Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest ugoda administracyjna?

Organ administracji publicznej rozpatrzy wniesioną przez ciebie sprawę, a następnie w sposób władczy zadecyduje, tj. wyda decyzję administracyjną – pozytywną lub negatywną. To reguła, od której wyjątkiem jest możliwość zawarcia ugody administracyjnej. W jakich okolicznościach i na jakich zasadach taka ugoda administracyjna jest dopuszczalna w prawie administracyjnym?

Strony ugody administracyjnej

Ugodę mogą zawrzeć wyłącznie strony postępowania administracyjnego. Nie zawiera się jej zatem z organem administracji, przed którym toczy się postępowanie. Instytucja ta została przewidziana dla takich spraw administracyjnych, w których występują co najmniej dwie strony i mają w tej sprawie sporne interesy nadające się do rozstrzygnięcia poprzez zawarcie ugody.

Stroną postępowania administracyjnego jest natomiast każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Stronami mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nieposiadające osobowości prawnej.

Jednocześnie należy zauważyć, że zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z 17 listopada 1988 r., IV SA 855/88: Strony postępowania mogą w jego toku zawrzeć ugodę na zasadach określonych w art. 114 i n. KPA, jednakże nie dotyczy to uczestników postępowania na prawach strony, gdyż ich udział w postępowaniu ma charakter jedynie procesowy.

Czy ugodę można zawrzeć w każdej sprawie administracyjnej?

Po nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego z 2017 r. nie obowiązuje już wymóg stosowania ugody, tylko jeżeli przyczyni się to do uproszczenia lub przyspieszenia postępowania.

Niemniej jednak nie w każdej sprawie administracyjnej możliwe jest zawarcie ugody. Konieczne jest jednoczesne spełnienie następujących przesłanek:

  • ugoda może być zawarta wyłącznie w takiej sprawie administracyjnej, która jest załatwiana w drodze decyzji administracyjnej – dlatego też np. ugoda zawarta przed geodetą w postępowaniu rozgraniczeniowym nie będzie ugodą administracyjną;

  • sprawa administracyjna musi się toczyć – zawarcie przez strony ugody przed wszczęciem postępowania, bez jego wszczynania, jak również po doręczeniu decyzji – nie będzie wywoływało skutków ugody administracyjnej (czyli np. taka ugoda nie będzie miała mocy decyzji);

  • ugoda może być zawarta wyłącznie w ramach postępowania, którego przedmiotem jest merytoryczne rozpoznanie sprawy – nie ma zatem możliwości zawarcia ugody w postępowaniu o stwierdzenie nieważności [B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wyd. 15, Warszawa 2017];

  • za takim rozstrzygnięciem sprawy powinien przemawiać jej charakter – chodzi w tym wypadku o takie sprawy, w których występują co najmniej dwie strony, których prawa lub obowiązki są sporne;

  • zastosowaniu ugody administracyjnej w danej sprawie nie sprzeciwia się przepis prawa – taka sytuacja występuje natomiast w postępowaniu wywłaszczeniowym (art. 118 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 1997 r., nr 115, poz. 741, tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 121)).

Dodatkowo przesłanką dopuszczalności ugody jest złożenie przed organem administracji zgodnego oświadczenia o zamiarze zawarcia ugody. Organ nie może nakazać stronom polubownego załatwienia ich spraw.

Procedura zawarcia ugody przed organem administracji

Ugoda administracyjna może być zawarta przed organem administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze, do czasu wydania przez organ decyzji w sprawie.

Jeżeli istnieją przesłanki do zawarcia ugody, organ odroczy wydanie decyzji i wyznaczy stronom termin do jej zawarcia, pouczając strony o trybie i skutkach takiego działania. Mogą one wnioskować o skrócenie lub przedłużenie wyznaczonego terminu.

W przypadku, gdy jedna ze stron zawiadomi organ o odstąpieniu od zamiaru zawarcia ugody lub jeżeli strony nie dotrzymują terminu wyznaczonego przez organ administracji publicznej do jej zawarcia – podejmie on postępowanie w sprawie i rozstrzygnie ją w drodze decyzji administracyjnej. W takim wypadku strony utracą prawo do zawarcia ugody. Uznaje się jednak, że można złożyć wniosek o przywrócenie tego terminu.

Ugodę sporządza upoważniony pracownik organu administracji publicznej w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego, na podstawie zgodnych oświadczeń stron. Jeżeli ugoda administracyjna jest sporządzana w formie pisemnej, oświadczenia składa się przed upoważnionym pracownikiem organu. Przed jej podpisaniem odczytuje się stronom jej treść, by zagwarantować, że nie zostały do niej wprowadzone żadne elementy, których strony nie zaakceptowały. Za niedopuszczalne uznaje się zawarcie ugody w formie ustnej. Jej oryginał zostaje w urzędzie, a stronom doręcza się odpisy.

Co istotne, ugoda wymaga zatwierdzenia przez organ administracji publicznej, przed którym została zawarta. Odmówi on zatwierdzenia ugody, jeżeli zawiera ona elementy naruszające prawo, nieuwzględniające stanowiska organu, którego konsultacja była konieczna albo naruszające interes społeczny bądź słuszny interes stron. Zatwierdzenie bądź odmowa zatwierdzenia ugody następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Postanowienie w tej sprawie powinno być wydane w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia ugody. Zatwierdzona wywiera ona takie same skutki, jak decyzja wydana w toku postępowania administracyjnego.

W przypadku, gdy ugoda zawarta została w toku postępowania odwoławczego, z dniem, w którym stało się ostateczne postanowienie ją zatwierdzające, traci moc decyzja organu pierwszej instancji.

Ugoda administracyjna przed mediatorem

Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego z 2017 r. wprowadziła do postępowania administracyjnego nową instytucję – mediację. Od tego momentu ugodę administracyjną strony mogą zawrzeć nie tylko przed organem administracji, lecz także przed mediatorem.

Jeżeli strony wyrażą zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji i odracza sprawę do dwóch miesięcy. Mediatora wybierają strony uczestniczące w mediacji, a jeżeli tego nie zrobiły, wybiera go sam organ.

Ważne!
Od 2017 r. ugodę administracyjną można zawrzeć również przed mediatorem. W tym celu organ administracji odroczy wydanie decyzji administracyjnej do dwóch miesięcy.

Mediator powinien być bezstronny, a sama mediacja prowadzona w sposób niejawny. Mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z jej prowadzeniem, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z jej przebiegu.

Mediator tak prowadzi mediację, by dążyć do polubownego rozwiązania sporu, w tym przez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych.

Jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.