Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy potrzebna jest korekta świadectwa pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zatrudnienie pracownika i powinno zawierać szczegółowe informacje dotyczące tego stosunku pracy. Dokument ten jest oświadczeniem wiedzy, a nie woli, zatem nie kształtuje praw, ani ich nie pozbawia. Szczegółowe informacje dotyczące tego, jaką treść powinno zawierać świadectwo pracy, zostały zapisane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 Nr 60, poz. 282 z późn. zm.). Sprawdźmy zatem, w jakiej sytuacji powinna być przeprowadzona korekta świadectwa pracy.

Jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy (kp) w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca powinien jak najszybciej sporządzić i wręczyć pracownikowi świadectwo pracy. Jeśli następuje zakończenie stosunku pracy i nie ma zamiaru kontynuowania zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę, to pracownikowi powinno być przedłożone świadectwo pracy. W treści tego dokumentu powinny znaleźć się:

  • informacje dotyczące okresu trwania umowy o pracę,

  • rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowiska,

  • tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

  • inne informacje niezbędne do ustalenia dla pracownika uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Dodatkowo w dokumencie tym zamieszcza się dopisek o zajęciu wynagrodzenia za pracę zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym. Jeśli pracownik zgłosi pracodawcy prośbę, co do zamieszczenia w świadectwie pracy informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia, to należy je podać.

Zgodnie z § 4 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. 2016 poz. 2292) pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego.

Korekta świadectwa pracy – kiedy należy ją przeprowadzić?

Sprostowanie świadectwa pracy, które zawiera błędne informacje, może nastąpić w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Wówczas pracownik składa pracodawcy wniosek o jego sprostowanie. Warto zaznaczyć, że w treści świadectwa pracy powinno zostać zawarte pouczenie o możliwości wystąpienia o sprostowanie świadectwa pracy. Pracownik powinien dokładnie sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i je zakwestionować, jeśli jest wadliwe.

W przypadku uznania wadliwości dokumentu przez pracodawcę wydaje on w ciągu 7 dni nowe świadectwo pracy z prawidłowymi zapisami. Jeśli pracodawca negatywnie rozpatrzy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, wówczas pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania powyższego zawiadomienia od pracodawcy. Warto dodać, że pracodawca może poinformować o swojej decyzji w kwestii sprostowania świadectwa pracy w formie elektronicznej lub papierowej.

Co w przypadku, gdy pracownik dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie po wydaniu świadectwa pracy?

W treści świadectwa pracy powinny znaleźć się również informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych z ubezpieczenia społecznego. W szczególności chodzi o wskazanie okresów nieskładkowych i składkowych, które są niezwykle istotne przy ustalaniu uprawnień emerytalnych i rentowych. Warto przypomnieć, że zgodnie z informacjami zawartymi na stronie internetowej ZUS okresy składkowe to okresy zatrudnienia i okresy pracy wykonywanej oraz okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości określonej w przepisach o organizacji i finansowaniu ubezpieczeń społecznych, w przepisach ustawy emerytalnej, przepisach o adwokaturze, przepisach o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu oraz w przepisach o pomocy społecznej od 15 listopada 1991 r. do 31 grudnia 1998 r. Zatem do powyższych okresów zaliczane są okresy:

Do okresów nieskładkowych zaliczane są okresy, które wliczane są przy ustalaniu prawa do emerytury czy renty i należą do nich m. in. okresy pobierania:

  • zasiłku chorobowego,

  • wynagrodzenia chorobowego,

  • świadczenia rehabilitacyjnego,

  • zasiłku opiekuńczego.

W przypadkach, w których pracodawcy nie są pewni, które okresy są zaliczane jako nieskładkowe, warto odwołać się do art. 7 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 2017 poz. 1383).

W świadectwie pracy powinny zostać zapisane daty przebywania na zwolnieniu lekarskim i pobierania świadczeń, w związku z okresem chorobowym, a także liczba dni, za które wypłacano zasiłek chorobowy lub wynagrodzenie chorobowe. Wszystkie okresy nieskładkowe powinny być zapisane w ust. 4 pkt 10 świadectwa zgodnie z chronologią.

