Jak założyć stację paliw - praktyczne wskazówki

Na stacji benzynowej kierowcy kupują paliwa płynne - głównie benzyny, ale też olej napędowy czy gaz płynny. Większość stacji benzynowych w kraju oferuje usługi przez całą dobę, każdego dnia tygodnia. Dodatkowo można na nich kupić podstawowe produkty spożywcze czy akcesoria motoryzacyjne (oleje silnikowe, płyny chłodnicze i inne preparaty do samochodów oraz drobne części zamienne). Sprawdź, jak założyć stację paliw!

Wymagania wstępne związane z prowadzeniem stacji paliw

Wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wymaga uzyskania koncesji. Kwestie uzyskania koncesji regulują za to przepisy Ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne. Po pozytywnie wystawionej decyzji, Prezes Urzędu Regulacji Energetyki wydaje koncesję zainteresowanemu przedsiębiorcy.

Osoba, która może ubiegać się o koncesję:

1. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,

2. dysponuje środkami finansowymi w wielkości gwarantującej prawidłowe wykonywanie działalności bądź jest w stanie udokumentować możliwości ich pozyskania,

3. ma możliwości techniczne gwarantujące prawidłowe wykonywanie działalności,

4. zapewni zatrudnienie osób o właściwych kwalifikacjach zawodowych - dotyczy tankowania gazu płynnego, 

5. uzyskał decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu albo decyzję o ustaleniu lokalizacji inwestycji w zakresie budowy obiektu energetyki jądrowej, o której mowa w ustawie z dnia 29 czerwca 2011 r. o przygotowaniu i realizacji inwestycji w zakresie obiektów energetyki jądrowej oraz inwestycji towarzyszących, 

6. nie zalega z zapłatą podatków stanowiących dochód budżetu państwa, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległości podatkowych albo podatku lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu podatkowego.

Udzielenie koncesji może być uzależnione też od złożenia przez wnioskodawcę zabezpieczenia majątkowego w celu zaspokojenia roszczeń osób trzecich, mogących powstać wskutek niewłaściwego prowadzenia działalności objętej koncesją, w tym szkód w środowisku. Żądanie takiego zabezpieczenia jest określane przez organ koncesyjny przed wydaniem decyzji.

Koncesja wydawana jest na czas oznaczony (od 10 do 50 lat). Po uzyskaniu koncesji, przedsiębiorca prowadzący stację paliw wpisywany jest do bazy przedsiębiorstw posiadających koncesję na obrót paliwami ciekłymi. Podczas zakładania stacji paliw przedsiębiorca musi spełnić szereg wymagań lokalizacyjnych oraz zrealizować warunki związane z bezpieczeństwem obrotu i ochroną środowiska.

Więcej na ten temat można przeczytać w art. 131a Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie.

Określenie numeru PKD dla stacji paliw

W zależności od profilu prowadzonej stacji paliw, może być określona następującymi kodami PKD:

• 4730Z Sprzedaż detaliczna paliw do pojazdów silnikowych na stacjach paliw,

Podklasa ta obejmuje sprzedaż detaliczną:

• paliwa do pojazdów silnikowych,

• smarów i płynów chłodzących dla pojazdów silnikowych.

Natomiast przypadku sprzedaży innych wyrobów lub świadczenia dodatkowych usług będą to niżej wymienione nr PKD:

• 4711Z Sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności, napojów i wyrobów tytoniowych,

• 47.25Z Sprzedaż detaliczna napojów alkoholowych i bezalkoholowych prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach,

• 45.20Z – Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli (obejmuje mycie pojazdów).

Dopuszczalne formy prowadzenia stacji paliw

Prowadząc stację paliw, przedsiębiorca może to robić w dowolnej formie, poza spółką partnerską (która jest zarezerwowana dla wolnych zawodów).

Jak założyć stację paliw?

W zależności od wybranej działalności należy ją zarejestrować w CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna) lub w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki.

Najlepsza forma opodatkowania dla stacji paliw

Przedsiębiorca prowadzący stację paliw może wybrać spośród następujących form opodatkowania:

• zasady ogólne,

• podatek liniowy,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Osoby prowadzące stację paliw nie mogą opodatkować dochodów z działalności gospodarczej w formie karty podatkowej.

Opodatkowanie według zasad ogólnych jest opłacalne w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący stację paliw nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu podatkowego (85 528 zł dochodu). Korzystając z opodatkowania na zasadach ogólnych, podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg, z których nie może skorzystać podatnik podatku liniowego (np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem).

Z kolei rozliczając się ryczałtem, podatnik opłaca podatek tylko z osiągniętych przychodów. W przypadku prowadzenia stacji paliw stawka ryczałtu wynosi 3 % – od przychodów z działalności z tytułu sprzedaży towarów. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że nie może pomniejszać przychodu o koszty uzyskania, które w przypadku sprzedaży paliw stanowią istotne wydatki. Nie może także rozliczyć się z małżonkiem ani odliczyć ulgi na dzieci.

