Poradnik Przedsiębiorcy

Reprezentacja firmy - przedstawicielstwo, pełnomocnictwo, prokura

Każdy przedsiębiorca w trakcie prowadzenia działalności na pewno nie raz spotkał się z takimi terminami jak przedstawicielstwo, pełnomocnictwo czy prokura. Choć wszystkie dotyczą tego samego aspektu prawnego, a mianowicie umocowania (czyli nadania kompetencji) do dokonywania określonych czynności prawnych, i są ze sobą związane, to jednak występują między nimi pewne różnice i nierzadko stosowanie któregoś z nich  jest narzucone przez prawo. Jak powinna wyglądać reprezentacja firmy i jakie formy może przyjmować? 

Reprezentacja firmy - przedstawicielstwo

Przedstawicielstwo jako reprezentacja firmy jest instytucją prawną, można powiedzieć, podstawową wśród trzech wymienionych - pozostałe dwie się od niej wywodzą. Przedstawicielstwo zostało uregulowane w dziale VI kodeksu cywilnego. Polega na tym, że przedstawiciel dokonuje czynności prawnej z osobą trzecią na rzecz reprezentowanego, wywołując tym samym skutek bezpośrednio w jego sferze prawnej.

W stosunku tym występują więc trzy podmioty:

  • przedstawiciel, który otrzymuje od reprezentowanego umocowanie do dokonywania czynności prawnych w jego imieniu,

  • reprezentowany, który udziela umocowania przedstawicielowi, ale sam bezpośrednio nie bierze udziału w czynności prawnej,

  • osoba trzecia, z którą przedstawiciel dokonuje czynności prawnej  imieniu reprezentowanego, czyli nie wywiera ona skutku dla przedstawiciela, ale dla reprezentowanego.

Kodeks cywilny zastrzega, że czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, o ile nie zakazuje tego ustawa lub właściwość czynności prawnej (oznacza to, że istnieją sytuacje, kiedy czynności prawnych nie można dokonywać przez przedstawicieli - przykładowo zgodnie z art. 108 k.c. pełnomocnik nie może dokonywać czynności prawnych “z samym sobą”).

Skutki czynności prawnej powstaną dla reprezentowanego, jeśli zostanie ona dokonana w granicach umocowania. Umocowanie jest więc kompetencją do dokonywania określonych czynności prawnych w imieniu i na rzecz reprezentowanego i może przysługiwać z mocy ustawy lub na podstawie oświadczenia woli reprezentowanego.

Kodeks cywilny w celu ułatwienia obrotu gospodarczego wprowadza domniemanie, zgodnie z którym osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Tak więc kasjer lub doradca klienta w banku czy innej instytucji nie musi przedkładać klientom umocowania do wykonywania swojej pracy, jednak już przedstawiciel handlowy, działający poza siedzibą przedsiębiorstwa, ma taki obowiązek.

Prawo polskie rozróżnia więc dwa źródła umocowania i według tego kryterium  dzieli przedstawicielstwo na:

  1. pełnomocnictwo - źródłem umocowania jest jednostronne oświadczenie woli reprezentowanego (mocodawcy),

  2. przedstawicielstwo ustawowe - źródłem umocowania są inne zdarzenia prawne niż czynność prawna reprezentowanego.

Przedstawicielstwo ustawowe

Źródłem przedstawicielstwa ustawowego jest, jak zostało wskazane powyżej i jak wynika z samej nazwy, ustawa. Przedstawiciel ustawowy dokonuje czynności prawnych w imieniu podmiotu (osoba fizyczna lub firma), który nie może działać osobiście. Jego kompetencje wynikają z natury danego stosunku prawnego czy też z orzeczenia sądu.

Przykładowo, przedstawiciel ustawowy będzie działał (na podstawie ustawy bądź orzeczenia sądowego) w sytuacji trwałego lub przejściowego ograniczenia lub braku zdolności do czynności prawnych osób bezpośrednio zainteresowanych lub w przypadku nieobecności tych osób w kraju.

Przedstawicielami ustawowymi z mocy ustawy są rodzice małoletniego dziecka, opiekunowie, kuratorzy czy wspólnicy reprezentujący członków spółki cywilnej. 

Reprezentacja firmy - pełnomocnictwo

Taka reprezentacja firmy została uregulowana w Kodeksie cywilnym w artykułach 98-108.

Strony pełnomocnictwa

Stronami pełnomocnictwa są pełnomocnik i mocodawca. Mocodawca ma pełną swobodę w wyborze pełnomocnika, którym może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna. Wymogiem najważniejszym jest jednak zdolność do czynności prawnych, może być to jednak zdolność ograniczona. Tego typu reprezentacja firmy może być udzielona w dowolnej formie, jednak ustawa przewiduje dwa wyjątki od tej zasady:

  1. jeśli pełnomocnictwo zawiera umocowanie do dokonania czynności prawnej, dla której pod sankcją nieważności została przewidziana forma szczególna, to musi ono być zawarte w takiej samej formie (np. pełnomocnictwo do zakupu lub sprzedaży nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego),

  2. jeśli ustawa przewiduje szczególną formę dla niektórych rodzajów pełnomocnictw (np. pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności). 

Rodzaje pełnomocnictwa

Wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictw:

  1. Ogólne - obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, nie można więc udzielić pełnomocnictwa dla wykonywania wszystkich czynności prawnych (także tych przekraczających czynności zwykłego zarządu). Czynności prawne wykraczające poza zwykły zarząd to takie, dla których ustawodawca przewidział pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne. Należy je zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

  1. Rodzajowe - obejmuje umocowanie do dokonywania określonej kategorii czynności prawnych. Dopuszczalne jest więc w sytuacji, kiedy ma być dokonana czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu i gdy nie jest jeszcze wymagane pełnomocnictwo szczególne.

