Poradnik Przedsiębiorcy

Nabycie sprawdzające – nowe narzędzie urzędów skarbowych od 2022 roku

Rząd nie próżnuje i dodaje nowe narzędzia pozwalające na sprawdzanie uczciwości podatników. Narzędziem tym od 2022 roku w związku z wdrożeniem Polskiego Ładu jest tzw. nabycie sprawdzające, za pomocą którego fiskus może skontrolować, czy podatnik ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej i tym samym wydaje paragon fiskalny.

Nabycie sprawdzające – czym jest?

Zgodnie z art. 94k ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej: nabycie sprawdzające polega na nabyciu towarów lub usług w celu sprawdzenia wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego w zakresie:

  1. ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej;

  2. wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.

W związku z powyższym pracownik instytucji państwowej może przyjść w domyśle „incognito” do sklepu bądź punktu usługowego, dokonać nabycia jako osoba prywatna i tym samym zweryfikować, czy podatnik zarejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej i wyda paragon. Niekiedy bowiem praktyką podatników jest nienabijanie sprzedaży na kasie, w sytuacji gdy płatność odbywa się gotówką, czyli de facto nie ma „śladu” po dokonanej transakcji.

Kto ma prawo dokonać nabycia sprawdzającego?

Osoba uprawniona do dokonania nabycia sprawdzającego określona została w słowniku pojęć w art. 94l ust. 2 omawianej ustawy. Może nią być:

  1. zatrudniony w jednostce organizacyjnej KAS wykonujący czynności służbowe w jednostce organizacyjnej, o której mowa w art. 36 ust. 1 pkt 4 (urząd skarbowy) albo pkt 5 (urząd celno-skarbowy wraz z podległymi oddziałami celnymi) ustawy o KAS;

  2. funkcjonariusz pełniący służbę w urzędzie celno-skarbowym lub podległym mu oddziale celnym.

Co ważne, naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego mogą dokonywać nabycia sprawdzającego na całym terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nabycie sprawdzające – kogo obejmie?

W opisanym wcześniej słowniku ustawodawca wskazał również pojęcie „sprawdzanego”, określonego w art. 94l ust. 1 ustawy o KAS. W związku z tym sprawdzanym jest:

  1. podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług, u którego dokonywane jest nabycie sprawdzające albo

  2. osoba dokonująca w imieniu i na rzecz podatnika, o którym mowa w lit. a, sprzedaży towarów lub usług.

Co ważne, sprawdzanemu przysługuje uprawnienie do legitymowania bądź ustalenia w inny sposób tożsamości sprawdzających w zakresie niezbędnym na potrzeby nabycia sprawdzającego.

Ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej Polski Ład wskazał, że: Przepis ten reguluje uprawnienie sprawdzających do ustalania tożsamości sprawdzanych analogicznie do uprawnienia określonego w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o KAS, np. poprzez przywołanie funkcjonariusza Policji.

Nabycie sprawdzające towarów – jak będzie wyglądać?

Pracownik uprawniony do nabycia sprawdzającego może przyjść do miejsca sprzedaży towarów sprawdzanego, nabyć towar i tym samym zweryfikować, czy sprzedaż zostanie nabita na kasie, a paragon wydany. Następnie towar ten po dokonaniu sprawdzania ma obowiązek zwrócić razem z paragonem (jeśli ten został wydany).

Co ważne, paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towaru nabytego w toku nabycia sprawdzającego nie zwraca się w przypadku:

  1. odmowy zwrotu zapłaty otrzymanej za zwracany towar;

  2. jeżeli z uwagi na rodzaj towaru lub szczególne właściwości nie jest możliwa jego ponowna sprzedaż (w takim przypadku towar może być pozostawiony za zgodą sprawdzanego w miejscu jego nabycia);

  3. odstąpienia od zwrotu towaru przez sprawdzającego.

ie będzie zwracany towar stanowiący dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego podlegającego na zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów. Nie zwolni to natomiast ze zwrotu płatności przez sprawdzanego.
Sprawdzany musi mieć na uwadze, że zgodnie z art. 94q ustawy KAS będzie miał obowiązek:

  1. przyjęcia zwracanego towaru;

  2. przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru;

  3. zwrotu zapłaty otrzymanej za:

    1. zwracany towar,

    2. towar stanowiący dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego podlegający zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów.

Przykład 1.

Pani Grażyna prowadzi sklep obuwniczy. 5 stycznia 2022 roku przyszedł do niej pracownik KAS i dokonał nabycia sprawdzającego. Pani Grażyna nabiła sprzedaż na kasie i wydała pracownikowi paragon. Zgodnie z procedurą pracownik KAS poinformował o nabyciu sprawdzającym, pokazał legitymację oraz pouczył panią Grażynę o prawach i obowiązkach. Pracownik chce dokonać zwrotu towaru. Co w takiej sytuacji powinna zrobić pani Grażyna?

Pani Grażyna powinna przyjąć towar i zwrócić otrzymaną płatność. Pracownik KAS natomiast powinien oddać towar oraz otrzymany paragon.

