Sprzedaż towarów lub usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oczywiście wszelka sprzedaż powinna zostać nabita na kasę w sposób poprawny, natomiast zdarzają się pomyłki. Błędna stawka VAT przy sprzedaży na kasie fiskalnej to jeden z błędów, które mogą przytrafić się przedsiębiorcy podczas prowadzenia ewidencji. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, co zrobić w takiej sytuacji!
Kasa fiskalna - kiedy jest konieczna?
Co do zasady, każda sprzedaż dokonywana przez podatnika na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego musi być obowiązkowo zarejestrowana na kasie fiskalnej. Oznacza to, że podatnicy świadczący usługi lub sprzedający towar na rzecz wyżej wymienionych odbiorców muszą nie tylko posiadać kasę fiskalną, lecz także rejestrować na niej każdą tego typu sprzedaż, nawet jeżeli nabywca będzie chciał, aby wystawić na niego jako osobę prywatną fakturę. Z obowiązku posiadania kasy fiskalnej natomiast zwolniony jest podatnik, u którego sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w roku poprzednim kwoty 20 000 zł. Jeżeli podatnik rozpoczął działalność w trakcie roku podatkowego, limit ten obliczany jest proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.
Ustawodawca określił jednak podatników, którzy ze względu na rodzaj świadczonych usług lub dostarczanych towarów nie mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących określa, że kasę fiskalną bezwzględnie muszą posiadać podatnicy świadczący usługi:
przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji,
przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
prawnicze,
doradztwa podatkowego,
związane z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz
usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych
oraz dostawy:
gazu płynnego,
części do silników (PKWiU 28.11.4),
silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
- silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.
Kasa fiskalna - co z pomyłkami?
Jak widać, bardzo wielu przedsiębiorców musi posiadać kasę fiskalną, a co za tym idzie - ewidencjonować na niej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Co natomiast należy zrobić, jeżeli przy nabijaniu sprzedaży na kasę fiskalną przedsiębiorca pomyli się? Odpowiadamy poniżej.
Przepisy określają, że w przypadku oczywistej pomyłki przedsiębiorcy przy ewidencjonowaniu sprzedaży na kasie fiskalnej, takiej jak np.: błędna kwota lub nieprawidłowy produkt umieszczony na paragonie, przedsiębiorca może ująć taką sprzedaż w odrębnej ewidencji, czyli ewidencji oczywistych pomyłek. Musi zrobić to niezwłocznie po zauważeniu pomyłki, a następnie nabić prawidłowo sprzedaż na kasę ponownie.
Ewidencję taką podatnik powinien zakładać na każdy okres rozliczeniowy podatku VAT, natomiast zazwyczaj praktykowane jest posiadanie osobnej ewidencji na każdy miesiąc, nawet jeżeli podatnik rozlicza się z VAT kwartalnie. Dzięki temu, księgując miesięczny raport z kasy fiskalnej i miesięczną ewidencję oczywistych pomyłek, w ewidencji księgowej oraz VAT znajdują się rzeczywiste kwoty przychodu z danego miesiąca.
Błędna stawka VAT przy sprzedaży na kasie fiskalnej
Zdarzają się sytuacje, gdy sprzedawca, nabijając na kasę fiskalną sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, pomyli się i wybierze błędną stawkę VAT. Co zrobić w takim przypadku? Błędna stawka VAT przy sprzedaży na kasie fiskalnej jest przedmiotem rozważań wielu wydawanych interpretacji indywidualnych. W związku z tym należy zacząć od ich przeanalizowania.
W interpretacji indywidualnej nr IPTPP1/4512-546/15-2/RG wydanej 27 listopada 2015 roku przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi analizowana była sytuacja podatnika, który podawał klientom swojego obiektu ceny brutto za karty wstępu oraz błędnie sprzedaż tę ewidencjonował na kasie fiskalnej ze stawką 23% VAT, a nie 8%, tak jak powinien. Zwrócił się z pytaniem, czy może skorygować błędnie opodatkowaną sprzedaż, a co za tym idzie - zmniejszyć należność z tytułu podatku VAT do Urzędu Skarbowego.