  1. Szczególne - dotyczy indywidualnie oznaczonej czynności prawnej. Musi być udzielone w takiej formie, jakiej prawo wymaga dla dokonania tej czynności. Można go udzielić w odniesieniu do wszystkich typów czynności prawnych, niemających ściśle osobistego charakteru.

W sytuacji, gdy pełnomocnik zawiera umowę bez odpowiedniego umocowania lub przekraczając jego zakres, aby umowa była ważna, musi zostać potwierdzona przez mocodawcę. Druga strona może wyznaczyć mocodawcy odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu umowa nie obowiązuje, a pełnomocnik obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo może wygasnąć:

  1. jeśli nastąpią okoliczności wskazane w treści pełnomocnictwa (np. został określony termin ustania pełnomocnictwa; udzielono pełnomocnictwa szczególnego dla dokonania jednej czynności prawnej i ta czynność została dokonana),

  2. jeśli zostanie odwołane - odwołanie jest jednostronną czynnością prawną, ale wymaga zakomunikowania pełnomocnikowi. Mocodawca może w każdym czasie i bez uzasadnienia odwołać pełnomocnictwo, może się jednak zrzec tego uprawnienia z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa,

  3. na skutek śmierci pełnomocnika,

  4. co do zasady na skutek śmierci mocodawcy - mocodawca może jednak zastrzec w pełnomocnictwie, że w przypadku jego śmierci umocowanie nie wygasa,

  5. jeśli pełnomocnik zrzeknie się pełnomocnictwa,

  6. jeśli pełnomocnik całkowicie utraci zdolność do czynności prawnych.

W razie wygaśnięcia umocowania pełnomocnik musi zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Jeżeli jednak pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność prawna jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Wielość pełnomocników

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Natomiast jeżeli mocodawca sam ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pełnomocników, których pełnomocnik sam dla mocodawcy ustanowił.

Reprezentacja firmy - prokura

Instytucja prokury została zdefiniowana w art. 109(1) k.c. Jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura jest więc szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, które może być ustanowione tylko przez przedsiębiorców podlegających wpisowi do KRS. Ponadto zakres umocowania wynika z samej ustawy, a nie z woli reprezentowanego.

Udzielenie prokury

Udzielić prokury może tylko przedsiębiorca (w rozumieniu art. 43(1) k.c.), podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeśli nie ma obowiązku wpisu do rejestru (co wynika z ustawy o KRS bądź innej), to nawet jeśli dany podmiot jest wpisany do KRS, nie będzie mógł udzielić prokury.

Prokurentem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokury udziela się jednostronną czynnością prawną przedsiębiorcy, zawsze w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Należy pamiętać, że do prokury nie stosuje się art. 99 § 1 k.c., dotyczącego szczególnej formy czynności prawnej. 

Ważne!

Udzielenie i wygaśnięcie prokury powinno być zgłoszone do rejestru przedsiębiorców KRS. W zgłoszeniu o udzieleniu prokury należy określić jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej także sposób jej wykonywania. Prokurent powinien zaś złożyć własnoręczny podpis wraz z dopiskiem wskazującym na prokurę.

Zakres prokury

Prokura odnosi się do stosunków między przedsiębiorcą i innymi podmiotami. Nie ma ona zastosowania do działań w sferze wewnętrznych relacji przedsiębiorcy. Prokurent więc jest umocowany do dokonywania czynności prawnych (zarówno materialnoprawnych, jak i procesowych) i do odbioru oraz składania oświadczeń woli w imieniu i na rzecz spółki. Reprezentacja firmy może być sprawowana przed sądami, organami samorządowymi i państwowymi, może zawierać umowy, udzielać i zaciągać kredyty, przyjmować darowizny itp.

Niektóre czynności jednak są wyłączone z zakresu prokury: do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Takie pełnomocnictwo może oczywiście otrzymać prokurent.

Prokurent a osoby trzecie

Nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, o ile ustawa nie stanowi inaczej. Oznacza to, że osoba trzecia może dokonywać z prokurentem wszelkich czynności bez względu na ich rodzaj i charakter, a czynności te będą ważne i skuteczne, o ile nie są sprzeczne z ustawą i nie mają na celu jej obejścia. Przedsiębiorca w ramach umowy o pracę może nałożyć na prokurenta ograniczenia (dotyczące np. zakazu dokonywania niektórych czynności bez jego zgody), jednak jeśli prokurent mimo wszystko dokona jakiejś czynności, na którą powinien był otrzymać zgodę od przedsiębiorcy, to będzie ona ważna, gdyż owe wewnętrzne ograniczenia ustalone między przedsiębiorcą a prokurentem nie będą miały znaczenia dla osoby trzeciej.

Rodzaje prokury

Wyróżnia się następujące rodzaje prokury:

  1. Prokura udzielona kilku prokurentom oddzielnie - każdy prokurent działa samodzielnie w zakresie określonym przez ustawę,

  2. Prokura łączna - przedsiębiorca ustanowił kilku prokurentów i w różny sposób ustalił zakres prokury dla każdego z nich,

  3. Prokura oddziałowa - jest ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (nie obejmuje więc całości czynności prawnych związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy).

Wygaśnięcie prokury

Tego typu reprezentacja firmy może wygasnąć w przypadku:

  1. jej odwołania (nie można zastrzec nieodwołalności prokury),

  2. wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, a także ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy,

  3. śmierci prokurenta (ale nie przedsiębiorcy czy utraty przez niego zdolności do czynności prawnych),

  4. zrzeczenia się prokury przez prokurenta (o ile nic innego nie wynika ze stosunku łączącego prokurenta z mocodawcą),

  5. utraty pełnej zdolności do czynności prawnych prokurenta.