Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć firmę świadczącą przewóz osób pojazdami samochodowymi

Jak krok po kroku założyć firmę świadczącą przewóz osób pojazdami samochodowymi? Jakich formalności należy dokonać? Wyjaśniamy.

Ogólna charakterystyka przewozu osób pojazdami samochodowymi

Firma zajmująca się transportem drogowym osób świadczy usługi w zakresie przewozu osób pojazdami samochodowymi. Przewozy może wykonywać: autobusem, pojazdami samochodowymi o pojemności od 7 do 9 osób – łącznie z kierowcą (busami) czy samochodami osobowymi.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem działalności przewozu osób pojazdami samochodowymi

Działalność polegająca na transporcie osób jest działalnością regulowaną, co oznacza, że do prowadzenia jej są potrzebne odpowiednie zezwolenia i licencje. Osoby, które będą zarządzać firmą, nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa umyślne: karne skarbowe, przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, ochronie środowiska. Ponadto przedsiębiorca nie może posiadać zakazu wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Przyszły właściciel firmy transportowej w zakresie przewozu osób musi:

  • posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę,
  • posiadać zdolność finansową zapewniającą podjęcie działalności gospodarczej,
  • uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Ponadto przynajmniej jedna z osób zarządzających przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca w przedsiębiorstwie transportem drogowym musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych, czyli dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji i wiedzy niezbędnych do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego


Właściciel takiej firmy może być także zobowiązany do uzyskania licencji wspólnotowej albo licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie przewozu osób samochodami osobowymi.

Kwestie szkoleń, kwalifikacji zawodowej reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 1 kwietnia 2010 r. w sprawie szkolenia kierowców wykonujących przewóz drogowy.

Badania lekarskie dla przedsiębiorcy wykonującego przewóz osób pojazdami samochodowymi

Jeżeli przedsiębiorca osobiście wykonuje przewóz drogowy, także podlega obowiązkowym badaniom lekarskim oraz psychologicznym. Pierwsze badanie lekarskie oraz psychologiczne dla kierowców wykonujących przewóz drogowy wykonywane jest przed dniem wydania świadectwa kwalifikacji zawodowej potwierdzającego ukończenie kwalifikacji, a każde następne dla kierowcy w wieku do 60 lat – w terminie właściwym do ukończenia szkolenia okresowego, jednak nie później niż do dnia wydania świadectwa kwalifikacji zawodowej potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego.

Dopuszczalne formy prowadzenia działalności przewozu osób pojazdami samochodowymi

Jak założyć przewóz osób pojazdami samochodowymi

Każdy przedsiębiorca, który zdecydował o założeniu działalności, musi zarejestrować ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Prowadzenie firmy w zakresie przewozu osób pojazdami samochodowymi można rozpocząć w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG (można także wskazać inny termin). Wpisu do ewidencji dokonuje się elektronicznie lub drogą tradycyjną. Wniosek o wpis do CEIDG stanowią wszystkie jego części, jeżeli są wypełnione (CEIDG-RD, MW, RB, SC, PN) i należy wniosek ten złożyć w wybranym przez właściciela firmy urzędzie gminy lub miasta. W przypadku wniosku wypełnionego elektronicznie na stronie CEIDG nie ma podziału na wspomniane części.

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - jednoosobowa działalność gospodarcza

Przy zakładaniu firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, należy zarejestrować swoją firmę w urzędzie miasta lub gminy.

Ten rodzaj działalności, w przeciwieństwie do spółek, wykonuje się samodzielnie. Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela, ale nie jest to wiążące, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników. Nie wymaga się od przedsiębiorcy kapitału założycielskiego, a kierowca nie musi prowadzić pełnej księgowości. Dla małych przedsiębiorstw przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 1 200 000 euro.

Warto zdecydować się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej z powodu możliwości korzystania z ulg i dotacji. Początkujący właściciel firmy świadczącej usługi przewozu osób samochodami osobowymi może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 pełne miesiące prowadzenia firmy lub też wykorzystać unijną pomoc de minimis.

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - spółka cywilna

Spółka cywilna charakteryzuje się tym, że nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i działa w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym. Jest to dobry wybór dla małych firm i tych prowadzonych przez rodzinę.

Ten rodzaj spółki mogą założyć co najmniej 2 osoby fizyczne bądź prawne. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wspólnicy muszą natomiast pamiętać o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Za spółkę odpowiada swoim majątkiem osobistym każdy ze wspólników. Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał początkowy przez kierowcę świadczącego usługi w zakresie przewozu osób pojazdami osobowymi.

