Poradnik Przedsiębiorcy

Dotacje, refundacje oraz ustalenie wyniku finansowego w PKPiR

Zapisy dotyczące wydatków finansowanych z dotacji w PKPiR

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 23 wyłączają niektóre z wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku większości dotacji wydatki nią sfinansowane znajdują się właśnie w katalogu ustawowym wymieniającym te, które nie stanowią kosztu podatkowego.

Dlatego też zwykle wydatki sfinansowane dotacją nie muszą być w zasadzie ujmowane w PKPiR ponieważ nie wywołują konsekwencji w podatku dochodowym. To jednak nie oznacza, że dokumenty potwierdzające zakup można wyrzucić. Dokumentację związaną z otrzymaną dotacją (zarówno potwierdzającą otrzymanie, wypłacenie dotacji jak i udowadniającą wydatki nią sfinansowane) najlepiej przechowywać w oddzielnej teczce.

Wyjątkiem od przepisów mówiących o tym, że wydatki sfinansowane dotacją nie stanowią kosztów podatkowych jest otrzymanie dotacji z Funduszu Pracy (o której mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Wydatki nią sfinansowane mogą bowiem stanowić koszt podatkowy działalności. Nie dotyczy to jednak zakupionych w całości z dotacji środków trwałych.

Zapisy dotyczące środków trwałych finansowanych z dotacji - techniki zapisów, rodzaje operacji

Dotacje często służą przedsiębiorcom do pozyskania nowych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, poprawiających funkcjonalność firmy. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym odpisy amortyzacyjne od środków trwałych zakupionych w całości z dotacji nie będą nigdy stanowiły kosztów podatkowych działalności. Tutaj nie ma znaczenia z jakiego rodzaju dotacji przedsiębiorca korzysta.

 

Uwaga!

Fakt, że odpisy amortyzacyjne od sfinansowanych w całości dotacją środków trwałych nie będą stanowiły kosztu podatkowego nie oznacza, że przedsiębiorca nie musi amortyzować takich składników majątku. Zobowiązany jest on zatem do dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czyli naliczania okresowej amortyzacji z tym, że odpisy te nie będą uwzględniane w kosztach firmy. Nie trafią zatem do PKPiR.

Ciekawostka!

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne są finansowane częściowo z dotacji, a częściowo ze środków własnych podatnika. W takim przypadku odpisy amortyzacyjne będą mogły stanowić koszt podatkowy w części.

Zapisy dotyczące kas fiskalnych częściowo finansowanych zwrotem podatku VAT

Oprócz dotacji otrzymywanych na założenie i rozwinięcie działalności, przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z ulg. Najczęściej wykorzystywaną przez podatników ulgą jest ulga na kasę fiskalną. Mogą skorzystać z niej przedsiębiorcy, którzy zakupią w ramach działalności kasę. Dodatkowo jednym z podstawowych warunków jest to, aby rozpoczęcie ewidencjonowania na kasie nie przekroczyło ustawowych terminów.

Pozostałe warunki które muszą być razem spełnione aby przedsiębiorcy przysługiwała ulga na zakup kasy to:

  • posiadanie dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
  • dokonanie pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania (najczęściej wystarczy jeden dzień przed fiskalizacją),
  • dokonanie zgłoszenia o miejscu instalacji kasy we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym, w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Wartość ulgi na kasę fiskalną wynosi 90% wartości kasy, jednak zarazem nie może przekroczyć 700 zł.

 

Ciekawostka!

Wielu z przedsiębiorców korzystających z ulgi na zakup kasy fiskalnej myśli, że w związku z otrzymaniem częściowego zwrotu będzie musiało pomniejszyć zaksięgowany już koszt zakupu kasy. Jednak nie ma takiej potrzeby. Ulga polega na tym, że oprócz zaksięgowania zakupu kasy jako koszt, dodatkowo można skorzystać z ulgi, która wynosi max. 700 zł.

 

Wykorzystanie ulgi na kasę fiskalną czynni podatnicy VAT wykazują w deklaracji VAT-7.

O zwrot części wartości zakupionej kasy mogą się jednak ubiegać również podatnicy VAT zwolnieni. W związku z tym, że nie są oni zobowiązani do składania okresowych deklaracji VAT-7 zgłaszają chęć skorzystania z ulgi na wniosku zaadresowanym do naczelnika właściwego dla nich urzędu skarbowego. Na zwrot oczekują oni do 25 dni.

 

Ciekawostka!

Ulga na zakup kasy fiskalnej to nie jedyna z możliwości, które pozwalają odzyskać przedsiębiorcom część środków finansowych poniesionych w związku z działalnością firmy. Czynni podatnicy VAT mogą skorzystać z ulgi na złe długi w sytuacji, gdy wykazali podatek VAT należny od sprzedaży a nie uzyskali faktycznej zapłaty od klienta. Nowym przedsiębiorcom przysługują również obniżone składki ZUS przez okres 24 miesięcy. Dodatkowo mali podatnicy znajdujący się w trudnej sytuacji finansowej mogą skorzystać z pomocy de minimis, która nie ogranicza się do możliwości skorzystania z jednorazowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych o wartości powyżej 3500 zł, ale również obejmuje takie zagadnienia jak możliwość odroczenia terminu zapłaty zobowiązań podatkowych oraz umorzenia odsetek naliczonych od zaległości podatkowych.