Stacja paliw - kwestie podatku VAT oraz kasy fiskalnej

Biorąc pod uwagę wysokie obroty stacji paliw oraz wielu klientów, którzy są podatnikami VAT, najlepiej jest prowadzić stację jako vatowiec. Konieczne także będzie zakupienie kasy rejestrującej. Przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej, podatnik ma możliwość uzyskania dofinansowania (90% wartości urządzenia nie więcej niż 700 zł. od zakupu netto kasy).

Składki ZUS stacji paliw

Jeżeli stacja paliw ma być prowadzona w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej, jawnej, komandytowej lub partnerskiej, przedsiębiorca musi zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS. Również wspólnicy z ww. spółek są płatnikami składek na własne ubezpieczenia.

Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi w 2018 roku 1163,39 zł, z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym - 1228,70 (ze składką na Fundusz Pracy).

Przedsiębiorca prowadzący agencję ubezpieczeniową może skorzystać z tzw. ulgi na start, która upoważnia przedsiębiorcę do opłacania składki zdrowotnej przez okres 6 miesięcy. W 2018 roku składka zdrowotna wynosi odpowiednio 319,94 zł - 9% podstawy wymiaru (do odliczenia 275,51 zł). Aby skorzystać z tej ulgi należy spełnić między innymi poniżej opisane warunki:

• podatnik jest osobą fizyczną,
• prowadzona przez niego działalność nie będzie mogła być wykonywana na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej osoba ta świadczyła pracę w ramach stosunku pracy lub też spółdzielczego stosunku prac
• podejmuje pierwszy raz działalność gospodarczą albo podejmuje ją ponownie, jednak z zastrzeżeniem, że minęło już co najmniej 60 miesięcy kalendarzowych od dnia ostatniego zawieszenia lub też zakończenia działalności gospodarczej.

Zarządzanie stacją paliw

Rozwój takiego biznesu jak własna stacja paliw nie jest tożsamy z rozbudową małego sklepiku. Nie można tutaj mówić o rozwijaniu firmy krok po kroku, ponieważ dzisiejszy konsument jest wymagający i oczekuje od nas pełnego spektrum możliwości. Oprócz tankowania paliwa, chce móc zjeść siadanie, kupić napoje na drogę i skorzystać z czyszczenia samochodu. Przedsiębiorca jest więc rzucony od razu na głęboką wodę w kontekście zarządzania firmą. Warto więc już na początku działalności  przeprowadzić research dostępnych na rynku programów ułatwiających pracę przedsiębiorcy. Jednym z nich jest znany na rynku system wFirma.pl.

Dzięki platformie początkujący przedsiębiorca zyskuje m.in.

• program do fakturowania - umożliwiający wystawianie wszystkich rodzajów faktur dla kontrahentów w różnych językach i walutach
• wysyłkę e-deklaracji i raportów JPK dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS
• moduł CRM - służący do zarządzania relacjami z kontrahentami czy planowaniem zadań w biurze podróży
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników oraz ich rozliczanie
  

Konto firmowe dla stacji paliw

Polskie przepisy nie określają wprost, czy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania odrębnego konta firmowego. Wszelkie płatności mogą się odbywać za pośrednictwem konta osobistego przedsiębiorcy. Jednak on musi być jedynym właścicielem tego konta - nie można skorzystać w tyn przypadku np. ze wspólnego konta z małżonkiem.

Warunki lokalowe dla stacji paliw

Aby prowadzić stację paliw, lokal musi spełnić określone warunki budowlano-lokalizacyjne. Te wymogi obejmują zarówno budynek handlowy, jak i pomieszczenia magazynowe oraz zbiorniki, instalacje i dystrybutory paliw. Warunki różnią się od siebie, w zależności od profilu stacji. W zależności od powierzchni  stacji benzynowej, może się na niej znajdować dodatkowo:

- łazienka z prysznicem,

- stanowisko do pompowania opon,

- odkurzacz do wnętrza samochodu,

- automatyczna myjnia dla pojazdów,

- bardziej rozbudowana część handlowa - przygotowywanie posiłków, świeże pieczywo itd

Im większa stacja benzynowa, tym więcej klientów - oprócz kierowców często zaglądają tam również okoliczni mieszkańcy, aby zrobić drobne zakupy. Ma to szczególne znaczenie w dniach, kiedy obowiązuje zakaz handlu. Na stacjach benzynowych można kupić również alkohol.

Warunki lokalowe dla stacji paliw płynnych

Jeżeli podatnik planuje prowadzenie stacji paliw płynnych, musi być wyposażona ona w:

• instalacje kanalizacyjne i inne urządzenia zabezpieczające przed przenikaniem produktów naftowych do gruntu, wód powierzchniowych i gruntowych,

• urządzenia do pomiaru i monitorowania stanu magazynowanych produktów naftowych,

• urządzenia do sygnalizacji wycieku produktów naftowych do gruntu, wód powierzchniowych i gruntowych,

• urządzenia zabezpieczające przed emisją par produktów naftowych I klasy do powietrza atmosferycznego w procesach zasilania zbiorników magazynowych stacji paliwpłynnych,

• urządzenia służące do odzyskiwania par produktów naftowych I klasy ulatniających się podczas ich wydawania do zbiornika pojazdu i przekazujące te pary do zbiornika magazynowego tych produktów lub do odmierzacza paliw płynnych.

