Poradnik Przedsiębiorcy

Przejście z podatkowej księgi na księgi rachunkowe - warto wiedzieć

W celu ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego podmioty prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są prowadzić odpowiednie księgi w oparciu o zasady rachunkowe. W polskim systemie prawnym przewidziano dwa możliwe sposoby prowadzenia rachunkowości – przy użyciu podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz za pomocą ksiąg rachunkowych. Zaznaczyć należy, że pomiędzy wskazanymi księgami podatkowymi nie ma sztywnego podziału i podatnicy mają możliwość, a czasem nawet obowiązek, przejścia z jednej formy na drugą.

Przejście z podatkowej księgi na księgi rachunkowe

Jak wskazano na wstępie, podatnicy zobligowani są do prowadzenia odpowiednich ewidencji mających za zadanie ustalenie dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za konkretny rok podatkowy. Kryterium wskazujące, kiedy należy prowadzić księgi rachunkowe, a kiedy podatkową księgę przychodów i rozchodów, zostało wskazane w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z przepisami tejże ustawy obowiązek przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, w sytuacji gdy przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w danym roku będą większe od 2 000 000 euro. Kurs euro przelicza się na złote polskie po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego należy rozpocząć dokonywanie zapisów w formie ksiąg rachunkowych.

Przykład 1.

Osoba fizyczna prowadziła od początku 2016 r. podatkową księgę przychodów i rozchodów. W 2016 r. przychody netto przedsiębiorcy wyniosły 2 200 000 euro. Oznacza to, że od 2017 r. podatnik był zobligowany prowadzić księgi rachunkowe.

Przykład 2.

Spółka z o.o. osiągnęła w 2016 r. przychód netto w kwocie 1 000 000 euro. Mimo że nie został przekroczony próg ustawowy, spółki handlowe mają zawsze obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W celu ustalenia, czy powstaje obowiązek przejścia na księgi rachunkowe, należy zestawić ze sobą przychody z kolumny 9 „Razem przychód”. Przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje od następnego roku po przekroczeniu wymienionego limitu przychodów.

Należy również zaznaczyć, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partnerskie mogą od początku następnego roku obrotowego dobrowolnie stosować przepisy ustawy o rachunkowości, czyli prowadzić księgi rachunkowe, nawet wtedy, gdy przychody są niższe od równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. W tej sytuacji podmioty te przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązane do zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

W przypadku przekroczenia limitu podatnik prowadzący do tej pory podatkową księgę rozpoczyna prowadzenie

pełnej rachunkowości od początku następnego roku. Wcześniej należy jednak dokonać zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym celu niezbędne jest podsumowanie wszystkich kolumn księgi, przeprowadzenie spisu z natury towarów i materiałów oraz ustalenie wyniku z prowadzonej działalności.

Jednym z elementów wpływających w sposób bezpośredni na dochód jest wartość spisu z natury na początek i koniec okresu, za który dochód jest ustalany. Obowiązek sporządzania spisu z natury wynika z przyjęcia uproszczeń w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sporządzenie spisu z natury na początek i koniec okresu, za który ustala się dochód, umożliwia ustalenie zmiany stanu zapasów w postaci towarów handlowych i materiałów.

Otworzenie ksiąg rachunkowych

Na podmiot gospodarczy, który przechodzi z podatkowej księgi na księgę rachunkową nałożono szereg czynności, które powinny zostać wykonane. W pierwszej kolejności należy:

  • sporządzić inwentaryzację majątku firmy oraz źródeł jego finansowania,

  • określić i wprowadzić dokumentację przyjętych zasad rachunkowości;

  • sporządzić bilans otwarcia na podstawie zatwierdzonego inwentarza;

  • otworzyć księgi rachunkowe;

  • ewidencjonować operacje gospodarcze oraz uogólniać wyniki w formie sprawozdań, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Jak wynika z przedstawionego wyliczenia, pierwszą czynnością wiążącą się z przejściem z podatkowej księgi na księgi rachunkowe jest sporządzenie inwentarza. Poprzez inwentarz rozumie się wykaz posiadanych na początku roku składników majątku przedsiębiorcy.

Określenie oraz wprowadzenie zasad (polityki) rachunkowości powinno obejmować takie pozycje jak określenie:

  1. roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

  2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

  3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
    systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Kolejnym obowiązkowym elementem jest sporządzenie bilansu otwarcia. Bilans to zestawienie środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów) sporządzone na dany dzień. Aktywa i pasywa przedstawiają ten sam majątek jednostki gospodarczej z różnej perspektywy. Dlatego też przy sporządzaniu bilansu obowiązuje zasada równowagi bilansowej, zgodnie z którą ogólna kwota aktywów musi być równa łącznej sumie pasywów.