Mimo iż każda zarejestrowana w Polsce firma posiada nr REGON to nie wszyscy wiedzą do czego on służy. Czym jest nr REGON? Kto go wydaje i w jakim celu? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
REGON - czyli Rejestr Gospodarki Narodowej
Wyjaśniając czym jest i do czego służy nr REGON warto rozszyfrować najpierw sam skrót REGON, który jest akronimem Rejestru Gospodarki Narodowej. Rejestr REGON to ogólnopolska baza firm prowadzona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, której pełna nazwa brzmi Krajowy Rejestr Urzędowych Podmiotów Gospodarki Narodowej. W jakim celu jest on prowadzony? Istnieje przede wszystkim dlatego, że stanowi podstawowe źródło informacji o podmiotach gospodarczych zarejestrowanych w Polsce. Warto również zaznaczyć, że jest on na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu zawsze znajdują się w nim wyłącznie najbardziej aktualne informacje.
Czym jest nr REGON?
Sam nr REGON to numer identyfikacyjny konkretnego przedsiębiorstwa, pod którym widnieje ono w Krajowym Rejestrze Urzędowych Podmiotów Gospodarki Narodowej. Obecnie składa się na niego 9 cyfr, których znaczenie jest ściśle określone. Warto jednak wiedzieć, że początkowo nr REGON zbudowany był krótszy i składał się z 7 cyfr. Wprowadzenie 9-cyfrowego nr REGON wymusiło jednoczesne rozbudowanie starych numerów, w przypadku których na początku dodano dwa zera. Zmiana ta przeprowadzona została w celu ujednolicenia numeracji.
Kto wydaje nr REGON?
Nr REGON posiada każda firma zarejestrowana w Polsce, a jego uzyskanie jest jednym z obowiązków przedsiębiorcy rejestrującego działalność. Jaka instytucja wydaje nr REGON? Od samego początku jego istnienia odpowiedzialny jest za to Główny Urząd Statystyczny i jego 16 oddziałów terenowych mających siedzibę w każdy województwie. Warto również wiedzieć, że wniosek o wydanie nr REGON jest bezpłatny niezależnie od tego, jaką formę prawną przyjmie nowe przedsiębiorstwo. Kwestia ta wpływa jednak na sposób ubiegania się o nadanie nr REGON, co wynika z różnic w sposobie rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej, a przykładowo spółki handlowej. W obu przypadkach jednak informacja o nadaniu nr REGON wysyłana jest przez GUS pocztą na adres podany przez przedsiębiorcę we wniosku. Termin oczekiwania na nadanie REGON wynosi zazwyczaj kilka dni, jednak należy pamiętać, że w tym czasie przedsiębiorstwo może funkcjonować bez żadnych ograniczeń.
Budowa nr REGON
Obecnie nr REGON składa się z 9 cyfr, których ciąg jest logicznie uzasadniony i spełnia warunki prowadzenia Krajowego Rejestru Urzędowych Podmiotów Gospodarki Narodowej. Dwie pierwsze cyfry nr REGON to wyróżnienie terytorialne. Sześć kolejnych stanowi natomiast tzw. numer seryjny. Ostatnia cyfra to cyfra kontrolna. Istotny jest również fakt, że nr REGON jest unikalny i przypisywany na stałe do danego przedsiębiorstwa.
Które podmioty podlegają wpisowi do rejestru REGON?
Wspomniano już, że rejestr REGON obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce. W związku z tym o nadanie nr REGON wystąpić muszą:
- osoby prawne,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej,
- jednostki lokalne wyżej wymienionych podmiotów, np. filie, czy oddziały.
W jaki sposób uzyskać nr REGON?
Wspomniano już, że nr REGON jest wydawany przez Główny Urząd Statystyczny na podstawie wniosku złożonego przez przedsiębiorcę. Nie oznacza to jednak, że każdorazowo wniosek ten jest kolejną formalnością, którą musi spełnić nowy przedsiębiorca. Wynika to z faktu, że rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej dokonuje się w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej na druku CEIDG-1, co jest jednoznaczne z uzyskaniem wpisu do rejestru REGON. Rejestracja w CEIDG jest bardzo wygodna ponieważ można jej dokonać zarówno online, jak i we właściwym urzędzie gminy, a oprócz wystąpienia o nr REGON wiąże się również z oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania, zgłoszeniem płatnika ubezpieczeń społecznych oraz zgłoszeniem do Urzędu Skarbowego w sprawie PIT. Inaczej wygląda procedura wnioskowania o nr REGON w przypadku rejestracji działalności funkcjonujących w pozostałych formach prawnych, ponieważ w ich przypadku wymagane jest uzyskanie wpisu do KRS. Oznacza to, że przedsiębiorca nie rejestruje się w CEIDG, a co za tym idzie musi złożyć osobny wniosek do GUS o wpis do rejestru REGON na druku RG-1.
Do czego służy nr REGON?
Wiedząc czym jest i kto wydaje nr REGON warto sprawdzić również do czego on tak właściwie służy. W pierwszej kolejności należy jednak stwierdzić, że aktualnie jego znaczenie jest dużo mniejsze niż jeszcze kilkanaście lat temu. Jest to związane z faktem, że od 2009 roku REGON nie jest wymagany w obrocie urzędowym. Oznacza to, że nie jest obowiązkowy w przypadku wystawiania faktur, czy dokumentów składanych do urzędu skarbowego i ZUS. Nie ma również konieczności, by umieszczać go na firmowych pieczątkach. Do czego zatem służy nr REGON? Przede wszystkim wykorzystuje się go do:
- rejestracji przez osobę prawna (np. spółkę akcyjną) znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej;
- odnalezienia i zidentyfikowania w bazie REGON informacji dotyczących konkretnego przedsiębiorstwa - nr REGON pozwala sprawdzić dane takie jak nazwa przedsiębiorstwa, imię, nazwisko i PESEL właściciela, numer NIP, rodzaj działalności, adres siedziby firmy, forma prawa przedsiębiorstwa, przewidywana liczba zatrudnionych, a także data powstania i ewentualnego zawieszenia lub zakończenia działalności. Warto jednak pamiętać, że baza ma obecnie charakter czysto informacyjny;
- celów statystycznych - to właśnie dzięki nr REGON Główny Urząd Statystyczny jest w stanie w prosty sposób sposób zebrać rzetelne informacje na temat struktury rynku, a także liczby przedsiębiorstw w gospodarce, czy konkretnej branży. Oprócz tego w oparciu o bazę REGON GUS wysyła do wybranych firm ankiety, umożliwiające mu tworzenie raportów na dany temat, np. ankieta koniunktury gospodarczej w handlu. Otrzymanie tego typu ankiety wiąże się z obligatoryjnym udzieleniem odpowiedzi w określonym terminie. Nie należy jednak obawiać się ogromu dodatkowych obowiązków, ponieważ GUS wysyła tego typu kwestionariusze tylko do wybranych przez siebie podmiotów i robi to maksymalnie raz w roku.
Wiedzę dotyczącą zasad uzyskiwania nr REGON oraz jego przeznaczenia powinien posiadać nie tylko każdy przedsiębiorca, ale również każda osoba zamierzająca założyć własną działalność gospodarczą. Wynika to z faktu, że mu go posiadać każda firma zarejestrowana na terenie kraju.
