Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej?

Ze względu na zasadę neutralności podatku VAT, a także regułę unikania podwójnego opodatkowania, każde państwo członkowskie zwraca wszystkim podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, wszelki VAT naliczony w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług na ich rzecz przez innych podatników w tym państwie członkowskim lub w odniesieniu do importu towarów do tego państwa członkowskiego, o ile takie towary i usługi są używane w celu dokonania transakcji podatnika związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dokonywanych poza terytorium państwa członkowskiego, w którym podatek jest należny lub został zapłacony, w odniesieniu do których VAT podlegałby odliczeniu, gdyby zostały one dokonane na terytorium tego państwa członkowskiego.

Zgodnie z postanowieniami wyżej przywołanych dyrektyw dokonywanie zwrotu podatku dla podatników z państw członkowskich Unii Europejskiej następuje na podstawie wniosku składanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem administracji podatkowej państwa członkowskiego siedziby.

Zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej od towarów i usług podmiotom zagranicznym regulują przepisy:

  • dyrektywy 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim oraz

  • trzynastej dyrektywy Rady 86/560/EWG z dnia 17 listopada 1986 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich odnoszących się do podatków obrotowych – warunki zwrotu podatku od wartości dodanej podatnikom niemającym siedziby na terytorium Wspólnoty.

Kto może ubiegać się o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej?

zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej mogą ubiegać się podatnicy, którzy w okresie, do którego odnosi się wniosek:

  • w państwie członkowskim zwrotu, na terytorium którego nabywali towary i usługi lub dokonywali importu do tego państwa członkowskiego, nie mieli ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których wykonywaliby transakcje gospodarcze albo, w przypadku braku siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu;

  • byli podatnikami w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług;

  • nie dokonywali wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku (poza transakcjami, o których mowa w art. 86 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług);

  • nie byli zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług.

Minimalne kwoty podatku, o zwrot których można wnioskować

Jeżeli wniosek o  zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej odnosi się do okresu zwrotu krótszego niż rok kalendarzowy, ale nie krótszego niż trzy miesiące, postulowana kwota zwrotu VAT nie może być mniejsza niż 400 EUR lub jej równowartości w walucie krajowej.

Jeżeli natomiast wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu wynoszącego rok kalendarzowy lub pozostałą część roku kalendarzowego, kwota VAT nie może być mniejsza niż 50 EUR lub jej równowartości w walucie krajowej.

Do kogo kierować wniosek?

Adresatem wniosku jest administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu. Wniosek składa się za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.

Termin złożenia wniosku o zwrot podatku

Wniosek musi być złożony nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Niedotrzymanie wskazanego wyżej terminu skutkuje utratą prawa do zwrotu zapłaconego podatku VAT.

Procedura składania wniosku o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej

Wniosek o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej należy złożyć przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przez system e-Deklaracje dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, wypełniając Interaktywny formularz (VAT-REF).

Po poprawnym wypełnieniu zostanie on przyjęty przez system e-Deklaracje, który następnie  automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (tzw. „UPO”), będące jednocześnie dowodem złożenia wniosku i potwierdzeniem terminu jego złożenia. Na potwierdzeniu „UPO” znajduje się też numer wniosku, pod którym został on zarejestrowany i pod którym będzie przekazany do realizacji do państwa członkowskiego zwrotu.

W przypadku nieprawidłowego wypełnieniu formularza, system e-Deklaracje odrzuci wniosek, podając komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże pozycje formularza, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. W tej sytuacji wystarczy dokonać koniecznych poprawek i ponownie przesłać wniosek.

Pomimo tego, że w formularzu należy podać adres pocztowy, to korespondencja dotycząca realizacji wniosku o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej od wartości dodanej będzie prowadzona wyłącznie drogą elektroniczną.

Polski urząd skarbowy, weryfikuje poprawność formalną wniosków, a po dodatkowym sprawdzeniu, czy podatnik w okresie, którego dotyczy wniosek, był uprawniony do uzyskania zwrotu podatku od wartości dodanej, tj. ustaleniu, czy:

  1. był podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ww. ustawy;

  2. nie dokonywał wyłącznie dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku innych niż transakcje, do których stosuje się art. 86 ust. 9 ww. ustawy;

  3. nie był zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ww. ustawy

  • przesyła wniosek do właściwego państwa członkowskiego zwrotu, który z kolei dokonuje ich realizacji.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku urząd skarbowy przekaże go do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania.

Jeżeli weryfikacja uprawnień wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu, doręczając je wnioskodawcy pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku. Informacja o wydaniu postanowienia będzie przesłana na wskazany adres e-mail.

Jaką walutę należy wpisać we wniosku?

We wniosku należy wpisać walutę obowiązującą w państwie członkowskim zwrotu oraz walutę wskazanego we wniosku rachunku bankowego.

Czy do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług?

Niekiedy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego on dotyczy. Wówczas należy to zrobić w formie elektronicznej. Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu. Wymagania państw członkowskich UE w tym zakresie można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów „Lista preferencji VAT-Refund / List of preferences VAT-Refund”.

Zgodnie z zamieszczoną na stronie Ministerstwa Finansów instrukcją, dokumenty należy umieścić w jednym załączniku, który spełnia następujące wymagania:

  • ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB,

  • zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG,

  • poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi, nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem,

  • pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem.

Administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu może kontaktować się z podatnikiem za pomocą środków komunikacji elektronicznej, gdy zażąda informacji i dalszych dodatkowych informacji dotyczących złożonego wniosku.

Termin, w jakim powinna zostać wydana decyzja

Państwo członkowskie zwrotu zawiadamia wnioskodawcę o decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia wniosku w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania. Jeżeli administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu zażąda dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku albo do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.

Czy możliwa jest korekta lub cofnięcie wniosku?

Wycofanie złożonego wniosku nie jest możliwe, natomiast korekta wniosku nie jest akceptowana przez wszystkie państwa członkowskie.

Pełnomocnik

Wniosek o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiej w imieniu podatnika może złożyć jego pełnomocnik. Składa on wówczas pełnomocnictwo w tym samym urzędzie skarbowym, co wniosek o zwrot podatku. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku niniejszej procedury nie ma zastosowania pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

Gdzie można uzyskać pomoc, gdy pojawią się problemy ze złożeniem wniosku?

Pomocy w sprawie sposobu złożenia wniosku o zwrot podatku VAT w państwie Unii Europejskiejod wartości dodanej udziela infolinia Krajowej Informacji Podatkowej systemu e-Deklaracje, czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8:15-16:15 (tel.: 801 055 055 i 22 330 03 30). Pytania można też kierować drogą elektroniczną (adres e-mail: info.e-deklaracje@mofnet.gov.pl).