Przykład 2.

Pan Mateusz prowadzi lodziarnię, w której serwuje lody. 10 lutego 2022 roku przyszedł do niego pracownik KAS i dokonał nabycia sprawdzającego. Pan Mateusz nabił sprzedaż na kasie i wydał pracownikowi paragon. Zgodnie z procedurą pracownik KAS poinformował o nabyciu sprawdzającym, pokazał legitymację oraz pouczył pana Mateusza o prawach i obowiązkach. Pracownik nie może dokonać zwrotu towaru ze względu na to, że nie jest już możliwa jego sprzedaż. Co w takiej sytuacji powinien zrobić pan Mateusz?

Pan Mateusz nie otrzyma towaru oraz paragonu, więc nie musi dokonać zwrotu otrzymanej płatności.

Towary zakupione w toku nabycia sprawdzającego, które zgodnie z wyżej opisanymi przepisami nie zostaną zwrócone sprawdzanemu, przejdą na własność Skarbu Państwa.

Na gruncie podatkowym taki zwrot powinien być ujęty za pomocą ewidencji zwrotów do kasy fiskalnej, której darmowy wzór można pobrać z artykułu: Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej – wzór z omówieniem.

Nabycie sprawdzające usług – jak będzie wyglądać?

Nabyciu sprawdzającemu może zostać poddane również nabycie usług. Pracownik uprawniony do nabycia sprawdzającego może przyjść do miejsca sprzedaży usług sprawdzanego, nabyć usługę i tym samym zweryfikować, czy sprzedaż zostanie nabita na kasie, a paragon wydany. W tym przypadku, jeśli usługa została wykonana, nie ma miejsca zwrot paragonu oraz płatności.

W art. 94r ust. 1 ustawy o KAS wprowadzone przepisy przewidują, że usługa wykonana w toku nabycia sprawdzającego nie podlega zwrotowi. Większość usług jest jednak wykonywana przed zapłatą, np. usługi fryzjerskie, kosmetyczne i wiele innych. Natomiast zgodnie z ust. 2 w przypadku gdy usługa, za którą sprawdzający zapłacił, nie została zrealizowana, sprawdzany jest obowiązany do zwrotu otrzymanej zapłaty.

Przepis ust. 3 przewiduje, że jeżeli w toku nabycia sprawdzającego został wydany paragon fiskalny, a usługa nie została wykonana, sprawdzany będzie miał obowiązek przyjęcia tego paragonu, chyba że odmówił zwrotu otrzymanej zapłaty.

Przykład 3.

Pani Magdalena prowadzi zakład fryzjerski. 15 lutego 2022 roku przyszedł do niej pracownik KAS i dokonał nabycia sprawdzającego. Pani Magdalena nabiła sprzedaż na kasie i wydała pracownikowi paragon. Zgodnie z procedurą pracownik KAS poinformował o nabyciu sprawdzającym, pokazał legitymację oraz pouczył panią Magdalenę o prawach i obowiązkach. Pracownik nie może dokonać zwrotu usługi, ponieważ została dokonana przed płatnością i wydaniem paragonu. Co w takiej sytuacji powinna zrobić pani Magdalena?

Pani Magdalena nie musi nic robić, bowiem usługa została wykonana, nie miało miejsca uchylenie się od udokumentowania sprzedaży, więc zapłata za należnie wykonaną pracę pozostaje u niej.

Przykład 4.

Pan Emil prowadzi warsztat samochodowy. 17 marca 2022 roku przyszedł do niego pracownik KAS i dokonał nabycia sprawdzającego. Pan Emil nabił sprzedaż na kasie i wydał pracownikowi paragon. Następnie chciał przystąpić do wykonania usługi, jednak przed tym zgodnie z procedurą pracownik KAS poinformował o nabyciu sprawdzającym, pokazał legitymację oraz pouczył pana Emila o prawach i obowiązkach. Pracownik dokonał zwrotu paragonu, bowiem pan Emil nie zdążył wykonać usługi. Co w takiej sytuacji powinien zrobić?

Pan Emil powinien przyjąć zwrot paragonu i zwrócić otrzymaną płatność.

W uzasadnieniu omawianego projektu można przeczytać, że:

[...] w przypadku gdy usługi o charakterze osobistym nabyte w ramach nabycia sprawdzającego, np. usługa fryzjerska, która nie będzie podlegać z racji ich charakteru zwrotowi, przychód pracownika albo funkcjonariusza nie będzie stanowił jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.Takie stanowisko wynika z wyroku Trybunału Konstytucyjnego w sprawie z 8 lipca 2014 roku o sygn. akt K 7/13.

Nabycie sprawdzające – dokumentacja

W toku nabycia sprawdzającego sprawdzany może otrzymać dwa rodzaje dokumentów:

  • notatkę służbową (brak nieprawidłowości),

  • protokół z nabycia sprawdzającego (gdy miały miejsce nieprawidłowości).

