Przedsiębiorcy prowadzący działalność w oparciu na podatkowej księdze przychodów i rozchodów na koniec roku podatkowego są zobowiązani sporządzić spis z natury. Jeżeli w trakcie tworzenia remanentu okaże się, że wystąpiły nadwyżki lub niedobory w towarach, konieczne jest zaktualizowanie prowadzonej ewidencji. Mimo iż zjawisko to jest powszechne, wielokrotnie przysparza przedsiębiorcom problemów w zakresie poprawnego wykazania różnic w KPiR.
Co objęte jest spisem z natury?
Jak wynika bezpośrednio z § 24 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi na koniec każdego roku podatkowego spisu z natury:
- towarów handlowych,
- materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych,
- półwyrobów,
- produkcji w toku,
- wyrobów gotowych,
- braków i odpadów.
Materiały i towary handlowe objęte spisem powinny zostać wycenione najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Wycenę należy przeprowadzić według cen zakupu lub nabycia bądź cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu (jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia).
Nie wszystkie niedobory mogą stanowić koszt
W sytuacji, gdy po sporządzeniu spisu z natury przedsiębiorca stwierdzi niezgodność ewidencji magazynowej ze stanem rzeczywistym (a więc wykazanym w remanencie), jest zobowiązany doprowadzić stan ewidencyjny do faktycznego. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić w postaci:
- niedoboru towaru - stan faktyczny jest niższy od ewidencyjnego,
- nadwyżki towaru - stan faktyczny jest wyższy od ewidencyjnego.
Jeżeli wystąpiła któraś z ww. sytuacji, w pierwszym kroku należy sprawdzić, czy nie są one konsekwencją błędnego ewidencjonowania przychodów i rozchodów towarów w ewidencji magazynowej w przeszłości.
Niedobory towarów wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz odpowiedniego udokumentowania stwierdzonych różnic. W tym celu sporządza się protokoły opisujące niezgodności oraz ich przyczyny. Należy do nich dołączyć pisemne wyjaśnienie osób materialnie odpowiedzialnych. Jest to ważna procedura, ponieważ w sytuacji, gdy przyczyną powstania niedoborów były niestaranność bądź zamierzone działanie podatnika, wówczas nie mogą one stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Nadwyżki i niedobory - ewidencja
Wartość zakupionych towarów handlowych podatnik jest zobowiązany wykazać w kolumnie 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu. Jeżeli podczas sporządzania spisu z natury zostanie stwierdzony niezawiniony niedobór, jego wartość należy wyksięgować ze wspomnianej kol. 10 (wpis poprzedzony znakiem “minus”) i wpisać do kolumny 13 - pozostałe wydatki.
Sytuacja wygląda inaczej, kiedy niedobór powstał z winy podatnika, przez co nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. W takim przypadku poprawnym działaniem również będzie wyksięgowanie wartości stwierdzonego niedoboru z kol. 10, jednak ze względu na winę podatnika nie wpisuje się jej do żadnej innej kolumny (następuje całkowite wyksięgowanie z kosztów).
Jeżeli podatnik w trakcie sporządzania spisu z natury stwierdzi nadwyżkę towarów, wówczas jej wartość jest dla niego przychodem. Wartość tę należy zewidencjonować w kolumnie 8 - pozostałe przychody.
Przykład 1.
Jan Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (sklep papierniczy) i rozlicza się, opierając się na KPiR. 31 grudnia 2020 roku sporządził spis z natury. Jego wartość porównał ze stanem ewidencyjnym i stwierdził następujące niedobory w towarach:
-
4 ryzy papieru do drukarki, cena zakupu 15 zł (za sztukę) = 60 zł
-
7 zestawów flamastrów, cena zakupu 11 zł (za sztukę) = 77 zł
Razem niedobory: 137 zł
Po zweryfikowaniu stanów magazynowych pan Jan stwierdził, iż wszystkie towary handlowe zostały poprawnie zewidencjonowane, w związku z czym powstałe niedobory były najprawdopodobniej skutkiem kradzieży. W stworzonym protokole podatnik podkreślił sporadyczność i niewielki zakres stwierdzonych ubytków. Na podstawie stworzonych dokumentów (Protokół 1/2020) w dniu 31 grudnia 2020 roku pan Jan dokonał przeksięgowania ich wartości w KPiR.
| ... | Nr dowodu księgowego | ... | Opis zdarzenia gospodarczego | Zakup towarów handlowych i materiałów | ... | Pozostałe wydatki |
| ... | 3 | ... | 6 | 10 | ... | 13 |
| Protokół 1/2020 | niedobory wynikające ze spisu z natury | - 137,00 | 137,00 |