Określenie PKD dla firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi

PKD dla firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi to 49.39.Z - Pozostały transport lądowy pasażerski, gdzie indziej niesklasyfikowany. Kod ten dotyczy:

  1.  transportu drogowego pasażerskiego pozostałego, takiego jak:
  • rozkładowe dalekobieżne przewozy autobusowe,
  • wynajem autobusów z kierowcą, przewozy wycieczkowe i turystyczne oraz inne okazjonalne przewozy autobusowe kursujące bez ustalonego rozkładu,
  • przewozy wahadłowe między portem lotniczym a stałymi punktami w centrum miasta przewozu

      2. autobusowego przewozu szkolnego i pracowniczego

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi

Przewóz osób pojazdami samochodowymi opodatkowanie działalności na zasadach ogólnych

Przy dochodzie niższym niż 85 528 zł właściciel firmy świadczącej transport osób pojazdami samochodowymi będzie zobowiązany opłacać podatek w wysokości 18% dochodu, w przypadku gdy dochód będzie wyższy - podatek wyniesie już 32%. Jakie zalety ma opodatkowanie na zasadach ogólnych?Kierowca będzie mógł przede wszystkim korzystać z ulg podatkowych. Po zdecydowaniu się na ten rodzaj rozliczania działalności, przyszły przedsiębiorca będzie zobowiązany prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów.

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - podatek liniowy

Przedsiębiorca planujący osiąganie wysokich dochodów (ponad 100 tys. zł) powinien skorzystać z opodatkowania podatkiem liniowym. Wówczas stosuje stałą stawkę podatku w wysokości 19%. Wybór tej formy opodatkowania wiąże się z koniecznością prowadzenia KPiR. Ponadto należy pamiętać o braku możliwości:

  • wspólnego rozliczenia z małżonkiem,

  • skorzystania z ulg podatkowych.

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczenia i jest możliwy, gdy roczny dochód nie przekracza 250 tys. euro. Wysokość podatku zależy od wysokości przychodów, dlatego też przedsiębiorcy nie będą mogli w takim wypadku odliczać kosztów uzyskania przychodów. Po zakończeniu roku podatkowego do końca stycznia następnego roku przedsiębiorca na ryczałcie rozlicza się z przychodów, które osiągnął w roku poprzednim w ramach tego sposobu opodatkowania składając zeznanie roczne PIT 28.

Gdy przedsiębiorca zdecyduje się świadczyć usługi transportu osób, stawka nie zależy od ładowności i jest jednolita dla wszystkich usług. Wynosi 8,5% bez względu na to, jaką formę przybiera transport osób. Może być on wykonywany taksówkami, busami, czy autokarami.

Przewóz osób pojazdami samochodowymi z VAT czy bez VAT?

Właściciele firm, którzy zamierzają wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub planują osiągnąć wysokie obroty z działalności gospodarczej powinni zdecydować się na zarejestrowanie siebie jako czynnego podatnika VAT na druku VAT-R. Bycie vatowcem w takim przypadku łączy się z korzyściami w postaci możliwości odliczenia VAT z faktur zakupu.

Firma świadcząca usługi w zakresie transportu osób podlega opodatkowaniu stawką 8%. Jednak w niektórych przypadkach takie usługi mogą być opodatkowane stawką 0%, a nawet zwolnione z VAT.

Składki ZUS dla firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Właściciel firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, zgłasza ją na druku CEIDG-1. Formularz ten jest również zgłoszeniem do ZUS.

Mimo to przedsiębiorca musi dodatkowo złożyć odpowiedni formularz w celu zgłoszenia się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Właściciel firmy ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

  • ZUS ZUA - jeśli prowadzący firmę podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

  • ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności lub z tytułu korzystania z ulgi na start).

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla przedsiębiorcy. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ulga na start

Dzięki uldze na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

  • być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo wspólnikiem spółki cywilnej)
  • podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
  • nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności
  • nie podlega ubezpieczeniu w KRUS

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność lub minął okres 6-miesięcznej ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasadach, wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Usprawnienie zarządzania firmą transportową

Firma transportowa uznawana jest powszechnie za działalność wysokiego ryzyka. Pomimo ogromnego udziału w rynku, branża ta jest narażona szczególnie na utratę płynności finansowej. Wpływ na tą sytuację mają długie terminy płatności faktur przez kontrahentów, raty leasingowe, nagłe i niespodziewane naprawy pojazdów, niskie marże i brak kierowców do pracy. Kolejnym wyzwaniem dla firm transportowych jest odpowiednie zarządzanie podległymi pracownikami jak i administrowanie obiegiem dokumentów, faktur oraz sprawozdań.

Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie

Szczególnie istotne, zwłaszcza dla małych firm transportowych, gdzie właściciel jest jednocześnie szefem jak i pracownikiem a do tego zatrudnia kilka podległych mu osób, jest dbanie o prawidłowe zarządzanie firmą. Prowadzenie działalności związanej z transportem wiąże się bowiem z koniecznością zadbania o szereg wymogów uwarunkowanych prawnie. Zależnie od rodzaju transportowanych towarów, wśród wymaganych dokumentów można wymienić:

  • wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika lub wypis z licencji wspólnotowej

  • świadectwo fitosanitarne w przypadku przewozu towarów szczególnych

  • licencję na międzynarodowy transport drogowy (jeśli firma zakłada współpracę z kontrahentami z zagranicy)

  • ubezpieczenia OC samochodów

Wspomniane dokumenty stanowią tylko ułamek, wśród zbioru pism, jakimi firma transportowa i jej kierowcy powinni się legitymować. Warto również pamiętać że firma transportowa nie mogłaby funkcjonować w zgodzie z prawem bez rzetelnie prowadzonych dokumentów księgowo-kadrowych. By usprawnić tę część obowiązków przedsiębiorcy warto zastanowić się nad wyborem systemu ułatwiającego wystawianie faktur (z opcją zmiany wersji językowych), czy też monitorującego ewidencję przebiegu pojazdu i rozliczania samochodów firmowych. Kompleksowym programem, który zawiera m.in. wspomniane funkcję jest system wFirma.pl. Dodatkowo dzięki odpowiednim modułom, przedsiębiorca będzie mógł również:

  • sporządzać umowy z pracownikami i je rozliczać

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - co warto wiedzieć

  • prowadzić ewidencję czasu pracy

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - wymiar czasu pracy w systemie Wfirma.pl

  • generować listę płac

Przewóz osób pojazdami samochodowymi - lista płac w systemie Wfirma.pl

Konto firmowe dla firmy przedsiębiorcy

Osoba prowadząca firmę w zakresie przewozu osób pojazdami samochodowymi nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku bankowego. Jednak powinien pamiętać, że konto musi mieć jednego właściciela (małżeństwa posiadający wspólne konto nie mogą przeznaczyć go również na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca

  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 złotych.

RODO w firmie przewozowej

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę transportową w sytuacjach kiedy przetwarza dane osobowe, na mocy Rozporządzenia RODO, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO, czyli np. zadbać o nieudostępnianie danych osobom nieupoważnionym,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia)
  4. legalnego przetwarzania danych osobowych, czyli na podstawie przesłanek wskazanych w RODO.

Wprowadzenie RODO w firmie przewozowej jest niezwykle ważne, bowiem prowadzenie takiej firmy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych: pracowników (dla celów kadrowych) czy pasażerów.

Marketing dla firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi 

Firmy transportowe są ukierunkowane na przyjmowanie przede wszystkim stałych zleceń, które pozwolą im uzyskać stabilną pozycję na rynku. W transporcie osób pojazdami samochodowymi najważniejszymi aspektami, a zarazem elementami reklamy, są:

  • bezpieczeństwo,

  • zaufanie,

  • lojalność,

  • dobra opinia.

Rozpoczęcie marketingu dla świeżej firmy świadczącej usługi w zakresie transportu osób pojazdami samochodowymi, powinien przybierać następujące formy:

  • reklama internetowa na portalach - jako podstawowa formy komunikowania się z rynkiem, np. Taelo.pl - bezpłatny portal do reklamowania firmy,

przewóz osób pojazdami samochodowymi

  • masowa, odpłatna i bezosobowa forma prezentowania oferty sprzedaży,

  • sprzedaż osobista - prezentowanie oferty firmy świadczącej przewóz osób pojazdami samochodowymi poprzez bezpośrednią rozmowę sprzedawcy z potencjalnym nabywcą;

  • promocja sprzedaży;

  • marketing bezpośredni - działa przez wykorzystanie nieosobistych narzędzi kontaktu z potencjalnymi klientami;

  • public relation - dążenie do kreowania, utrwalania i rozszerzania społecznego zaufania i pozytywnego wyobrażenia o przedsiębiorstwie.