Poradnik Przedsiębiorcy

Korekta błędnej stawki podatku VAT a sprzedaż na rzecz osób prywatnych

Prowadząc sprzedaż na rzecz osób prywatnych, przedsiębiorcy co do zasady mają obowiązek prowadzić ewidencję przy użyciu kas fiskalnych. Często zdarza się jednak, że w wyniku oczywistej pomyłki, jak np. zastosowanie błędnej stawki VAT lub zwrotu towaru przez klienta, sprzedaż powinna zostać skorygowana. Pojawia się zatem pytanie, czy korekta błędnej stawki podatku VAT jest możliwa i w jaki sposób ująć ją w ewidencji?

Ewidencja zwrotów towarów

Prowadząc sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji w sytuacji błędnego wystawienia paragonu na skutek oczywistej pomyłki lub w przypadku zwrotu towaru. Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów oraz uznane reklamacje towarów i usług, które zostały ujęte na kasie fiskalnej i skutkują zwrotem całości lub części zapłaty z tytułu sprzedaży, należy ująć w odrębnej ewidencji. Ustawodawca określił również obowiązkowe elementy, jakie ewidencja zwrotów towarów powinna posiadać, a mianowicie:

  1. datę sprzedaży;

  2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

  3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

  4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

  5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

  6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

  7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Ewidencja oczywistych pomyłek

Drugą ewidencją, jaką przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić, jest ewidencja oczywistych pomyłek na kasie. W myśl § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki podatnik ma obowiązek niezwłocznie skorygować dokonaną sprzedaż poprzez ujęcie jej w ewidencji oczywistych pomyłek. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej takie elementy jak:

  1. wartość sprzedaży brutto wraz z kwotą podatku należnego;

  2. krótki opis przyczyny popełnienia pomyłki oraz oryginał paragonu potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Zarówno w ewidencji zwrotów towarów, jak i ewidencji oczywistych pomyłek na kasie obligatoryjnym elementem dokonania korekty zapisów jest oryginał paragonu, który potwierdza dokonaną sprzedaż. W związku z tym, jeżeli klient zwróci towar bez przekazania otrzymanego paragonu, w większości przypadków korekta sprzedaży nie będzie możliwa. Postępowanie takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2014, o sygn. IPPP2/443-1213/13-4/KOM, w której czytamy, że (...) w przypadku dołączenia do prowadzonej odrębnie ewidencji zwrotów jedynie protokołu zwrotu towaru podpisanego tylko przez klienta, nie będzie uprawniona do dokonania korekty, tj. pomniejszenia obrotu oraz podatku należnego, gdyż sam protokół, bez pozostałych elementów ewidencji zwrotu, w tym dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży, nie jest wystarczającym dowodem uprawdopodobniającym dokonanie sprzedaży zwracanego w terminie późniejszym kosmetyku, w przypadku, gdy klient nie posiada paragonu fiskalnego.(...)

Ważne!

Jeżeli sprzedaż rozliczona była w formie bezgotówkowej, na podstawie wyciągu bankowego, sprzedawca może ustalić dane nabywcy w celu dokonania zwrotu nadpłaconej kwoty. Wyciąg bankowy stanowi potwierdzenie, że transakcja sprzedaży faktycznie miała miejsce. W takiej sytuacji, pomimo braku oryginału paragonu, podatnik może dokonać korekty błędnej stawki podatku VAT, bowiem na skutek zwrotu środków klientowi nie wystąpi po stronie przedsiębiorcy przysporzenie korzyści majątkowych.

Korekta sprzedaży na skutek wystąpienia oczywistej pomyłki

Wystawiając błędny paragon, należy zwrócić uwagę, czy możliwe jest dokonanie korekty na skutek wystąpienia oczywistej pomyłki. Przepisy bowiem nie wskazują jednoznacznie definicji oczywistej pomyłki. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach zgadzają się jednak, że oczywista pomyłka może wystąpić wyłącznie w chwili dokonania sprzedaży. Jeżeli zostanie wykryta po jakimś czasie, nie ma znamion oczywistości. Takie stanowisko zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej wydanej przez Izbę Skarbową w Łodzi, z 31 lipca 2014, o sygn. IPTPP4/443-366/14-2/BM, w myśl której (...) w sytuacji gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest bowiem możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (np. dotyczących rodzaju towaru, jego ilości, kwoty sprzedaży brutto, stawki podatku) bez konieczności odwołania się, przeanalizowania innych dokumentów będących w posiadaniu Wnioskodawcy, bądź przepisów obowiązujących w dacie sprzedaży. (...)

Jeżeli jednak błąd nastąpił w wyniku oczywistej pomyłki i sprzedaż została ujęta w ewidencji oczywistych pomyłek, sprzedawca ma obowiązek wystawienia kolejnego paragonu, który będzie zawierał prawidłowe wartości i pozycje.

Korekta błędnej stawki podatku VAT a oczywista pomyłka

Fakt wystawienia paragonu z błędną stawką podatku VAT nie jest jednoznaczny z możliwością dokonania korekty sprzedaży. Istotny w takim przypadku jest kierunek pomyłki, a więc czy na skutek korekty błędnej stawki podatku VAT sprzedawca osiągnie dodatkowe korzyści majątkowe, czy też nie.