Dokumenty potwierdzające eksport towarów a wpływ na stawkę 0% VAT

Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na handel z krajami spoza Unii Europejskiej. Przedsiębiorca, który zaczyna przygodę z eksportem towarów, musi mieć świadomość, jak ważne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji z tym związanej. Jak ważne znaczenie w eksporcie towarów ma właściwa dokumentacja? Jakie dokumenty potwierdzające eksport towarów umożliwiają zastosowanie stawki 0% VAT? Na te i inne pytania odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Co to jest eksport towarów?

Zgodnie z art. 2 pkt 8 Ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o VAT, poprzez eksport towarów należy rozumieć dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez:

1. dostawcę lub na jego rzecz, lub
2. nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia lub zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych

– jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych.

Eksportem towarów będzie więc faktyczny (fizyczny) wywóz towarów z kraju UE do państw spoza UE. Wywóz towarów może nastąpić w drodze transportu albo wysyłki poza terytorium UE i może on być wykonany przez samego dostawę albo na jego rzecz bądź też przez nabywcę lub na jego rzecz. To jednak nie wszystko.

Eksport towarów, a więc wywóz towarów poza terytorium UE musi być potwierdzony przez urząd celny. Eksporter lub inny podmiot dokonujący eksportu towarów musi mieć dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza obszar Wspólnoty UE.

Jest to o tyle ważne, że gwarantuje podatnikowi zastosowanie stawki 0% VAT. Jednak nie chodzi tylko o to. Komplet dokumentacji udowadniającej wystąpienie eksportu jest zabezpieczeniem na wypadek kontroli celno-skarbowej, skarbowej lub innej.

Warto więc wiedzieć, jakie dokumenty stanowią potwierdzenie eksportu towarów.

Dokumenty potwierdzające eksport towarów a wpływ na stawkę 0% VAT

Nawiązując do art. 41 ust. 6 ustawy o VAT, eksport towarów opodatkowany jest stawką 0% VAT, jeżeli podatnik (sprzedawca, eksporter) przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (25. dzień następnego miesiąca) otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE.

Jeżeli jednak podatnik nie otrzymał dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium UE, wówczas nie wykazuje on tej dostawy towarów w ewidencji i deklaracji JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy, lecz w okresie następnym, stosując stawkę podatku 0% VAT. Musi jednak w tym następnym okresie dysponować dokumentem potwierdzającym wywóz towarów przed upływem terminu do złożenia deklaracji i ewidencji VAT za ten następny okres (czyli ponownie do 25. dnia kolejnego miesiąca). 

Jeżeli jednak polski przedsiębiorca nie otrzyma go również w tym następnym okresie, wówczas taką dostawę towarów musi opodatkować stawką VAT właściwą dla sprzedaży tego towaru w Polsce. Jeżeli eksporter towarów otrzyma po ww. terminach dokument celny potwierdzający wywóz towarów poza UE, wówczas ma prawo do korekty ewidencji i deklaracji JPK_V7 w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał ten dokument.

Stawkę 0% VAT podatnik może zastosować także wtedy, gdy wywóz towarów nastąpi w terminie późniejszym niż 6 miesięcy, jednak dany wywóz towarów w tym późniejszym terminie musi być uzasadniony specyfiką realizacji tego rodzaju dostaw potwierdzoną warunkami dostawy, w których określono termin wywozu towarów.

Potwierdzenie odbioru towaru przez kontrahenta

Pierwszym nietypowym przypadkiem, jaki warto zasygnalizować, jest dysponowanie przez podatnika fakturą oraz potwierdzeniem odbioru towaru przez kontrahenta w konkretnej postaci. Co na to Fiskus?

