Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki prawa handlowego co do zasady jest związane z obowiązkiem składania okresowych sprawozdań finansowych. Dokumenty tego rodzaju obrazują stan majątkowy przedsiębiorstwa, a ich nieterminowe złożenie może wiązać się z karą pieniężną. Jak wygląda poprawne złożenie sprawozdania finansowego do KRS?
Sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający uporządkowane dane dotyczące bieżącej sytuacji majątkowej określonego podmiotu gospodarczego. Zgodnie z treścią art. 45 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Obecnie obowiązek sporządzania i terminowego składania sprawozdań finansowych dotyczy:
- firm zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości (np. ze względu na wysokość przychodów lub status prawny),
- firm, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Kto musi składać sprawozdanie finansowe?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego może dotyczyć nie tylko spółek prawa handlowego (zarówno osobowych, jak i kapitałowych), lecz także osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze wpisane do CEIDG. Forma prowadzenia działalności nie odgrywa żadnej roli, jeśli chodzi o ustalenie obowiązku sprawozdawczości. Decydujące znaczenie ma tutaj metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów w firmie.
Okazuje się, że nie wszystkie spółki prawa handlowego są zobowiązane do składania sprawozdań finansowych. Będzie tak chociażby w przypadku spółek jawnych i partnerskich, których roczne przychody są mniejsze niż równowartość 2 mln euro. W takiej sytuacji należy jednak złożyć do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego. Termin na złożenie ww. dokumentu to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Przykład 1.
Spółka z o.o. nie osiągnęła w 2022 roku żadnych przychodów, nie wygenerowała też żadnych kosztów i prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Czy spółka będzie miała obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do KRS za rok 2022?
Tak, ponieważ spółki z o.o. mają obowiązek corocznego składania sprawozdań finansowych, nawet gdy nie osiągnęły żadnego zysku w danym roku obrotowym.
Przykład 2.
Spółka partnerska rozlicza się na podstawie ksiąg rachunkowych. Rok obrotowy spółki rozpoczyna się zawsze 1 sierpnia i kończy 31 lipca. W 2022 roku spółka osiągnęła roczny przychód w kwocie odpowiadającej 750 000 euro. Czy w tej sytuacji spółka musi sporządzać sprawozdanie finansowe za 2022 rok, a jeśli tak, to do kiedy ma czas na jego złożenie?
W tej sytuacji spółka partnerska nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, ponieważ jej przychód za 2022 rok jest mniejszy niż równowartość kwoty 2 mln euro. Spółka musi jednak złożyć do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego i ma na to czas do końca stycznia 2024 roku (przez 6 miesięcy od końca roku obrotowego).
Termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Podmiot, który jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego, ma tylko 3 miesiące na podjęcie odpowiednich działań. Termin ten liczony jest od dnia bilansowego – w sytuacji, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, upłynie on dokładnie 31 marca. Powyższy termin nie jest tożsamy z terminem do złożenia sprawozdania do KRS. Sporządzone sprawozdanie musi zostać najpierw zatwierdzone przez odpowiednie organy – najczęściej przez walne zgromadzenie wspólników lub wszystkich wspólników. Roczne sprawozdanie musi być zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego – jeśli rok obrotowy przedsiębiorstwa pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to należy zatwierdzić dokument najpóźniej 30 czerwca.
Przykład 3.
Spółka jawna jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2022 rok. Rok obrotowy spółki rozpoczyna się 1 kwietnia i kończy się 31 marca każdego roku. Do kiedy spółka powinna przesłać sprawozdanie do KRS?
W tej sytuacji sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone najpóźniej do 30 czerwca 2023 roku, a więc w ciągu 3 miesięcy od zakończenia danego roku obrotowego.
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Wskutek nowelizacji przepisów, które obowiązują od 1 października 2018 roku, sprawozdania finansowe można składać do KRS wyłącznie drogą elektroniczną. Dotyczy to również wszelkiego rodzaju wniosków i pism sądowych wysyłanych do KRS.
Sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w tzw. formie ustrukturyzowanej, a więc jednolitej dla wszystkich podmiotów, które są zobowiązane do składania tego dokumentu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może sporządzić sprawozdania finansowego w dowolnym formacie komputerowym. Sprawozdanie musi zostać stworzone w formacie XML, który umożliwia opisanie danych znacznikami. Pamiętajmy, że omawiany dokument musi zostać podpisany elektronicznie (w ramach aktywnego profilu zaufanego albo poprzez elektronicznie kwalifikowany podpis elektroniczny) przez:
- kierownika jednostki oraz
- osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).
Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta. Jeśli chodzi o uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, a także uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty, to te dokumenty mogą być przesłane w formie skanów załączanych do wysyłanego sprawozdania.
Dla ułatwienia rząd stworzył elektroniczne narzędzie, dzięki któremu można samodzielnie przygotować prawidłowe sprawozdanie finansowe. Możemy je odnaleźć na stronie www.podatki.gov.pl.
Sprawozdanie finansowe najprościej i najszybciej wysłać za pośrednictwem systemu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/). Oczywiście wcześniej należy zarejestrować dany podmiot w tym systemie i utworzyć dla niego konto. Po zalogowaniu się należy kliknąć pole „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, następnie „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” oraz „Dodaj zgłoszenie”. System poprosi o wpisanie numeru KRS podmiotu, który składa sprawozdanie i następnie samodzielnie ściągnie informacje o przedsiębiorstwie. Kolejnym krokiem jest nazwanie zgłoszenia (np. „Sprawozdanie finansowe za 2023”). We wskazanym polu trzeba uzupełnić daty, których dotyczy dane zgłoszenie, oraz wybrać rodzaj zgłoszenia – „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”. Następnie należy dołączyć wszystkie wymagane dokumenty, na czele z podpisanym elektronicznie sprawozdaniem sporządzonym w pliku XML.
Ostatnim etapem jest zapisanie zgłoszenia poprzez kliknięcie opcji „Zapisz” i jego zweryfikowanie poprzez kliknięcie opcji „Weryfikuj”. System samodzielnie udostępni listę osób, które mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do RDF, wraz z ich numerami PESEL. Użytkownik może wybrać siebie jako osobę podpisującą zgłoszenie albo przekazać ją innej osobie po wskazaniu jej adresu e-mail. Złożenie dokumentów bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych zgodnie z powyższą instrukcją jest całkowicie bezpłatne.
W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS w terminie bądź niezachowanie jego obowiązkowej formy elektronicznej grozi grzywna (od 10 do 720 stawek dziennych), kara ograniczenia wolności (od 1 miesiąca do 2 lat), postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS, ustanowienie kuratora. Ukarany może zostać kierownik jednostki, tj. osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu (wspólnik spółki osobowej albo członek zarządu spółki kapitałowej). W praktyce KRS w pierwszej kolejności informuje kierownictwo przedsiębiorstwa o niedopełnieniu obowiązku przesłania sprawozdania finansowego i wyznacza dodatkowy termin na spełnienie tej powinności (z reguły wynosi on 1 tydzień lub 2 tygodnie, licząc od chwili odebrania wezwania z sądu).
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS - podsumowanie
Obowiązek corocznego składania sprawozdania finansowego do KRS dotyczy większości podmiotów wpisanych do KRS, a niekiedy także i osób prowadzących działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG. Sprawozdanie musi być sporządzone w pliku XML, opatrzone podpisami elektronicznymi odpowiednich osób i wraz z odpowiednimi dokumentami wysłane elektronicznie do KRS. Brak wypełnienia powyższego obowiązku może oznaczać odpowiedzialność finansową i karną dla kierownictwa przedsiębiorstwa.
