności:

  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
  • zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
  • kary pieniężne przewidziane w art. 108.

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

  • w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
  • w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Inne należności niż te wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Nadpłacone wynagrodzenie może zostać potrącone z wynagrodzenia lub innego świadczenia należnego pracownikowi jedynie na podstawie pisemnej zgody udzielonej przez pracownika.

Pracodawca musi przy tym pamiętać o kwocie wolnej od potrąceń, która w przypadku potrąceń dobrowolnych wynosi:

  • przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy – równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę;
  • przy potrącaniu innych kwot – 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na potrącenie nienależnego wynagrodzenia z wynagrodzenia za pracę lub nie ma możliwości dokonywania takich potrąceń z uwagi na to, że pracownik nie pracuje już w zakładzie pracy, to pracodawca musi wezwać pracownika do zapłaty należności w wyznaczonym terminie. Brak zapłaty i brak odpowiedzi na ponaglenie do uregulowania należności powinno skutkować wniesieniem przez pracodawcę sprawy do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Jeżeli pracownik nie zapłaci kwoty wskazanej w nakazie zapłaty i nie odwoła się od nakazu, sąd wyda tytuł egzekucyjny, który po nadaniu mu klauzuli wykonalności będzie stanowił podstawę do egzekucji kwoty przez komornika. 

Kiedy przedawnia się roszczenie o zwrot nienależnie pobranego świadczenia?

W związku z tym, że roszczenia o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia należy dochodzić na gruncie prawa cywilnego, a nie prawa pracy, dłuższy jest czas, kiedy można to zrobić. Przypomnijmy, że roszczenia ze stosunku pracy, np. o zaległe wynagrodzenie czy ekwiwalent urlopowy, przedawniają się po trzech latach, a roszczenia cywilnoprawne, jak zwrot nienależnie pobranego świadczenia, przedawniają się po 6 latach. Mówi o tym znowelizowany w 2018 r. art. 118 kc, który wskazuje, że: „Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata”.

Roszczenie o zwrot pieniędzy od pracownika z tytułu nienależnego wynagrodzenia jest roszczeniem cywilnoprawnym, które przedawnia się po 6 latach. Do 8 lipca 2018 r. było to 10 lat.

Jak widać, wypłata nienależnego wynagrodzenia stanowi dość duży problem, a odzyskanie go wcale nie jest takie proste i oczywiste, jak się niekiedy wydaje. Orzecznictwo Sądów Najwyższych w dużej mierze jest niekorzystne dla pracodawców, dlatego w ich interesie leży zwiększenie kontroli wypłacanych kwot (np. poprzez sprawdzenie poprawności listy płac przez jeszcze jedną osobę) bardziej niż późniejsze żądanie zwrotu nienależnych kwot od pracownika. Pracownik w większości przypadków ma pełne prawo domniemywać, że wypłacona kwota jest właściwa i ma prawo do jej wydatkowania.