W interpretacji indywidualnej z 25 października 2023 roku (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.406.2023.2.GK) wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stwierdzono, że: „[…]:

• faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonany eksport;
• potwierdzenie odbioru towaru przez kontrahenta, przy czym tego rodzaju potwierdzenie może przybrać zarówno formę korespondencji pisemnej, jak i elektronicznej (mailowej) z kontrahentem, zawierającej oświadczenie o odbiorze przez niego towarów będących przedmiotem dostaw zrealizowanych w danym okresie, ze wskazaniem danych umożliwiających identyfikację poszczególnych dostaw (w szczególności mogą to być takie dane jak: nazwa kontrahenta, numer faktury i data jej wystawienia, wartość faktury, wewnętrzny numer referencyjny, numer dokumentu dostawy, data i adres dostawy, data płatności). W przypadku potwierdzenia w formie korespondencji elektronicznej będziecie Państwo przesyłali kontrahentowi wiadomość e-mail z zestawieniem zrealizowanych dostaw, a kontrahent będzie odsyłał Państwu odpowiedź mailową zawierającą potwierdzenie, że dostawy te zostały otrzymane. Potwierdzenie to może być zawarte w treści wiadomości e-mail lub stanowić załącznik do takiej wiadomości zawierający listę dostaw z podpisem kontrahenta

– nie stanowi dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium UE, o których mowa w art. 41 ust. 6 i ust. 6a ustawy. W konsekwencji na podstawie wymienianych w opisie sprawy dokumentów, o których mowa w zestawie dokumentów, nie mogą Państwo zastosować stawki VAT w wysokości 0% przewidzianej dla eksportu towarów. […]”.

Komunikat IE 529, potwierdzenie oraz list przewozowy

Kolejny przypadek to podatnik, który ma możliwość wygenerowania z platformy komunikatu IE 529 potwierdzającego rozpoczęcie procedury wywozu, ponieważ nie jest stroną transakcji i nie zleca firmie kurierskiej transportu towaru, nie ma tym samym możliwości uzyskania potwierdzenia wywozu towaru poza Unię Europejską – komunikatu IE-599.

Podatnik ma następujące dokumenty potwierdzające eksport towarów:

1. komunikat IE 529 potwierdzający rozpoczęcie procedury wywozu,
2. „Confirmation” – podpisane przez odbiorcę potwierdzenie otrzymania towarów,
3. „Packing list” – podpisany przez odbiorcę list przewozowy zawierający spis transportowanego towaru wraz ze wskazaniem adresu wysyłki (Polska) i adresu dostawy (kraj poza Unią Europejską).

Powyższe dokumenty niepodważalnie wskazują, że towar został wywieziony poza granice Unii Europejskiej i dotarł do klienta mającego siedzibę poza granicą Unii Europejskiej. Co na to Fiskus?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2023 roku (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.224.2023.2.JSZ) odpowiedział, że: „[…] Posiadane przez Państwa dokumenty, dotyczące transakcji objętych pytaniami nr 1 i 2 wniosku, nie są dokumentami o charakterze urzędowym, mają one jedynie charakter informacyjny. W przypadkach, o których mowa we wniosku, to nie właściwy organ celny krajowy lub innego państwa członkowskiego, lecz podmiot gospodarczy, tj. Platforma w sytuacji, o której mowa w pytaniu nr 1 wniosku lub odbiorca towarów w transakcji, o objętej pytaniem nr 2 wniosku, potwierdzają wywóz poza terytorium UE. Tym samym, ww. dokumenty nie są dokumentami potwierdzającymi wywóz towarów poza terytorium UE, o których mowa w art. 41 ust. 6 i ust. 6a ustawy. W konsekwencji na podstawie dokumentów opisanych we wniosku nie mogą Państwo zastosować stawki VAT w wysokości 0% przewidzianej dla eksportu towarów. […]”.

Organ wyjaśnił również, że zgłoszenie wywozu towarów poza obszar celny UE składane jest wyłącznie elektronicznie z wykorzystaniem systemu AES. Zgłoszenia wywozu w postaci komunikatu IE-515 dokonuje eksporter do właściwego urzędu wywozu. Natomiast urząd celny graniczny, poprzez który towar wychodzi poza UE w momencie, gdy ten towar opuści obszar UE, przesyła do urzędu celnego wywozu komunikat IE-518 o wynikach kontroli towaru. Gdy urząd celny wywozu otrzyma ten komunikat, wówczas AES generuje komunikat IE-599. Komunikat ten przesyłany jest zgłaszającemu towar do eksportu.