Ustalenie wyniku finansowego na podstawie KPiR, rzetelność i niewadliwość

Kiedy KPiR jest rzetelna i niewadliwa

Rzetelność podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest zachowana, jeżeli zapisy w niej odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponieważ nie ma ludzi nieomylnych rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza pewien zakres błędów, które nie naruszą rzetelności księgi. Błędy o których mowa to:

  1. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
  2. brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
  3. błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
  4. podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
  5. błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.

Natomiast niewadliwość księgi polega głównie na prowadzeniu jej zgodnie z przepisami. Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna więc spełniać przede wszystkim wymogi opisane w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej KPIR, a szczególnie dotyczy to zgodności księgi ze wzorem jaki dołączony jest to wyżej wspomnianego rozporządzenia.

Nierzetelne prowadzenie KPiR grozi nałożeniem na przedsiębiorcę kary grzywny, której kwota może wynieść nawet 240 stawek dziennych ustalanych przez sąd. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym karze grzywny podlega także tan podatnik, który prowadzi księgi wadliwie.

Ustalanie wyniku finansowego na koniec roku i w trakcie roku

W księdze przychodów i rozchodów ujmuje się zarówno przychody jak i koszty podatkowe, związane z prowadzoną działalnością. Są to podstawowe elementy składajace się na dochód firmy. Zgodnie z obowiązującymi w kraju przepisami każda osoba prowadząca działalność ma obowiązek rozliczyć się z podatku obliczanego na podstawie uzyskiwanych dochodów (w uproszczeniu przychody - koszty). KPiR prowadzą przedsiębiorcy, którzy wybrali uproszczoną formę księgowości, a podatek dochodowy płacą na zasadach ogólnych (według skali: 18% a po przekroczeniu progu 32%) lub liniowy (19%). Wyboru formy opodatkowania dokonuje się bezpośrednio podczas rejestracji działalności na wniosku CEIDG-1.

Rozliczenie w trakcie roku - zaliczka na podatek dochodowy

Prowadzący jednoosobową działalność przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku rozliczania się z tytułu podatku dochodowego już w trakcie roku. Polega to na miesięcznym lub kwartalnym wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany okres prowadzenia działalności.

 

Ciekawostka!

Czynni podatnicy VAT mogą rozliczać się z podatku dochodowego kwartalnie a z podatku VAT miesięcznie lub odwrotnie. Nie ma obowiązku przyjęcia jednolitej zasady rozliczeń dla obu podatków.

 

Podstawą obliczenia wartości zaliczki jest wielkość osiągniętych przychodów i kosztów ustalonych na podstawie zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

 

Uwaga!

Zaliczki na podatek dochodowy (zasady ogólne i podatek liniowy) ustalane są narastająco, czyli brane są pod uwagę zarówno koszty jak i przychody od początku roku do okresu, za który wyliczana jest zaliczka. Dlatego też na końcu każdej z kart prowadzonej księgi wyliczane są zarówno sumy danej karty jak i suma wartości poszczególnych kolumn od początku roku.

Ciekawostka!

Przedsiębiorca może wybrać formę zaliczek uproszczonych. Ich wielkość ustalana jest na podstawie wyników z roku ubiegłego lub z przed dwóch lat. Przy zaliczkach uproszczonych podatek dochodowy co miesiąc płaci się w tej samej wysokości. Nie ma więc obowiązku wyliczania zaliczki na podstawie bieżących przychodów i kosztów. Oczywiście na koniec roku dochód i podatek będą ustalane na podstawie rzeczywistej wielkości przychodów i kosztów w danym roku.

Rozliczenie KPiR na koniec roku

Po zakończeniu danego roku podatkowego przychodzi dla przedsiębiorców czas na podsumowujące rozliczenie podatku dochodowego. W rozliczeniu rocznym prowadzący działalność ujmuje przychód i koszt danego roku, jak również wykazane i zapłacone zaliczki okresowe dotyczące rozliczeń z tytułu podatku dochodowego.

 

Uwaga!

Czynni podatnicy VAT dla celów podatku dochodowego rozliczają się z kwot netto wprowadzonych do KPiR. Wartości podatku VAT nie wykazuje się w deklaracjach rocznych podatku dochodowego (PIT-36 czy PIT-36L). Podatek VAT bowiem nakłada oddzielny obowiązek rozliczeń. Dlatego też czynni podatnicy VAT poza prowadzeniem PKPiR zobowiązani są do prowadzenia Rejestru sprzedaży VAT i Rejestru zakupów VAT, na podstawie których rozliczają się z urzędem skarbowym z podatku VAT.

Ciekawostka!

Rozliczenie roczne pozwala na skorzystanie z różnego rodzaju ulg obniżających dochód lub podatek. Przykładowe ulgi to: ulga prorodzinna, internetowa, rehabilitacyjna. Korzystanie z ulg przysługuje po spełnieniu określonych odrębnymi przepisami warunków.

 

Rozliczenia rocznego przedsiębiorca dokonuje do końca kwietnia kolejnego roku, składając deklarację roczną i opłacając podatek z niej wynikający.

Ciekawostka!

W przypadku podatku dochodowego przedsiębiorca rozlicza się z danego roku. Wartości nie łączą się więc z kolejnymi okresami, dlatego też ważne jest aby przychody i koszty zostały w zaksięgowane do PKPiR w roku, w którym nakazują przepisy podatkowe. Natomiast już w przypadku podatku VAT zachowana jest ciągłość. Nie ma rozliczeń rocznych a jedynie okresowe (również miesięczne i kwartalne).