Zatem jeśli pracownik w dniu wystawienia świadectwa pracy przebywał na zwolnieniu lekarskim, taka informacja powinna znaleźć się w jego świadectwie. Natomiast w sytuacji, w której pracownik w dniu rozwiązania umowy o pracę świadczył pracę, a następnie przebywał na zwolnieniu lekarskim i dostarczył pracodawcy zaświadczenie lekarskie po sporządzeniu świadectwa pracy, taka informacja nie wymaga zmiany świadectwa pracy. Pracownik ten powinien otrzymać wynagrodzenia za przepracowany dzień. Natomiast jego niezdolność do pracy powstała po pracy w tym dniu, zatem nie otrzyma świadczenia chorobowego za ten dzień i nie będzie miał podstaw do sprostowania świadectwa pracy.

Przykład 1.

10 stycznia 2018 roku pracownik wykonywał swoje normalne obowiązki pracownicze na terenie zakładu pracy, jednak w trakcie dnia otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę i jednocześnie przy wyjściu z pracy otrzymał świadectwo pracy. 15 stycznia 2018 roku pracownik przedstawił pracodawcy zwolnienie lekarskie od 10 stycznia 2018 roku do 20 stycznia 2018 roku. W tej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku dokonania korekty świadectwa pracy z uwagi na to, że zwolnienie lekarskie zostało dostarczone do pracodawcy po wydaniu świadectwa pracy. Natomiast pracownik był zdolny do pracy tego dnia i wykonywał swoje obowiązki.

Przykład 2.

Pracownica była zatrudniona w firmie do 30 kwietnia 2018 roku. 11 maja 2018 roku do pracodawcy dotarło zwolnienie lekarskie obejmujące okres chorobowy od 30 kwietnia 2018 roku do 21 maja 2018 roku. Pracodawca sporządził świadectwo pracy 30 kwietnia 2018 roku i przesłał je pocztą do pracownicy. Z uwagi na to, że 30 kwietnia 2018 roku pracownica była na zwolnieniu lekarskim, należy dokonać korekty świadectwa pracy. Pracownica nie była zdolna do pracy tego dnia i pobrała świadczenie chorobowe za ten czas.

Pracodawca, który sporządza sprostowanie świadectwa pracy, powinien wskazać stosowną datę skorygowanego świadectwa i nie może być to data oryginału świadectwa. Ponadto należy dodać pismo przewodnie wraz z informacją o powodach korygowania świadectwa i zakresem dokonanych w nim zmian. Pracodawca powinien również wezwać pracownika do zwrotu poprzedniego, błędnie wydanego świadectwa pracy.

Warto przypomnieć, że informacje zawarte w świadectwie pracy wpływają na nabycie uprawnień pracowniczych u następnego pracodawcy i świadczenia z ubezpieczeń społecznych.

Podsumowując, należy podkreślić, iż korekta świadectwa pracy wykonywana jest z uwagi na wyraźne błędy popełnione przez pracodawcę przy sporządzaniu powyższego dokumentu. Wobec powyższego pracownik powinien niezwłocznie sprawdzić wszystkie informacje w otrzymanym świadectwie pracy. Pracownik w terminie 7 dni od wydania mu świadectwa pracy może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W przypadku odmowy pracodawcy do wydania skorygowanego świadectwa pracy pracownik może wnieść pozew do sądu pracy o sprostowanie świadectwa.

W kwestii dostarczeniu zaświadczenia lekarskiego po wydaniu świadectwa pracy co do zasady pracodawca nie ma takiego obowiązku, jeśli pracownik był zdolny do pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę. W przypadku, w którym pracownik w dniu rozwiązania umowy o pracę przebywał na zwolnieniu lekarskim i pobierał świadczenie chorobowe lub wynagrodzenie chorobowe, natomiast zaświadczenie lekarskie dostarczył po wydaniu świadectwa pracy, pracodawca powinien sprostować świadectwo pracy.

Warto dodać, że w prezydenckim projekcie nowelizacji kp zaproponowano, iż w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, pracownik będzie miał roszczenie o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy. W sytuacji, w której pracodawca nie wykona orzeczenia sądu w powyższym zakresie, pracownik będzie mógł wystąpić do sądu pracy z roszczeniem wydania wyroku zastępującego świadectwo pracy.