Dobry pracownik jest nie tylko punktualny, rzetelny i odpowiedzialny – ale przede wszystkim musi być kompetentny. W wielu zawodach jednak, aby móc taką kompetencję osiągnąć i utrzymać nadążając za zmieniającymi się np. przepisami czy technologiami, konieczne są dodatkowe kursy i szkolenia. Pracodawcy, którym zależy na dobrych pracownikach, nie wahają się przed takimi inwestycjami, finansując im doszkalanie. Warto zatem wiedzieć, w jaki sposób rozliczać koszty kształcenia pracowników.
Koszty kształcenia pracowników - ujęcie po stronie pracodawcy
Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać podstawowe warunki. Pierwszy z nich dotyczy tego, że wydatek taki musi zostać poniesiony w celu zdobycia przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia jego źródła. Drugi – wyklucza z możliwości ujęcia w kosztach wydatków wskazanych w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czy koszty kształcenia pracowników spełniają powyższe warunki? Odwołując się do Kodeksu pracy, można stwierdzić, że tak. Zgodnie z art. 1031 § 1 przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika rozumie się uzupełnienie przez niego wiedzy i umiejętności, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Natomiast w art. 1033 wskazano, iż pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje dodatkowe świadczenia – w szczególności opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Jeśli zakres takiego szkolenia wpłynie na zwiększenie się zysków firmy bądź też daje on pracownikowi kompetencje niezbędne do właściwego wykonywania swoich zadań, to może ono zostać uznane za firmowy koszt. Nie jest jasno określone, jakie kursy można tu zaliczyć - po stronie pracodawcy leżeć będzie uzasadnienie, iż rzeczywiście są one celowe i niezbędne.
Z powyższym stwierdzeniem zazwyczaj zgodne są interpretacje wydawane przez organy skarbowe. Według Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (interpretacja nr ILPB3/423-491/12-4/AO z 1 marca 2013 r.) kurs języka angielskiego dla pracowników jest uzasadniony, ponieważ znajomość tego języka jest niezbędna dla poprawnego wykonywania zadań przez zatrudnionych w spółce. Zatem wydatki ponoszone w tym celu mogły stać się kosztem podatkowym. Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał (w interpretacji nr IPPB3/423-210/ 12-2/PK1 z 19 czerwca 2012r.), iż indywidualne sesje szkoleniowe z trenerem personalnym, na które skierowano członków kadry zarządzającej, także są zasadnym wydatkiem w firmie. Organ skarbowy przychylił się do wyjaśnień spółki, zgodnie z którymi tego typu wsparcie przekłada się na wysoki poziomy kwalifikacji, który skutkuje lepszym zarządzaniem i wyższymi wynikami działalności.
Podnoszenie kwalifikacji a przychód po stronie pracownika
Skoro zatem wydatki na szkolenia dla pracownika mogą znaleźć się w kosztach przedsiębiorcy, gdzieś powinien zostać także uwzględniony przychód (i nie chodzi tu o zewnętrzne firmy szkoleniowe). Jeśli pracodawca opłaci swojemu podwładnemu kurs albo szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe, to po stronie podwładnego powstanie przychód.
W większości przypadków przychód ten nie będzie jednak podlegał opodatkowaniu. Zgodnie bowiem z art. art. 21 ust. 1 pkt. 90 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zatem opłaty za szkolenie będą zwolnione z opodatkowania.
Warto jednak zauważyć, że powyższe zwolnienie dotyczy wyłącznie wartości samego szkolenia. Nie obejmuje ono jednak wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Podobnie należy mieć się na baczności w sytuacji, kiedy podwładni wysyłani są na kursy wyjazdowe, na których oprócz doszkalania mogą korzystać z dodatkowych atrakcji. W takiej sytuacji przychód odpowiadający kursowi szkolenia nadal pozostanie zwolniony z konieczności opodatkowania, ale już wartość aktywności takich jak dyskoteki, zawody sportowe itp. należy uznać za przychód pracowniczy ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu.
Jak więc widać, koszty kształcenia pracowników nie są bardzo restrykcyjnie oceniane przez organy skarbowe. Istotne jest jednak wskazanie zależności pomiędzy podnoszeniem kwalifikacji a wzrostem przychodów firmy. Nie należy też za bardzo przesadzać z dodatkowymi atrakcjami, pamiętając, że one już ze zwolnienia nie skorzystają.