Odległość odmierzacza paliw płynnych, przyłącza spustowego, króćca pomiarowego i przewodu oddechowego stacji paliw płynnych powinna wynosić co najmniej:

• o metr więcej niż wynosi zasięg strefy zagrożenia wybuchem - od pawilonu stacji paliwpłynnych przeznaczonego do równoczesnego przebywania w nim nie więcej niż 50 osób bez prowadzenia usług hotelarskich,

• 10 m - od budynków o konstrukcji niepalnej, z wyjątkiem wymienionych w pkt 1,

• 20 m - od innych budynków niewymienionych w pkt 2,

• 20 m - od granicy lasu,

• 5 m - od granicy sąsiadującej niezabudowanej działki.

Więcej na temat wymogów budowlano-lokalizacyjnych dla stacji paliwpłynnych znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i  stacje paliw  płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie.

Warunki lokalowe dla stacji gazów płynnych

Warunki budowlano-lokalizacyjne dla stacji gazu płynnego znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie.

Wymogi dotyczą między innymi magazynowania gazu płynnego. Może być bowiem magazynowany w stacjach paliw płynnych lub samodzielnych stacjach gazu płynnego w:

• zbiornikach podziemnych o pojemności do 20 m3 i łącznej pojemności do 40 m3,

• zbiornikach naziemnych o pojemności do 5 m3 i łącznej pojemności do 10 m3,

• butlach stalowych o łącznej masie gazu płynnego do 1.350 kg w magazynach do tego celu przeznaczonych.

Z kolei butle z gazem płynnym:

• przechowuje się w magazynach o lekkiej konstrukcji dachu i bocznych ścianach osłonowych z dolnym prześwitem o wysokości od 0,2 m do 0,25 m od powierzchni podłogi pomieszczenia magazynowego wyniesionej do 0,1 m w stosunku do przyległego terenu oraz w przestrzeni otwartej lub w kontenerach o konstrukcji ażurowej,

• składuje się w pozycji stojącej i zabezpiecza przed upadkiem za pomocą barier, przegród lub w inny sposób, a zawory butli o masie gazu płynnego powyżej 5 kg zabezpiecza się kołpakami lub odpowiednimi osłonami.

Dopuszcza się magazynowanie w jednym pomieszczeniu butli opróżnionych i butli napełnionych gazem płynnym pod warunkiem ich oddzielnego składowania.

Spełnienie wszystkich warunków określonych w rozporządzeniach potwierdza straż pożarna oraz transportowy dozór techniczny.

Jeżeli przedsiębiorca chce, aby przy jego stacji paliw działała myjnia samochodowa, wymaga to dodatkowych decyzji i pozwoleń w dziedzinie ochrony środowiska. Natomiast, jeżeli planuje sprzedaż żywności na stacji paliw, konieczne jest zachowanie odpowiedniego reżimu sanitarnego.

Publiczne odtwarzanie muzyki na stacji paliw

Jeżeli przedsiębiorca planuje odtwarzać publicznie muzykę na stacji benzynowej, musi uzyskać licencję. Jest ona udzielana na poszczególne formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi, np. na publiczne odtworzenia i wykonania utworów.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest pewny, czy potrzebuje licencji, powinien skontaktować się z organizacją zbiorowego zarządzania.

Stacja paliw a RODO

Przyszły przedsiębiorca prowadzący stację paliw, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing stacji paliw

Stacja paliw sama w sobie nie potrzebuje reklamy - nie usłyszymy o niej w radiu ani nie zobaczymy reklam w gazetach. Jednak, aby dać znać grupie docelowej o istnieniu stacji, trzeba zainwestować w reklamy przydrożne, jak np. bannery. To właśnie reklamy outdoorowe są największym sprzymierzeńcem stacji paliw, której najważniejszym klientem jest właśnie kierowca. Jeżeli stacja prowadzona jest na umowie o franczyzę, zazwyczaj sama marka dba o reklamę stacji, do czego dochodzą różnego rodzaju promocje, nagrody za punkty itd.

Warto zadbać także o reklamę w internecie, szczególnie jeśli jest ona bezpłatna. Portal Taelo.pl oferuje taką możliwość. Właściciel nowo otwartej stacji paliw, może tam zamieścić wizytówkę firmy i załączyć najważniejsze informacje, np. jak dotrzeć, numer telefonu, czy godziny otwarcia.

Najważniejsza jest jednak lokalizacja stacji benzynowej. Może się znajdować zarówno w mieście, jak i na obrzeżach czy na zjazdach z autostrady. Dojazd do niej powinien być dobrze oznakowany, a przy stacji powinien znajdować się parking dla samochodów.