Koszty uzyskania przychodu to dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów niezwykle istotny aspekt. Dzięki nim można dokonać optymalizacji podatkowej. Zanim bowiem podatnik obliczy swoje zobowiązanie wobec urzędu skarbowego z tytułu sprzedaży, może swoje przychody pomniejszyć właśnie o poniesione koszty. Jakich formalności należy zatem dopełnić, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu?
Zasada uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu
Podstawową zasadą, zgodnie z którą można uznać wydatki za koszty uzyskania przychodu, jest fakt, iż zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu lub też utrzymania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Dodatkowo, wydatek nie może być uwzględniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - katalog ten wymienia bowiem wszystkie wydatki, które kosztem podatkowym stać się nie mogą.
Jeśli powyższy warunek został spełniony, konieczne będzie odpowiednie udokumentowanie przeprowadzonej transakcji. Podatnik co do zasady nie może ująć w swojej księdze wydatku na podstawie wyłącznie własnego oświadczenia. Przepisy bardzo ściśle określają, kiedy i jakie dokumenty są uznawane za rzetelny i prawidłowy dowód tego, że koszt rzeczywiście został poniesiony.
Przedsiębiorca zawsze musi udowodnić poniesienie kosztu
Co ważne, to na podatniku leży obowiązek udowodnienia, że dana transakcja rzeczywiście miała miejsce. Dlatego też tak istotne jest przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymaganymi ustawowo terminami, a także w określony sposób. Warto pamiętać, że w razie kontroli ze strony urzędu skarbowego przedsiębiorca jest zobowiązany do przedłożenia swojej dokumentacji w taki sposób, aby wszystkie dowody były czytelne, dostępne i łatwe do odnalezienia. Przy archiwizacji w formie papierowej podatnicy mają najczęściej doskonałą wprawę, tworząc przemyślane zbiory w teczkach czy segregatorach. Obecnie należy jednak pamiętać także o tym, że część dokumentów może być przechowywana w formie elektronicznej, co może stanowić nowość dla niektórych przedsiębiorców. Warto zatem zapoznać się z zasadami poprawnego archiwizowania e-dokumentów, aby w razie kontroli uniknąć nadmiernego stresu.
Dodatkowo warto pamiętać o tym, kiedy wydatek staje się rzeczywiście kosztem. Sam fakt jego opłacenia nie zawsze pozwala na automatyczne zaliczenie go do kosztów. Taka sytuacja ma miejsce m.in. podczas zakupu środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Nawet jeśli cała kwota należności została przekazana sprzedawcy, to i tak wydatek nie trafi do księgi w jednej kwocie. W tym wypadku koszt uzyskania przychodu stanowią dopiero odpisy amortyzacyjne.
Poniesione wydatki nie zawsze są kosztem uzyskania przychodu
Jak więc widać, poniesione wydatki nie są zawsze jednoznaczne z kosztami podatkowymi. Aby móc zewidencjonować je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a następnie pomniejszyć o ich wartość osiągnięte przychody, przedsiębiorca musi dopilnować kilku podstawowych warunków. Dopiero kiedy każdy z nich zostanie spełniony, wydatek może rzeczywiście stać się firmowym kosztem.
