Jak rozliczać czas pracy w delegacji, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Ruchomy czas pracy jest rozwiązaniem organizacyjnym pozwalającym elastycznie określać godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach. W obowiązujących przepisach prawa pracy nie uregulowano w sposób wyczerpujący zagadnienia rozliczania czasu pracy w przypadku odbywania przez pracowników objętych ruchomym czasem pracy podróży służbowych, co rodzi wątpliwości w zakresie prawidłowego postępowania w takich przypadkach.

Definicja czasu pracy

Jak stanowi art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Warto podkreślić, że pozostawanie w dyspozycji do wykonywania pracy jest pojęciem szerszym od pojęcia faktycznego jej wykonywania.

 

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 24 września 2020 roku (III PK 38/19)

Ustawodawca nie wiąże […] czasu pracy z czasem realnego, efektywnego świadczenia pracy, lecz z czasem pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, dlatego na czas pracy składa się nie tylko czas rzeczywistej pracy, lecz także okresy jej nieświadczenia, w których pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy […]. […] Podsumowując, z definicji zawartej w art. 128 § 1 kp można wyodrębnić dwa elementy czasu pracy. Pierwszy z nich to pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, a drugi to obecność w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oba te składniki, co do zasady, powinny wystąpić łącznie, aby można było stwierdzić, że dany okres jest uznawany za czas pracy. Zasadniczo, pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy oznacza pełną jego zdolność psychofizyczną i „gotowość do wykonywania pracy oraz poleceń kierownictwa pracy, zgodnie z zasadą podporządkowania”. 

Na czym polega ruchomy czas pracy? 

W art. 1401 § 1 i 2 kp wyróżniono dwa warianty tzw. ruchomego czasu pracy.

W wariancie pierwszym rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z nim są dla pracowników dniami pracy.

Przykład 1.

Pracownik świadczy pracę w ramach podstawowego systemu czasu pracy – przez 8 godzin na dobę, w dniach od poniedziałku do piątku. Godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach ustalono następująco:
poniedziałek – 7.00,
wtorek – 7.00,
środa – 8.00,
czwartek – 8.00,
piątek – 9.00.
 W wariancie drugim rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Przykład 2.

Pracodawca ustalił, że zatrudnieni u niego pracownicy mogą decydować, o której godzinie rozpoczynają pracę w danym dniu, przy czym rozpoczęcie pracy musi przypadać w przedziale od godziny 6.00 do godziny 8.00. Wpływa to odpowiednio na możliwe pory zakończenia pracy. Pracownik przystępujący do pracy o godzinie 6.00 zakończy ją o 14.00, pracownik, który zaczyna pracę o 7.00, pracować będzie do 15.00 itd.

Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami ruchomego czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dziennego i tygodniowego. We wspomnianych rozkładach czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1401 § 3 i 4 w związku z art. 132 i 133 kp).

Rozkłady ruchomego czasu pracy ustala się:

  1. w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy), albo
  2. w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Wspomniane rozkłady czasu pracy mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 5 kp).

 

Czas podróży służbowej

W myśl art. 775 § 1 Kodeksu pracy podróż służbowa, nazywana też popularnie delegacją, polega na przemieszczeniu się pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego.

 Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej (oraz ewentualnego pobytu w tej miejscowości) nie jest co prawda pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (por. art. 128 § 1 kp), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlega wliczeniu do jego normy (nie może być od niej odliczony). Natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma znaczenie o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku (patrz wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 23 czerwca 2005 roku, II PK 265/04).

Przykład 3.

Rozkład czasu pracy pracownika obejmuje wykonywanie pracy każdego dnia, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7.30 do 15.30. Pracownik odbył podróż służbową, rozpoczynając ją o godzinie 6.00 i przybywając do miejscowości, w której miał wykonać zadanie służbowe (rozmowy biznesowe z kontrahentami) o godzinie 9.00. Po zakończeniu wykonywania zadania pracownik udał się w podróż powrotną o godzinie 14.00 i zakończył ją o godzinie 17.00. W tym przypadku godziny od 6.00 do 7.30 oraz od 15.30 do 17.00, czyli czas przemieszczenia się do i z miejsca wykonania zadania służbowego, który nie pokrywał się z czasem pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy, nie podlega zaliczeniu do czasu pracy pracownika. 