Dyrektor Izby Skarbowej w wyżej wymienionej interpretacji napisał:
(...) W omawianej sprawie mamy do czynienia z sytuacją, kiedy ciężar podatku VAT z tytułu świadczonych usług został poniesiony przez ostatecznych konsumentów tj. osoby fizyczne. Zatem to nie Wnioskodawca był podmiotem, który ostatecznie poniósł ciężar ekonomiczny podatku od towarów i usług lecz osoby trzecie (od których został ten podatek pobrany w cenie za usługę). Zwrot zapłaconego podatku od towarów i usług na rzecz Wnioskodawcy, który nie poniósł ekonomicznego ciężaru podatku oznaczałby nieuzasadnione przysporzenie ze strony Skarbu Państwa na rzecz Wnioskodawcy. Zwrot podatku od towarów i usług na rzecz podatnika, który tylko formalnie, a nie faktycznie go zapłacił, prowadziłby do bezpodstawnego wzbogacenia po stronie Wnioskodawcy.
W omawianej sytuacji nienależnie naliczona kwota podatku VAT bezsprzecznie należy się temu, kto wartość tę utracił, a zatem tej osobie, która faktycznie poniosła ekonomiczny ciężar podatku. W niniejszej sprawie będą to klienci nabywający karty wstępu (w postaci m.in. kart wstępu, karnetów, wejść jednorazowych oraz biletów wstępu) uprawniających do korzystania z obiektu. Natomiast z opisu sprawy nie wynika, aby Wnioskodawca dokonał lub zamierzał dokonać zwrotu różnicy kwoty podatku klientom.
W związku z powyższym, w odniesieniu do klientów, którym nie wystawiono faktur, w okolicznościach niniejszej sprawy, tj. braku zwrotu różnicy kwoty podatku klientom, Wnioskodawca nie ma prawa do skorygowania w deklaracji kwoty podatku należnego poprzez wykazanie stawki 8% dla sprzedaży kart wstępu (w postaci m.in. kart wstępu, karnetów, wejść jednorazowych oraz biletów wstępu) uprawniających do korzystania z obiektu zamiast stawki 23%. (...)
Przytoczona wyżej interpretacja jest potwierdzeniem wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach 3 lipca 2015 roku interpretacji indywidualnej nr IBP2/4512-297/JJ. Można w niej przeczytać, że:
(...) Zwrot zapłaconego podatku od towarów i usług na rzecz Wnioskodawcy, który nie poniósł ekonomicznego ciężaru podatku oznaczałby nieuzasadnione przysporzenie ze strony Skarbu Państwa na rzecz Wnioskodawcy. Zwrot podatku od towarów i usług na rzecz podatnika, który tylko formalnie, a nie faktycznie go zapłacił, prowadziłby do bezpodstawnego wzbogacenia po stronie Wnioskodawcy. (...)
W związku z powyższym, w odniesieniu do osób fizycznych, którym nie wystawiono faktur, Wnioskodawca nie może skorygować nienależnie zadeklarowanego podatku VAT, tym samym dokonać korekty deklaracji miesięcznej VAT-7, w której naliczył i wpłacił podatek VAT z tytułu świadczonych usług fitness i siłowni, gdyż nie jest w stanie zidentyfikować osób fizycznych i zwrócić im nienależnie zapłacony zawyżony podatek VAT. (...)
Wynika z tego zatem, że korekta zawyżonego podatku na paragonie z kasy fiskalnej możliwa jest jedynie w takim przypadku, gdy klient otrzyma od sprzedawcy zwrot nadpłaconej kwoty. Jest to natomiast bardzo mało prawdopodobne, ponieważ sprzedawca zazwyczaj nie ma żadnych danych klienta prywatnego i w momencie wyłapania pomyłki nie może się z nim skontaktować w celu zwrotu nadpłaconego podatku. A sytuacja, gdy nadpłacony podatek zostaje u sprzedawcy, jest niedopuszczalna, gdyż powodowałaby nieuzasadnione przysporzenie majątkowe przedsiębiorcy, ponieważ Skarb Państwa oddałby podatek bezpośrednio z majątku państwowego do majątku prywatnego przedsiębiorcy.
