Poradnik Przedsiębiorcy

Jak złożyć e-sprawozdania finansowe? Warto wiedzieć

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z osiąganiem zysków lub strat. Przedsiębiorca jest zobowiązany nie tylko do corocznego rozliczania się z urzędem skarbowym, lecz także do składania okresowych sprawozdań finansowych. Jak się okazuje mogą być one sporządzane w nowoczesnej, elektronicznej formie. Sprawdź, jak złożyć e-sprawozdania finansowe!

Czym są sprawozdania finansowe?

Sprawozdania finansowe są dokumentami, które przedstawiają sytuację majątkową oraz wyniki działalności gospodarczej określonego podmiotu. Do ich okresowego tworzenia zobowiązani są:

  • wszyscy, którzy muszą prowadzić księgi rachunkowe;

  • podmioty, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania prowadzonej przez siebie działalności.

W praktyce podmiotami zobowiązanymi do składania sprawozdań finansowych są jednostki, które podlegają obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (będą to wszystkie polskie spółki kapitałowe oraz spółka europejska), a także osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe.

E-sprawozdania finansowe – kiedy są obowiązkowe?

Składanie sprawozdań finansowych w tradycyjnej formie (tj. papierowej) obowiązywało do 1 października 2018 roku. Po tej dacie każdy zobowiązany do sprawozdawczości z wykonywanej przez siebie działalności podlega pod nową regulację prawną. W praktyce oznacza to, że nie istnieje już możliwość sporządzania sprawozdań finansowych w papierowej formie.

Przedsiębiorcy są więc aktualnie zobowiązani do tworzenia i przesyłania e-sprawozdań finansowych zabezpieczonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonych profilem zaufanym poprzez konto ePUAP.

Oryginał sprawozdania jest przesyłany wyłącznie drogą elektroniczną, ewentualny wydruk komputerowy stanowi natomiast jedynie kopię tego dokumentu.

W jaki sposób składa się e-sprawozdania finansowe?

Sporządzanie sprawozdań finansowych, także tych w elektronicznej formie, należy do obowiązków kierowników poszczególnych jednostek gospodarczych (najczęściej są to dyrektorzy lub prezesi poszczególnych placówek). W praktyce stworzenie prawidłowego sprawozdania z działalności danego podmiotu wymaga jednak pomocy księgowego.

Dokument jest tworzony w pliku komputerowym. Ministerstwo Finansów wskazało, w jakim formacie można zapisać e-sprawozdanie. Dopuszczalne są w tym zakresie pliki o rozszerzeniu XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

E-sprawozdania przesyłane są za pośrednictwem rządowego systemu teleinformatycznego, który znajduje się na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/

Początkujący przedsiębiorca lub księgowy może mieć problem z przygotowaniem pierwszych sprawozdań finansowych. Ministerstwo wyszło więc naprzeciw takim osobom i przygotowało darmowy program pozwalający w szybki i prosty sposób przygotować prawidłowy dokument.

Aplikację do wysyłki e- sprawozdań znajdziemy na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/.

Pamiętajmy jednak, że powyższy program nie pomoże nam w wysłaniu e-sprawozdania do odpowiedniego organu – to musimy już zrobić samodzielnie.

Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe?

Podpisanie e-sprawozdania finansowego następuje za pośrednictwem bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego na koncie ePUAP.

Powstaje jednak ważne pytanie – kto tak naprawdę jest zobowiązany i uprawniony do złożenia stosownego podpisu? Brak podpisu lub złożenie go przez niewładną do tego osobę powoduje bowiem nieważność złożonego sprawozdania.Art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości
„Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. 
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu”.
Sprawozdania finansowe są obowiązkiem w przypadku spółek handlowych – co jeśli dany podmiot jest reprezentowany przez wieloosobowy zarząd? W takim przypadku e-sprawozdanie musi być podpisane przez wszystkich jego członków. Jeśli zabraknie podpisu chociażby jednego z nich, sprawozdanie nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości i zostanie uznane za nieważne.

Warto zapamiętać, że członkowie zarządu spółki nie mogą upoważniać jednego członka tego organu do złożenia podpisu na e-sprawozdaniu. Ustawa wymaga bowiem podpisów wszystkich osób wchodzących w skład zarządu danej spółki.

Termin na złożenie e-sprawozdania finansowego

Każda dokumentacja finansowo-administracyjna musi być składana w odpowiednim terminie, dotyczy to także e-sprawozdań finansowych.

Sprawozdania finansowe obejmują rok obrotowy danego podmiotu, który w zdecydowanej większości przypadków pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W praktyce oznacza to, że e-sprawozdanie musi być sporządzone i podpisane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca roku następującego po roku obrotowym. Przykładowo, sprawozdanie finansowe za 2019 rok powinno być sporządzone i podpisane maksymalnie do 31 marca 2020 roku.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 czerwca roku następującego po roku obrotowym. Przykładowo, sprawozdanie finansowe za 2019 rok powinno zostać zatwierdzone maksymalnie do 30 czerwca 2020 roku.

Kiedy powinniśmy złożyć e-sprawozdanie?

  • w przypadku, gdy adresatem jest Krajowy Rejestr Sądowy – musi to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, ale nie później niż do 15 lipca roku następującego po roku obrotowym (w przypadku sprawozdań finansowych za 2019 rok będzie to data 15 lipca 2020 roku);

  • w przypadku, gdy adresatem jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej  – musi to nastąpić nie później niż do 30 kwietnia roku następującego po roku obrotowym (w przypadku sprawozdań finansowych za 2019 rok będzie to data 30 kwietnia 2020 roku);

  • w przypadku, gdy adresatem jest naczelnik właściwego urzędu skarbowego – musi to nastąpić w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, ale nie później niż do 10 lipca roku następującego po roku obrotowym (w przypadku sprawozdań finansowych za 2019 rok będzie to data 10 lipca 2020 roku).

E-sprawozdania finansowe – nowa forma, stary obowiązek

Tak naprawdę e-sprawozdania finansowe nie nakładają żadnych nowych obowiązków na podmioty, które muszą dokumentować wykonywaną przez siebie działalność gospodarczą. Obowiązek sprawozdawczości pozostaje ciągle taki sam, zmienia się jednak forma jego realizacji.

E-sprawozdania są więc nowym sposobem na spełnienie obowiązku względem KRS oraz organów skarbowych. Pamiętajmy, że od 1 października 2018 roku tworzenie i składanie sprawozdań finansowych w formie papierowej jest nieskuteczne.