Ruchomy czas pracy a podróż służbowa

Rozliczenie czasu pracy pracownika odbywającego podróż służbową, dla którego ustalono rozkład ruchomego czasu pracy w przedstawionym wyżej wariancie pierwszym, nie nastręcza większych problemów, gdyż w takim rozkładzie czasu pracy godziny rozpoczynania i kończenia pracy w danym dniu są sztywno określone (chociaż są to różne godziny w różnych dobach). Pracodawca będzie zatem mógł z łatwością ustalić, które konkretnie godziny podróży służbowej należy wliczyć do czasu pracy – będą to zawsze te godziny (czas), które przypadają na czas pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w danym dniu (o ile pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych).

Trudność pojawia się w odniesieniu do rozkładu ruchomego czasu pracy w wariancie drugim, w którym o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu, a w konsekwencji – również o godzinie zakończenia pracy, decyduje sam pracownik. Pojawia się pytanie, jaki przedział czasu (między jakimi godzinami danej doby) należy uznać wtedy za czas pracy. Zarówno w przepisach prawa pracy, jak i w orzecznictwie Sądu Najwyższego brak jest wskazówek, jak w takich przypadkach postąpić.

Wobec powyższego wydaje się, że dla pracodawcy najbezpieczniejszym z prawnego punktu widzenia byłoby stosowanie w każdym konkretnym przypadku takiego rozwiązania, które byłoby najkorzystniejsze dla pracownika, a więc zaliczanie do czasu pracy czasu podróży służbowej w największym możliwym zakresie.

Przykład 4.

Pracownik w ramach ruchomego czasu pracy może rozpoczynać pracę między godzinami 6.00 a 8.00 i kończyć ją, po 8 godzinach, czyli odpowiednio między 14.00 a 16.00. Pracownik odbył podróż służbową, wyjeżdżając z miejscowości, w której działa zakład pracy, o godzinie 5.00 i wracając do niej o 14.00. W tym przypadku najkorzystniejszym dla pracownika rozwiązaniem jest przyjęcie, że w analizowanym dniu godziną rozpoczęcia pracy była 6.00, gdyż dzięki temu za czas pracy zostanie uznane całe 8 godzin odpowiadające dobowej normie czasu pracy, czyli godziny od 6.00 do 14.00. Gdyby przyjęto, że godziną rozpoczęcia pracy była godzina późniejsza niż 6.00, czas pracy w analizowanym dniu byłby krótszy niż 8 godzin.  

Innym rozwiązaniem może być ustalenie dla wszystkich pracowników stałych godzin, które w razie podróży służbowej będą uznawane za czas ich pracy, i zapisanie tego ustalenia w wewnętrznych aktach prawa pracy obowiązujących u pracodawcy. Dzięki temu pracodawca zapewni równe traktowanie wszystkich pracowników w omawianym zakresie.

Przykład 5.

Pracownicy objęci ruchomym czasem pracy mogą, według własnego uznania, rozpoczynać pracę między godzinami 7.00 a 8.00 i kończyć ją odpowiednio (po przepracowaniu 8 godzin) – między 15.00 a 16.00. W układzie zbiorowym pracy ustalono, że w dniach odbywania przez tych pracowników podróży służbowych, dla celów rozliczania czasu pracy przyjmować się będzie, że rozkład czasu pracy przewiduje sztywne godziny pracy – od 7.30 do 15.30.

Wydaje się, że z organizacyjnego punktu widzenia najwłaściwszym rozwiązaniem w zakresie sposobu rozliczania czasu pracy pracowników objętych ruchomym czasem pracy jest zapisanie w wewnętrznych aktach normatywnych obowiązujących u pracodawcy, stałych godzin, które będą uznawane za godziny pracy, w razie odbywania przez takich pracowników podróży służbowych. Niemniej jednak to zagadnienie wymaga jednoznacznego uregulowania przez ustawodawcę.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów