Przedsiębiorca może zawierać różnego rodzaju umowy, zarówno te, które podlegają pod przepisy prawa pracy, jak i regulowane Kodeksem cywilnym. Czy rodzaj i czas trwania umowy podpisanej przez przedsiębiorcę ma wpływ na limit płatności gotówką?
Limit płatności gotówką
Prowadzenie działalności gospodarczej może wiązać się z transakcjami opłacanymi zarówno w formie gotówki, jak i poprzez narzędzia elektroniczne (przelewy internetowe, BLIK, kryptowaluty). Ustawodawca wprowadził zasadę limitowania transakcji gotówkowych dla osób prowadzących działalność gospodarczą, co w praktyce oznacza, że płatności powyżej pewnej oznaczonej kwoty muszą być realizowane w formie bezgotówkowej.
Limitem decydującym o możliwości płatności gotówkowej w 2024 roku jest kwota 15 000 zł (obowiązuje ona w Polsce tak naprawdę od kilku lat). Jeśli w ramach jednej transakcji zobowiązanie kontrahentów przewyższy tę wartość, to będą oni musieli dokonać płatności w formie bezgotówkowej. Z ograniczeń związanych z limitem zwolnieni są:
- podmioty inne niż przedsiębiorcy (np. osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, fundacje, stowarzyszenia, PZOZ);
- przedsiębiorcy zagraniczni, jeżeli na terytorium RP nie prowadzą działalności gospodarczej oraz ich przedstawicielstwa;
- rolnicy ryczałtowi;
- osoby fizyczne kupujące przedmioty do majątku prywatnego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych prowadzonych przez nich działalności gospodarczych;
- komornicy;
- przedsiębiorcy zarejestrowani poza Polską, świadczący usługi na terytorium RP w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług.
Limit płatności gotówką przy umowach na czas określony
Czas trwania umowy zawartej przez przedsiębiorcę, który podlega limitom płatności, ma istotne znaczenie przy ustalaniu zakresu kwotowego przy korzystaniu z gotówki. Równie istotne znaczenie ma to, czy w umowie zostało określone cykliczne wynagrodzenie drugiej strony i czy przekracza ono wartość 15 000 zł. Rodzaj umowy nie odgrywa tutaj większej roli, tj. nieistotne jest, czy dana umowa jest umową o pracę, czy też umową cywilnoprawną (np. umową zlecenie, o dzieło, współpracy, kontraktem B2B).
W przypadku, gdy wartość danej umowy możemy ustalić od samego początku i przekracza ona łącznie kwotę 15 000 zł, przedsiębiorca powinien dokonać płatności w formie bezgotówkowej już za pierwszy okres rozliczeniowy, nawet jeśli pierwsze wynagrodzenie jest niższe niż limit ustawowy. W przypadku umów, których wartość jest zmienna (nie możemy jej określić dokładnie na samym początku), decydujące znaczenie ma moment przekroczenia kwoty granicznej limitu; od chwili przekroczenia wartości 15 000 zł przedsiębiorca musi regulować swoje płatności w formie bezgotówkowej, do tego momentu może korzystać z gotówki.
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i podpisał umowę zlecenia z biurem księgowym na okres 2 lat. W kontrakcie wskazano minimalne miesięczne wynagrodzenie należne dla biura, które wynosi 2000 zł. Jeśli biuro będzie wykonywać dodatkowe czynności umowne, zyska prawo do wyższego wynagrodzenia. Przedsiębiorca chciałby rozliczać się z biurem w formie gotówkowej, czy jest to możliwe w tym przypadku?
Nie, ponieważ w tej sytuacji wartość całego zobowiązania wynosi 48 000 zł (2 lata × 2000 zł/miesiąc). Kwota ta przekracza więc wartość limitu płatności gotówką, mimo że przez 7 pierwszych płatności nie zostanie przekroczony limit 15 000 zł (przedsiębiorca po 7 miesiącach współpracy z biurem zapłaci 14 000 zł, tj. 7 × 2000 zł). Wszystkie przelewy w ramach tej transakcji powinny być więc dokonane w formie bezgotówkowej.
Przykład 2.
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i podpisał umowę zlecenia z biurem księgowym na okres 1 roku. W kontrakcie wskazano minimalne miesięczne wynagrodzenie należne dla biura, które wynosi 1000 zł. Jeśli biuro będzie wykonywać dodatkowe czynności umowne, zyska prawo do wyższego wynagrodzenia. Przedsiębiorca chciałby rozliczać się z biurem w formie gotówkowej, czy jest to możliwe w tym przypadku?
Tak, ponieważ w tej sytuacji wartość całego zobowiązania wynosi 12 000 zł (12 miesięcy × 1000 zł/miesiąc). Kwota ta nie przekracza więc wartość limitu płatnością gotówką. Wszystkie przelewy w ramach tej transakcji mogą być dokonane w formie gotówkowej.
Przykład 3.
Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i podpisał umowę o współpracy z biurem rachunkowym na okres 2 lat. Wysokość wynagrodzenia należnego dla biura nie została sprecyzowana i zależy tak naprawdę od ilości i rodzaju wykonywanych czynności księgowych. W pierwszym miesiącu obowiązywania umowy przedsiębiorca zapłacił na rzecz biura kwotę 1500 zł, w drugim i trzecim kwotę 2500 zł miesięcznie, w czwartym, piątym i szóstym kwotę 3000 zł miesięcznie, w siódmym i ósmym – 2000 zł miesięcznie. Które z powyższych kwot powinny być opłacane w formie gotówki, a które w formie bezgotówkowej?
Wynagrodzenie od 1. do 5. miesiąca może być opłacone gotówką, ponieważ nie przekracza limitu 15 000 zł (1. miesiąc – 1500 zł, 2. miesiąc – 2500 zł, 3. miesiąc – 2500 zł, 4. miesiąc – 3000 zł, 5. miesiąc – 3000 zł, co daje nam łącznie 12 500 zł). W 6. miesiącu pan Adam zapłaci na rzecz biura 3000 zł, co w sumie daje nam kwotę 15 500 zł, którą łącznie zapłaci od samego początku na rzecz swojego kontrahenta. Od 6. miesiąca współpracy musi przelewać wynagrodzenie w formie bezgotówkowej.
Pamiętajmy, że możliwość korzystania przez przedsiębiorcę z formy bezgotówkowej nie oznacza przymusu. Jeśli nie chce on płacić na rzecz swoich kontrahentów żywym pieniądzem, może od samego początku wykorzystywać płatności elektroniczne.
Limit płatności gotówką przy umowach na czas nieokreślony
W przypadku umów zawieranych na czas nieokreślony istotne znaczenie ma okres wypowiedzenia wiążący strony. W tym przypadku, jeśli suma zapłaconych wynagrodzeń przekroczy limit 15 000 zł, to przedsiębiorca będzie zobowiązany do stosowania formy bezgotówkowej.
Przykład 4.
Pani Anna jest przedsiębiorcą i podpisała umowę współpracy z kontrahentem na czas nieokreślony. Wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy wynosi 6000 zł miesięcznie, a okres wypowiedzenia umowy to 3 miesiące. Od kiedy pani Anna powinna stosować bezgotówkową formę płatności względem kontrahenta?
W tym przypadku powinno to nastąpić już od pierwszej płatności, okres wypowiedzenia umowy wynosi bowiem 3 miesiące, a więc przy założeniu, że kontrakt zostanie wypowiedziany już w pierwszym miesiącu obowiązywania, to strony będą nim związane przez następne 3 całe miesiące. W związku z tym pani Anna będzie musiała zapłacić 3 wynagrodzenia na rzecz wykonawcy, co łącznie daje nam kwotę 18 000 zł – przekroczony zostanie więc limit ustawowy do dokonywania płatności gotówkowych.
Przykład 5.
Pani Anna jest przedsiębiorcą i podpisała umowę współpracy z kontrahentem na czas nieokreślony. Wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy wynosi 2000 zł miesięcznie, a okres wypowiedzenia umowy to 1 tydzień. Od kiedy pani Anna powinna stosować bezgotówkową formę płatności względem kontrahenta?
W tym przypadku można dokonywać płatności gotówkowej nawet przez 7 pierwszych miesięcy współpracy (7 × 2000 zł = 14 000 zł). Mimo że strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała ich umowa, to przy założeniu, że będzie ona obowiązywała przez najkrótszy możliwy okres (1 miesiąc przy zastosowaniu 1 tygodnia wypowiedzenia), i tak limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony.
Przykład 6.
Pani Anna jest przedsiębiorcą i podpisała umowę współpracy z kontrahentem na czas nieokreślony. Wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy wynosi 2000 zł miesięcznie, a okres wypowiedzenia umowy to 3 miesiące. Od kiedy pani Anna powinna stosować bezgotówkową formę płatności względem kontrahenta?
W tym przypadku płatności gotówkowej można dokonywać przez pierwsze 4 miesiące współpracy. Wypowiedzenie umowy trwa bowiem 3 miesiące; jeśli zostanie dokonane w 4 miesiącu, to limit płatności gotówkowej nie zostanie przekroczony (4 miesiące × 2000 zł = 8000 zł + 3 miesiące wypowiedzenia × 2000 zł = 6000 zł; 8000 zł + 6000 zł = 14 000 zł). Od 5 miesiąca należy opłacać umowę w formie bezgotówkowej, ponieważ jeśli wówczas nastąpi wypowiedzenie umowy, to limit ustawowy zostanie przekroczony, ponieważ uwzględniać będzie płatność za 3 miesiące wypowiedzenia.
Podsumowanie
Limity płatności gotówkowych dokonywanych przez przedsiębiorców nie zależą od rodzaju zawartej umowy, lecz od czasu jej obowiązywania, wysokości ustalonego wynagrodzenia oraz ewentualnego okresu wypowiedzenia kontraktu. Jeśli płatności przekroczą kwotę 15 000 zł, przedsiębiorca będzie zobowiązany do opłacania swoich zobowiązań umownych w formie bezgotówkowej.