Zatem to dokument IE-599 jest potwierdzeniem celnym, że zgłaszający faktycznie dokonał wywozu towarów poza terytorium UE. Warto podkreślić, że może zostać wydany nie tylko przez polskie organy celne, ale także przez organy celne innego kraju UE, jeżeli w tym kraju odbyła się odprawa celna danego towaru.

Tak więc dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium UE to:

• elektroniczny komunikat IE 599 otrzymany w systemie AES,
• wydruk ww. komunikatu potwierdzony przez właściwy organ celny,
• elektroniczny komunikat IE 599 otrzymany poza systemem AES, jeżeli jego autentyczność jest zapewniona.

Faktura, WZ, CMR, wydruki kurierskie, pozostałe

Następny przypadek obejmuje sytuację, w której podatnik przeważnie dysponuje elektronicznym komunikatem IE-599. Zdarzają się jednak przypadki, w których dysponuje tylko poniższymi dokumentami: „[…]:

• dokumentacja, obejmująca w szczególności kopię faktury oraz dokument WZ (zawierające specyfikację sztuk ładunku) wraz z podpisanymi przez nabywcę dokumentami przewozowymi CMR otrzymanymi od przewoźnika (firmy spedycyjnej) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa trzeciego;
• dokumentacja, obejmująca w szczególności kopię faktury oraz dokument WZ (zawierające specyfikację sztuk ładunku) wraz z wygenerowanym przez Spółkę i wydrukowanym dokumentem z portali internetowych firm kurierskich (w ramach tzw. systemów śledzenia przesyłek kurierskich), do których dostęp posiada Spółka, potwierdzającym dostarczenie towarów do odbiorcy poza terytorium UE;
• dokumentacja, obejmująca w szczególności kopię faktury oraz dokument WZ (zawierające specyfikację sztuk ładunku) wraz z przesłanym Spółce przez firmę kurierską mailowo zbiorczym zestawieniem w formie elektronicznej potwierdzającym doręczenie przesyłki na terytorium państwa trzeciego. […]”.

Tym razem Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 3 sierpnia 2022 roku (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.232.2022.1.MR) zgodził się z podatnikiem, że ww. dokumenty będą go uprawniały do zastosowania stawki 0% dla eksportów towarów. Podobne stanowisko do powyższego zostało przedstawione także przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 grudnia 2017 roku (sygn. I FSK 825/17).

W kolejnej sprawie podatnik dysponował fakturą zawierającą m.in. nazwy i liczbę sprzedawanych towarów oraz indywidualny numer zamówienia. Ponadto miał dostęp do systemu kontrahenta, w którym znajdują się informacje potwierdzające konkretne zamówienie, w tym m.in.: 

• unikatowy numer zamówienia („Purchase Order”, „PO number”);
• unikatowy numer przewozowy przesyłki (Tracking Number);
• status przesyłki (Tracking Status);
• dane klienta, w tym adres dostawy (Consumer);
• datę odbioru przesyłki przez klienta (Delivery Date). 

Do każdego zamówienia podatnik ma generowany z systemu kontrahenta dokument VAT Report oraz zrzuty ekranu (dokumenty PDF w przypadku niektórych przewoźników) ze stron internetowych przewoźników potwierdzające dostarczenie zamówienia do klienta detalicznego. Dostarczenie towaru do klienta kontrahenta potwierdzone jest komunikatem „Doręczono”/„Przesyłka doręczona” zawierającym datę i godzinę doręczenia. Podatnik niestety nie będzie dysponować komunikatem IE 599.

Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w tym konkretnym przypadku stwierdził, że: „[…] Posiadane przez Państwa dokumenty nie są dokumentami o charakterze urzędowym, mają one jedynie charakter informacyjny. W tym konkretnym przypadku to nie właściwy organ celny, lecz przewoźnicy działający na zlecenie Kontrahenta (renomowane firmy prowadzące działalność gospodarczą na całym świecie) potwierdzają wywóz poza terytorium UE. 

Tym samym, ww. dokumenty nie są dokumentami potwierdzającymi wywóz towarów poza terytorium UE, o których mowa w art. 41 ust. 6 i ust. 6a ustawy. W konsekwencji na podstawie dokumentów opisanych we wniosku nie mogą Państwo zastosować stawki VAT w wysokości 0% przewidzianej dla eksportu towarów. […]”.