Poradnik Przedsiębiorcy

Reprezentacja firmy - przedstawicielstwo, pełnomocnictwo, prokura

Każdy przedsiębiorca w trakcie prowadzenia działalności na pewno nie raz spotkał się z takimi terminami jak przedstawicielstwo, pełnomocnictwo czy prokura. Choć wszystkie dotyczą tego samego aspektu prawnego, a mianowicie umocowania (czyli nadania kompetencji) do dokonywania określonych czynności prawnych, i są ze sobą związane, to jednak występują między nimi pewne różnice i nierzadko stosowanie któregoś z nich  jest narzucone przez prawo. Jak powinna wyglądać reprezentacja firmy i jakie formy może przyjmować? 

Reprezentacja firmy - przedstawicielstwo

Przedstawicielstwo jako reprezentacja firmy jest instytucją prawną, można powiedzieć, podstawową wśród trzech wymienionych - pozostałe dwie się od niej wywodzą. Przedstawicielstwo zostało uregulowane w dziale VI kodeksu cywilnego. Polega na tym, że przedstawiciel dokonuje czynności prawnej z osobą trzecią na rzecz reprezentowanego, wywołując tym samym skutek bezpośrednio w jego sferze prawnej.

W stosunku tym występują więc trzy podmioty:

  • przedstawiciel, który otrzymuje od reprezentowanego umocowanie do dokonywania czynności prawnych w jego imieniu,

  • reprezentowany, który udziela umocowania przedstawicielowi, ale sam bezpośrednio nie bierze udziału w czynności prawnej,

  • osoba trzecia, z którą przedstawiciel dokonuje czynności prawnej  imieniu reprezentowanego, czyli nie wywiera ona skutku dla przedstawiciela, ale dla reprezentowanego.

Kodeks cywilny zastrzega, że czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, o ile nie zakazuje tego ustawa lub właściwość czynności prawnej (oznacza to, że istnieją sytuacje, kiedy czynności prawnych nie można dokonywać przez przedstawicieli - przykładowo zgodnie z art. 108 k.c. pełnomocnik nie może dokonywać czynności prawnych “z samym sobą”).

Skutki czynności prawnej powstaną dla reprezentowanego, jeśli zostanie ona dokonana w granicach umocowania. Umocowanie jest więc kompetencją do dokonywania określonych czynności prawnych w imieniu i na rzecz reprezentowanego i może przysługiwać z mocy ustawy lub na podstawie oświadczenia woli reprezentowanego.

Kodeks cywilny w celu ułatwienia obrotu gospodarczego wprowadza domniemanie, zgodnie z którym osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Tak więc kasjer lub doradca klienta w banku czy innej instytucji nie musi przedkładać klientom umocowania do wykonywania swojej pracy, jednak już przedstawiciel handlowy, działający poza siedzibą przedsiębiorstwa, ma taki obowiązek.

Prawo polskie rozróżnia więc dwa źródła umocowania i według tego kryterium  dzieli przedstawicielstwo na:

  1. pełnomocnictwo - źródłem umocowania jest jednostronne oświadczenie woli reprezentowanego (mocodawcy),

  2. przedstawicielstwo ustawowe - źródłem umocowania są inne zdarzenia prawne niż czynność prawna reprezentowanego.

Przedstawicielstwo ustawowe

Źródłem przedstawicielstwa ustawowego jest, jak zostało wskazane powyżej i jak wynika z samej nazwy, ustawa. Przedstawiciel ustawowy dokonuje czynności prawnych w imieniu podmiotu (osoba fizyczna lub firma), który nie może działać osobiście. Jego kompetencje wynikają z natury danego stosunku prawnego czy też z orzeczenia sądu.

Przykładowo, przedstawiciel ustawowy będzie działał (na podstawie ustawy bądź orzeczenia sądowego) w sytuacji trwałego lub przejściowego ograniczenia lub braku zdolności do czynności prawnych osób bezpośrednio zainteresowanych lub w przypadku nieobecności tych osób w kraju.

Przedstawicielami ustawowymi z mocy ustawy są rodzice małoletniego dziecka, opiekunowie, kuratorzy czy wspólnicy reprezentujący członków spółki cywilnej. 

Reprezentacja firmy - pełnomocnictwo

Taka reprezentacja firmy została uregulowana w Kodeksie cywilnym w artykułach 98-108.

Strony pełnomocnictwa

Stronami pełnomocnictwa są pełnomocnik i mocodawca. Mocodawca ma pełną swobodę w wyborze pełnomocnika, którym może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna. Wymogiem najważniejszym jest jednak zdolność do czynności prawnych, może być to jednak zdolność ograniczona. Tego typu reprezentacja firmy może być udzielona w dowolnej formie, jednak ustawa przewiduje dwa wyjątki od tej zasady:

  1. jeśli pełnomocnictwo zawiera umocowanie do dokonania czynności prawnej, dla której pod sankcją nieważności została przewidziana forma szczególna, to musi ono być zawarte w takiej samej formie (np. pełnomocnictwo do zakupu lub sprzedaży nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego),

  2. jeśli ustawa przewiduje szczególną formę dla niektórych rodzajów pełnomocnictw (np. pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności). 

Rodzaje pełnomocnictwa

Wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictw:

  1. Ogólne - obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, nie można więc udzielić pełnomocnictwa dla wykonywania wszystkich czynności prawnych (także tych przekraczających czynności zwykłego zarządu). Czynności prawne wykraczające poza zwykły zarząd to takie, dla których ustawodawca przewidział pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne. Należy je zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

  1. Rodzajowe - obejmuje umocowanie do dokonywania określonej kategorii czynności prawnych. Dopuszczalne jest więc w sytuacji, kiedy ma być dokonana czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu i gdy nie jest jeszcze wymagane pełnomocnictwo szczególne.