Zgodnie z art. 94s ust. 1 ustawy o KAS, jeżeli w toku nabycia sprawdzającego nie stwierdzono nieprawidłowości (np. nie został wydany paragon), sprawdzający sporządza notatkę służbową zawierającą:

  1. datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego;

  2. wskazanie danych identyfikacyjnych sprawdzanego;

  3. wartość sprzedaży brutto, w tym wskazanie kwoty należnego podatku od towarów i usług;

  4. numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej;

  5. wskazanie danych identyfikacyjnych sprawdzającego.

Notatkę służbową sprawdzający sporządza w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje sprawdzany.
Innym dokumentem, który może otrzymać sprawdzany, jest protokół z nabycia sprawdzającego, jeżeli:

  1. w toku nabycia sprawdzającego stwierdzono naruszenie w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej i wydawania nabywcy paragonu fiskalnego;

  2. zaistniały wyżej opisane okoliczności uzasadniające niezwracanie nabytego towaru;

  3. nabycie sprawdzające dotyczyło usługi;

  4. sprawdzany odmówił:

    1. przyjęcia zwracanego towaru,

    2. zwrotu otrzymanej zapłaty za zwracany towar,

    3. przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru.

Omawiany protokół powinien zawierać w szczególności:

  1. oznaczenie organu;

  2. datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego;

  3. numer stałego upoważnienia do dokonania nabycia sprawdzającego;

  4. wskazanie sprawdzającego;

  5. wskazanie sprawdzanego, w tym jego imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, numer PESEL oraz rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;

  6. wskazanie podatnika, jeżeli sprawdzanym jest osoba dokonującą w jego imieniu i na jego rzecz sprzedaży towarów lub usług;

  7. określenie nabytego towaru lub usługi oraz wartość sprzedaży brutto, w tym wskazanie kwoty należnego podatku od towarów i usług;

  8. informację:

    1. o zwrocie towaru, albo

    2. że towar nie podlega zwrotowi lub o pozostawieniu towaru w miejscu jego nabycia – w przypadku, o którym mowa w art. 94p ust. 2, albo

    3. o odstąpieniu od zwrotu towaru i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego, albo

    4. o wykonaniu usługi i jej rodzaju, albo

    5. o zwrocie zapłaty za niewykonaną usługę lub paragonu fiskalnego;

  9. informację o:

    1. odmowie przyjęcia zwracanego towaru,

    2. odmowie zwrotu otrzymanej zapłaty za zwracany towar lub niewykonaną usługę i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego,

    3. odmowie przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru albo niewykonanej usługi;

  10. numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, a w przypadku ich braku wskazanie przyczyny;

  11. opis stwierdzonego naruszenia w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków, o których mowa w art. 94k, w przypadku ich stwierdzenia;

  12. omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;

  13. wykaz załączników, które dołączono do protokołu;

  14. podpis sprawdzającego i sprawdzanego, a w razie odmowy podpisania protokołu przez sprawdzanego – wzmiankę o tym zamieszczoną na końcu protokołu;

  15. miejsce i datę sporządzenia.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje sprawdzany.

W jaki sposób ma przebiegać nabycie sprawdzające?

Zgodnie z art. 94o ust. 1 ustawy o KAS nabycie sprawdzające rozpoczyna się w miejscu sprzedaży towarów lub świadczenia usług przez sprawdzanego. Oznacza to, że nabycie sprawdzające nie może się odbyć w formie online. Następnie urzędnik dokonuje zakupu towarów lub usług – w zależności od tego, jaką jednostkę kontroluje. Po zweryfikowaniu prawidłowości udokumentowania sprzedaży urzędnik ma obowiązek:

  1. okazania sprawdzanemu legitymacji służbowej;

  2. przekazania informacji o dokonaniu nabycia sprawdzającego;

  3. pouczenia sprawdzanego o jego prawach i obowiązkach.

W trakcie nabycia sprawdzającego sprawdzany ma prawo do zażądania okazania stałego upoważnienia do dokonywania nabycia sprawdzającego. Natomiast zgodnie z art. 94u ustawy o KAS sprawdzający będzie miał prawo do sporządzania szkiców, kopiowania, filmowania, fotografowania oraz dokonywania nagrań dźwiękowych (w celu dokumentowania czynności nabycia sprawdzającego).

W ostatnim kroku nabycie sprawdzające może się zakończyć:

  • notatką służbową (jeśli nie było nieprawidłowości) lub

  • protokołem (jeśli były nieprawidłowości) bądź

  • mandatem i protokołem (jeśli nie został nabity paragon na kasie).

W związku z wejściem w życie nabycia sprawdzającego mogą pojawić się osoby, które będą chciały wykorzystać to prawo, należy więc pamiętać, że okazywane upoważnienie powinno zawierać:

  1. oznaczenie organu;

  2. datę i miejsce wystawienia;

  3. wskazanie podstawy prawnej;

  4. wskazanie sprawdzającego;

  5. podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Nabycie sprawdzające nie będzie kontrolą podatkową ani celno-skarbową, więc co do zasady jest mniej formalne i dlatego może być przeprowadzone szybko i bez obciążania podatników.

Co ważne, nabycie sprawdzające nie będzie wykluczało kontroli celno-skarbowej lub kontroli podatkowej.