Poradnik Przedsiębiorcy

Strata z działalności gospodarczej a okres przechowywania księgi podatkowej

Strata z działalności gospodarczej może być odliczana od dochodu w pięciu najbliższych, kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Kwestią budzącą wątpliwości jest okres, co do którego należy przechowywać dokumenty związane ze stratą.

Przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym jest dochód. Zasada ta nie dotyczy dochodu wolnego od podatku albo od którego zaniechano poboru podatku. W rozumieniu prawa podatkowego dochodem jest nadwyżka przychodów osiągniętych w roku podatkowym nad kosztami ich uzyskania.

Pojęcie straty

Strata z działalności gospodarczej wystąpi wówczas, gdy przychód osiągnięty w okresie rozliczeniowym jest niższy od kosztów poniesionych w celu jego uzyskania. Stratą jest więc nadwyżka kosztów uzyskania przychodów nad sumą przychodów. Strata określana jest za rok podatkowy i nie jest podatkowo obojętna. Ustawodawca w ustawie zawarł bowiem uregulowania, zgodnie z którymi może być ona rozliczona przez podatnika w następnych okresach rozliczeniowych.

Zgodnie z uregulowaniami znajdującymi się w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik może rozliczyć stratę w ciągu kolejnych pięciu lat podatkowych, z tym że w ciągu jednego roku można odliczyć maksymalnie 50% jej wysokości. Należy również podkreślić, iż wysokość odliczenia może być co najwyżej równa wysokości dochodu osiągniętego z tego źródła.

W konsekwencji podatnik uprawniony jest do tego, aby o wysokość straty ze źródła przychodów poniesionej w roku podatkowym obniżyć dochód uzyskany z tego źródła w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, z tym że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% kwoty tej straty.

Uregulowania dotyczące straty na gruncie ordynacji podatkowej

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem zgodnie z powyższym, księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Księgi podatkowe powinny być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do art. 5 ordynacji podatkowej zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego a strata z działalności gospodarczej

Na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie określonego czasu – od momentu powstania zobowiązania podatkowego – zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia.

Strata z działalności gospodarczej poniesiona przez podatnika w danym roku podatkowym nie jest elementem konstrukcyjnym zobowiązania podatkowego za dany rok, gdyż zobowiązanie takie powstaje tylko w razie wystąpienia dochodu. Jednak strata może wpływać na wysokość podatku w następnych pięciu latach podatkowych, bowiem podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia w tym okresie dochodu o wysokość straty.

Dlatego też należy stwierdzić, iż dopóki podatnik będzie rozliczał stratę podatkową, odejmując jej wartość od dochodu w kolejnych latach, dopóty będzie zobowiązany przechowywać księgi podatkowe i dokumenty z lat, w których wykazana była ta strata. Termin przedawnienia powinien więc być liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku ustalonego na podstawie dochodu pomniejszonego o ostatnią część straty rozliczanej przez podatnika.

Przykład 1.

Firma wykazała stratę za rok 2016, termin zapłaty podatku upływał w 2017 r. Firma zamierza rozliczać stratę przez 5 następujących po sobie lat, ostatnią część rozliczy za rok 2022, za który termin wpłaty podatku to 2023 rok. Spółka powinna więc przechowywać dokumentację związaną z wystąpieniem straty podatkowej do końca 2027 roku.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0114-KDIP2-2.4017.5.2017.1.SO z 22 maja 2017 r., w której możemy przeczytać:

(…) W przypadku, gdy strata podatkowa rozliczana jest przez 5 następujących po sobie lat podatkowych, księgi podatkowe i dokumenty należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upływał termin zapłaty podatku, na którego wielkość miała wpływ strata. Przykładowo, jeśli strata nastąpiła w 2015 roku, termin zapłaty podatku upływał w 2016 r., a Spółka zamierza rozliczać stratę przez 5 następujących po sobie lat, ostatnią część straty rozliczy za rok 2021, za który termin wpłaty podatku to 2022 rok. Spółka powinna więc przechowywać dokumentację związaną z wystąpieniem straty podatkowej do końca roku 2026. Dodatkowo należy zaznaczyć, że bieg terminu przedawnienia może ulec zawieszeniu na zasadach określonych w § 1-8 art. 70 Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, należy stwierdzić, że dopóki Spółka będzie rozliczała stratę podatkową, odejmując jej wartość od dochodu w kolejnych latach, dopóty będzie zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i dokumenty z lat, w których wykazana była ta strata. Termin przedawnienia powinien więc być liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku ustalonego na podstawie dochodu pomniejszonego o ostatnią część straty rozliczanej przez podatnika (…).