Czy wydanie kopii akt osobowych pracownika jest obowiązkiem pracodawcy?

Przez dekady działy kadr w każdym przedsiębiorstwie prowadziły akta pracowników w formie papierowej i nikt nie zajmował się zapewnieniem bezpieczeństwa danych znajdujących się w tych dokumentach. Do akt mieli dostęp niemal wszyscy, a otrzymanie kopii dokumentów nie stanowiło żadnego problemu. Obecnie, po nowelizacjach Kodeksu pracy i implementacji przepisów RODO, dostęp do akt pracownika nie jest oczywisty – nawet jeżeli domaga się tego sam zainteresowany. Czy wydanie kopii akt osobowych na wniosek pracownika jest obowiązkiem przedsiębiorcy?

Dekada na przechowanie dokumentów

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (nazywane również w przepisach dokumentacją pracowniczą). Choć przepisy pozostawiają obecnie przedsiębiorcy względną swobodę wyboru formy przechowywania akt, żaden pracodawca nie może zrezygnować z zupełnego gromadzenia dokumentów dotyczących zatrudnienia i ich przechowywania. Typowe akta składają się z trzech części:

1. część A – w której znajdują się dokumenty związane z procesem rekrutacji (np. przesłane przez pracownika CV);
2. część B – w której znajdują się dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (np. wnioski urlopowe);
3. część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. dokumenty dotyczące świadectwa pracy wydanego pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy).

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie tradycyjnej (papierowej) albo w formie elektronicznej. W myśl aktualnych przepisów Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres zatrudnienia pracownika oraz dodatkowo przez okres 10 lat liczonych od daty ustania zatrudnienia. 

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zadbanie o bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów, zarówno w zakresie rodzaju informacji przetwarzanych w związku ze stosunkiem pracy zgodnie z przepisami RODO, jak i w zakresie zapewnienia ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Zakaz dostępu osób trzecich nie oznacza jednakże, że przedsiębiorca lub działający w jego imieniu pracownik zatrudniony w dziale kadr może odmówić dostępu do dokumentacji samemu zainteresowanemu pracownikowi. 

Wydanie kopii akt osobowych - obowiązek pracodawcy

Od niedawna przepisy Kodeksu pracy regulują wprost zasady dostępu pracowników do ich akt osobowych. Regulacja nie pozostawia żadnych wątpliwości – pracownik może złożyć wniosek o wydanie dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek uwzględnić.

Wniosek o wydanie kopii akt osobowych może dotyczyć ich całości lub części.

Żądanie wydania kopii akt może zostać złożone przez:

1. pracownika;
2. byłego pracownika (niezależnie od sposobu ustania zatrudnienia – przykładowo pracownik zwolniony bez wypowiedzenia z jego winy również ma prawo dostępu do swoich akt osobowych);

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika:

1. dzieci pracownika, jego małżonka oraz dzieci przysposobione przez pracownika;
2. przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (za wyjątkiem dzieci przyjętych w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka); 
3. małżonka pracownika (wdowę i wdowca); 
4. rodziców pracownika.

Dokumenty mogą zostać wydane również osobie upoważnionej przez pracownika do ich odbioru. Upoważnienie powinno mieć formę pisemną.

Kopia dokumentów bez opłaty i bez uzasadnienia

Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o wydanie dokumentacji. We wniosku pracownik może wskazać, czy jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych, czy też ich części (na przykład poprzez wskazanie poszczególnych dokumentów).

W przypadku osób innych niż pracownik (np. dzieci czy małżonka) pracodawca ma prawo żądania przedstawienia dokumentu stanowiącego podstawę wniosku – aktu zgonu pracownika oraz dokumentu stwierdzającego więź pomiędzy zmarłym pracownikiem a wnioskodawcą (np. aktu urodzenia czy wyroku sądu o przysposobieniu). Również w przypadku krewnych pracodawca nie ma prawa domagania się wskazania przyczyny wniosku – jeżeli osoba uprawniona złoży wniosek o wydanie dokumentacji, pracodawca jest zobowiązany go zrealizować.

Za wydanie dokumentów pracodawca nie może domagać się żadnej opłaty, w tym również opłaty związanej z faktycznym sporządzeniem kopii.

Pracodawca nie może pobierać opłaty w żadnej formie, niezależnie od jej nazwy (np. opłata manipulacyjna czy opłata za wykonanie kserokopii).

Sposób rozpoznania wniosku o wydanie kopii akt osobowych jest uzależniony od tego, w jakiej formie pracodawca przechowuje akta.

Jeżeli akta osobowe są przechowywane w formie papierowej, pracodawca może wydać pracownikowi ich kopię:

1. w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
2. w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli akta są przechowywane w formie elektronicznej, dokumenty mogą zostać wydane:

1. w postaci elektronicznej, albo
2. w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Termin na wydanie dokumentów jest ograniczony i wynosi 30 dni kalendarzowych liczonych od dnia wpływu wniosku. Trzydziestodniowy termin jest taki sam dla wszystkich kategorii wnioskodawców. Jeżeli pracodawca nie wyda wnioskodawcy żądanych dokumentów we wskazanym powyżej terminie, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą. 

Wniosek pracownika włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.